השבוע קיבלתי הודעה וסיפור ממנהל שהשתתף באחת מתכניות פיתוח המנהלים שלנו.
זו היתה ההודעה:
מאחורי ההודעה עמד אירוע עם מנהל מקביל מיחידה אחרת בארגון- ממשק, שביקש ממנו סיוע. אם לפני התוכנית המנהל שביקש עזרה היה צריך לעשות כמה שיחות טלפון, לפנות עם תחנונים או להפעיל סמכות של מנהל בכיר כדי לקבל את הסיוע, הפעם הוא קיבל אותו בשיחת טלפון אחת.
אחת.
איך זה קרה? הם הכירו בתוכנית הניהול באופן אישי ומקצועי ומכאן תהליכים ואירועים ניהוליים הסתדרו.
מה קרה בתכנית המנהלים שאתם יכולים להביא אל היומיום שלכם?
בתוכנית ניהולית יש הזדמנות לפגוש מנהלים מקבילים וממשקים בלי לחץ של משימות או פרויקטים, בלי בעיות שהם צריכים לפתור, בלי תלות בינהם.
לאורך התוכנית משתפים המשתתפים בהצלחות ניהוליות, בדילמות, באתגרים. הם מתארים את היחידות שלהם, ויש להם זמן ושקט להקשיב אחד לשני. הפעולות האלה מחזקות את התקשורת, בונות אמון, מאפשרות היכרות מזווית חדשה.
באופן הזה שני מנהלים שעבדו יחד ולא נפגשו (הם עובדים בשני אתרים שונים), שמדברים בטלפון או מתכתבים למייל, נוצרה היכרות וקשר טוב.ומכאן שיתוף הפעולה זורם בקלות.
הבשורות הטובות –
לא צריך לחכות לתכנית פיתוח מנהלים בפוסט שכאן כלים ועקרונות לייצר אפקט דומה עם הממשקים שלכם.
איך לחזק עבודה עם ממשק? 5 כלים
אם יש מישהו בארגון שהאופן בו אתם עובדים יחד – כלומר אייכות הממשק בינכם, משפיע על יכולת ההצלחה שלכם בתפקיד באופן משמעותי – אפשר לנסות ולייצר שיפור. זה דורש מאמץ ראשוני, ברוב המקרים זה מצליח, אבל לא תמיד.
מדובר בהשקעה של שעה- שעה וחצי בחודש – שווה לך? כמה כאב ראש ומאמץ זה יחסוך לכם ולאנשים שלכם? אם זה יחסוך- שווה לצאת לדרך.
נעבור לכלים:
1. תתייעצו עם הממשק– כשאתם פונים אל אחרים להתייעצות – אתם מעבירים מסר של כבוד, שאתם מעריכים את דעתם, ואתם גם מקבלים עוד נקודת מבט וחשיבה משותפת. אנחנו אוהבים שמתייעצים איתנו, אנחנו אוהבים לתת עיצה. אם תתייעצו עם ממשק בארגון בנוגע לדילמה שתשפיע גם עליו אתם רותמים אותו. כמובן שצריך לבוא בראש פתוח והקשבה, ולא רק לעשות "וי".
2. פרגנו – לא אחת במהלכים, בהחלטות, ובהצלחות היו שותפים גם ממשקים שלכם. לרוב, לאורך הדרך קיבלתם סיוע גם מיחידות אחרות. מילה טובה, פירגון, גם באופן ישיר ואישי וגם לידיעה של מנהלים ישירים בארגון – יכולה לקדם אמון, הערכה. כך גם תרתמו את הממשקים שלכם להמשיך לסייע גם באתגרים הבאים.
3. קיימו פגישה ש*לא* עוסקת בשוטף – חצי שעה באון ליין או פיסית. תאמו אותה ותגדירו שאתם רוצים להבין יותר, להכיר יותר את היחידה של הממשק. אם עובר לכם בראש שאתם כבר מכירים. אני רוצה להתריס ולומר לכם שאתם כנראה לא. כי אם כן- הייתם גמישים יותר, מותאמים יותר. מה עושים בפגישה? שואלים, מספרים, יוצאים עם נושא או שניים לטיפול.
- אם זה רלוונטי – אפשר לפתוח קליל ולומר – ״אתה יודע, אף פעם לא שאלתי אותך – על הדרך שלך בארגון, או מה הדרך המקצועית שלך, לא יצא לי להכיר אותך. אז אולי נתחיל רגע מזה״. אתם גם כמובן מוזמנים לספר על עצמכם. פתיחה כזו מכניסה אנושיות, מורידה התנגדויות.
- היכרות עם היחידה השניה- ״תני לי קצת רקע- עם מה אתם מתמודדים ביומיום, מה עובד לכם טוב, מה האתגרים המרכזיים שלכם ביחידה. מה כאבי הראש שלך״.
- איך לך העבודה איתנו – ״אני אשמח שתאמרי לי בכנות, שנינו יודעים שיש דברים שלא עובדים טוב, וכדי שנוכל לראות איך אפשר לשפר – כדאי שנשים דברים על השולחן״.
- בשלב הבא אתם מוזמנים גם לספר על עצמכם, על היחידה שלכם עם האתגרים שלה ואיך אצלכם תופסים את העבודה המשותפת איתם.
- כדי לצאת מהפגישה עם משהו פרקטי – סמנו ביחד תהליך או שניים שבקלות יחסית אפשר לשפר, כדי לייצר הישג מהיר. תגדירו אותו ותחליטו איך תפעלו (בשיתוף חברי צוות? רק שניכם?)
- בסיום- תקבעו את הפגישה הבאה בניכם להמשך קידום התהליכים.
4. תזמינו לארח או תבקשו להתארח – כל כך הרבה דברים מתבהרים כשרואים את הדברים בעיניים של האחר. מפגש בין צוותים כדי להכיר את העשייה, הגעה לסיור – כשזה רלוונטי – פותחים את הראש ומשפרים את ההבנה.
5. שמירה על קשר קבוע – אירוע חד פעמי זה לא מספיק. התחלתם – מצוין. עכשיו חשוב לשמור על זה. על פי הצורך- קיבעו תדירות למפגש קבוע שתשתפו בו מה קורה בכל יחידה, תעלו תהליכי עבודה שצריך לשפר, תתחקרו הצלחות וכישלונות בעבודה המשותפת – כדי ליצור מהם שיפור.
שיפור עבודת ממשקים גם מרחוק
גם בתוכנית הניהול באון ליין בחברות גלובאליות – מדהים אותי לראות איך מהר מאוד דיעות שליליות כמו "הם לא מקצועיים", "הם לא מבינים עם מה אנחנו מתמודדים" והחסמים הבניתרבותיים – מתמוססים.
איך זה קורה? יש מקום לשיח שמביא להיכרות, נבנית הבנה הדדית, הקלה כשמבינים שגם "הם" מתמודדים עם בעיות דומות לשלי, נוצר קשר ונבנות מערכות יחסים שעל בסיסן קל יותר להסביר, להתווכח, לשפר תהליכי עבודה, להתגמש ולהגיע להבנות.
לסיכום,
ברוב המקרים, כשמשהו לא עובד בתהליכי עבודה, בהגדרות תחומי האחריות עם ממשקים – נוצרים קצרים וניגוד אינטרסים. מכאן עולה תסכול, כעס, יש מאמץ גדול ובזבוז של משאבי זמן וכסף.
כדי ליצור שינוי בתהליכים צריך שיתוף פעולה, אמון, רצון כן. ובמצב של כעס והאשמות קשה לייצר את זה. לכן, כדי להוביל לשיפור צריך להתחיל מיצירת שינוי במערכת היחסים.
מזכירה שזה לוקח זמן. פרגון או התייעצות פעם אחת לא יעשו את העבודה. תתמידו, תשקיעו, זה ישתלם.
להצלחה הניהולית שלך,
רות
