דנית יצאה משיחת משוב עם המנהל שלה מבולבלת ומתוסכלת. בשנה האחרונה היא לקחה על עצמה עוד תחומי אחריות, היא מחזיקה הרבה יותר "כדורים" באוויר, היא מרגישה שהיא מגדילה ראש, ומשקיעה מתוך כוונה להתבלט כראש צוות ולהתקדם בקרוב.
ובכל זאת, בשיחת המשוב השנתית המנהל שלה, שיקף לה שלצד זה שהוא מעריך מאוד את הגדלת הראש, הוא חושב שלקחה על עצמה יותר מדי, אולי הוא העמיס עליה, והוא רוצה לפנות אותה מחלק מהפרויקטים והמשימות שלה כדי שתתמקד.
כשהיא שאלה למה – הוא דיבר על זה שדברים נופלים לפעמים, או לא מוחזקים, וגם נתן לה כמה דוגמאות לפספוסים מצידה. כבר תקופה שהיא מרגישה שהוא לא מרוצה מהתפקוד שלה, ולכן לקחה על עצמה עוד משימות ותחומי אחריות וניהול.
מה המנהל שלך רוצה ממך?
זה לא פשוט, אבל זה מסתכם במילה אחת.
המנהלים שלכם רוצים מכם שקט.
כן, שקט.
זה אומר-
לדעת שדברים מטופלים על ידך, ושאם יש בעיה אז קודם כל יהיה ניסיון מצידך לפתור לבד, ואם לא הצלחת – אז יהיו לך פתרון או שניים להציע.
לייצר שקיפות בינכם – הידיעה שאם משהו קרה או לא קרה כמו בתכנון – הם ידעו על זה מכם ולא יופתעו מקולגה או לקוח.
בצוות של מנהלי פיתוח שליוותי, אמר סמנכ״ל הפיתוח למנהלים שבצוות – "אל תפתיעו אותי, אני רוצה להיות מעודכן ככה שאם משהו משתבש- אני לא אהיה מופתע".
זה אומר שאתם נדרשים לנהל אותם, כן, ממש ככה.
לנהל את המנהל שלך - איך עושים את זה? 6 כלים
כמו תמיד, יש לנו כמה כלים בדיוק בשביל זה, שמאחוריהם ביסוס וחיזוק האמון של המנהל או המנהלת הישירים שלך בך:
1.אל תוותרו על 1:1 –
לא אחת המנהלים הישירים שלכם עמוסים ומזיזים פגישות 1:1, שלא לומר מבטלים. מצד אחד- זה מעיד על אמון בכם, מצד שני – זה זמן האיכות שלכם, וכשהוא מנוצל נכון- הוא חוסך הרבה זמן וטעויות. אם צריך – תקצרו את הפגישה, תציעו יום אחר, אבל השתדלו לא לוותר.
2. הכניסו מיקוד וסדר בעזרת ריכוז של סטטוס פרויקטים –
הרבה מידע עובר בינכם ומתפזר בעל פה, בהודעות או במיילים. נוסיף על זה שהמנהל שלך מנהל עוד קבוצות ועוד פרויקטים. מגיעים ל1:1 עם הרבה מידע ושאלות ולא אחת יוצאים מהפגישה בתחושה של מיקוד במיקרו ולא במאקרו. .
אם בארגון שלכם יש תוכנה לניהול משימות שמשוקף בה סטטוס הפרויקט למנהל הישיר – חשוב שהמידע יהיה מעודכן ברמה השבועית. ואם אין – צרו קובץ כזה באקסל, בשביל לעשות סדר לעצמכם ולהם.
זה כלי עבודה מצויין בשבילם – לראיית התמונה המלאה ולייצר תיעדוף, ובשבילכם- כדי לפעול בסנכרון גבוה עם המנהל שלכם.
3. תהיו ערוכים קדימה –
דרך נוספת לעשות שימוש בקובץ הסטטוס היא בהיערכות קדימה. אם אתם תהיו אלה שמציפים אירועים עתידיים שצריך להיערך אליהם בקרוב– זה יצור להם שקט שאתם "מחזיקים" את הדברים ונערכים מראש.
4. כשקורית תקלה –
עם כל אי הנעימות, אל תסתירו או תייפו את המציאות. טעויות, שגיאות או תקלות קורות תמיד. עכשיו השאלה איך אתם מתמודדים עם זה מול המנהל הישיר. קחו אחריות על מה שקרה. זה אומר לפעול בשקיפות, שתפו במה שקרה באופן ענייני, שקפו איך אתם פועלים לתיקון המצב, הביאו 2-3 אפשרויות לדרכי פעולה לבחירה כדי להתייעץ איתם. לקיחת אחירות היא תמיד דרך הפעולה המוערכת לעומת הסתרה או לחץ.
5. הסבירו את דרך קבלת ההחלטות שלכם-
קיבלתם החלטה שלא היתה נכונה?, גם זה קורה. חשוב לשקף גם את דרך קבלת ההחלטה- מה היו השיקולים, למה בחרת לפעול באופן הזה, ומה הבנת לפעם הבאה. כמנהלים, זה מקל לדעת שהיתה מחשבה ושיקול דעת מאחורי החלטה לא מוצלחת. הדרך לא פחות חשובה מהתוצאה.
6. תאום ציפיות – אחת לתקופה שאלו והבינו מהמנהלים שלכם –
במה הם רוצים שתערבו אותם, במה פחות, וגם איך. דרך זה אתם תפתחו את אופן העבודה שלכם ביחד באופן שמותאם לכם ולהם.
במפגש הרביעי בתוכנית פיתוח המנהלים, שעסק ב"לנהל את המנהל", הבינה דנית שעומס הפרויקטים שלקחה על עצמה עובד לרעתה. היא לא מספיקה לעדכן את המנהל הישיר, מתפספסים לה דברים, וכבר קרה שהוא שמע על תקלות מאנשים איתם יש לה ממשק עבודה או מלקוחות במקום ממנה. למרות כל ההישגים אליהם היא מגיעה , המקרים האלה, לצד העומס שלה, ערערו את היכולת של המנהל שלה לסמוך עליה באופן מלא.
לסיכום,
כשאתם מנהלים את המנהלים שלכם, אתם בעצם יוצרים להם שקט. כי הם יודעים שאתם לוקחים אחריות, מציפים להם בעיות כשצריך, מציעים פתרונות ומפיקים לקחים מטעויות. וברגע שהם יודעים שהם יכולים להיות שקטים, מתאפשר לכם יותר חופש פעולה.
מה עושים עכשיו?
פרקטית – שילחו את הפוסט אל המנהל/ת הישירים שלכם, והציעו לדבר על הדברים ב 1:1 הבא כדי להבין מה מהכלים רלונטיים לעבודה המשותפת בינכם.
להצלחה הניהולית שלך,
רות
