אלו הימים בשנה שאנחנו רגילים לשיחות הערכה. רק שבשנה החולפת אנחנו בSplit- מצד אחד דברים המשיכו כרגיל, מצד שני- אנחנו עדין במלחמה שמייצרת אתגרים…
לכן, מנהלים רבים מתבלטים איך נכון להתייחס לאנשים שמתמודדים עם קשיים כמו בן/בת משפחה בצבא או במילואים, אנשים שבעצמם נעדרו לתקופה (עקב מילואים או סיבות אחרות), או אנשים שמאז שהתחילה המלחמה ירדה להם המוטיבציה.
אם אתם לקראת שיחות הערכה ומתלבטים איך נכון לקיים אותם בצורה שמותאמת למציאות של ימים אלו, הכנו כמה כלים והמלצות:
למה לקיים את השיחות האלו עכשיו?
התחילו בלשאול את עצמכם למה אתם מקיימים את השיחות האלו.
ולא…תשובה כמו ״כי ההנהלה החליטה או HR לוחצים עלי״ לא מספיק טובה 🙂
מה אתם באמת רוצים להשיג ע״י השיחות שאתם מקיימים?
יכול להיות שבכל שיחה התשובה תהיה שונה. כמה דוגמאות לערך אפשרי של שיחות כאלו בתזמון הזה:
- לעזור לאנשים לעשות ״זום אאוט״ ולהסתכל על השנה האחרונה- וודאי לצד האתגרים שהיו בה, היו גם הצלחות ששווה להתייחס וללמוד מהן.
הזדמנות מצויינת לשיחה מהסוג שלא יוצא לעשות ביומיום בשוטף. לשים בצד את המשימות ולדבר על רצונות ושאיפות, אתגרים והתמודדויות, תיאום ציפיות.
למקד אנשים – בתקופה מטלטלת כזאת, יש ערך רב בעצירה לשם מיקוד. לדבר על מה השתנה בתקופה האחרונה, מה ״עובד״ או ״לא עובד״ ומה צריך להיות במיקוד.
להביע הערכה והכרה במאמץ ובהישגים של אנשים. בראיית השנה האחרונה, בה הם תורמים ליצירת רציפות תפקודית ועסקית, במצב של חוסר באנשים וקושי אישי.
איך להתאים את שיחות ההערכה לתקופת המלחמה?
איך לעשות את השיחות כך שמצד אחד יתנו ערך, ומצד שני, לא ירגישו מנותקות או לא מספיק רגישות לאור המצב?
נצלו את השיחות לעשות זום אאוט שנותן פרספקטיבה לגבי 3 נקודות בזמן:
זום אאוט על השנה האחרונה – השנה התחילה כשהלחימה היתה בעצימות גבוהה, הרבה אי וודאות ומשאבים מוגבלים.
זום אאוט לחודשיים האחרונים– זוהי הזדמנות לבחון את השפעות המצב על כל אחד ואחת מעבר לשיחת ״מה נשמע״ נקודתית בשוטף.
הסתכלות קדימה – לטווח הקרוב (השבועות הבאים – מה האתגרים? מה צריך לעשות אחרת?) ומעבר לזה (איך נרצה שתראה השנה מבחינה מקצועית, מה חשוב לחזק, לפתח וללמוד).
גמישות והתאמה של השיחות לאופן בו כל עובד.ת הושפע מהמצב –נסו להתגמש עד כמה שאפשר ולא לבוא עם תבנית שיחה קבועה לכל העובדים. הדבר נכון הן ברמת הציפיות שלכם מכל עובד.ת והן ברמת האופן בו תקיימו את שיחת ההערכה.
כך ניתן למפות את העובדים כדי להתאים דגשים בשיחת ההערכה לפי שיוכם:
״כוכבים עולים״ – הרבה אנשים בלטו לטובה וגילו כוחות חדשים כי התנאים השתנו באופן שאפשר להם לזרוח. מדובר באותם אנשים ש״נקראו לדגל״ (או שקראו לעצמם לדגל….) והתגייסו לפתור בעיות בארגון, בצוות, שנוצרו עקב המצב, נכנסו לנעליים של מנהל שגוייס, לקחו על עצמם משימות של אנשים שיצאו למילואים, או הובילו נושא שלא טופל. יש פה הזדמנות מעולה ששווה למנף.
חשוב להראות להם שאתם מעריכים את ההירתמות שלהם. כדאי לפרט מה היתה התרומה שלהם ומה באופן שבו הם ״נקראו לדגל״ אתם מעריכים. כשמנהלים מביעים הערכה מפורטת, היא הרבה יותר אפקטיבית.
לנצל את ההזדמנות ללמידה – כדאי לשאול אותם – מה הם למדו מתוך הנושאים החדשים שהם נכנסו אליהם? מה בתקופה הזאת אפשר להם לבלוט? מה מזה הם רוצים לקחת קדימה? מה היו עושים אחרת? מה הבינו במשך הזמן שהיה פחות ברור להם בהתחלה?
לחשוב קדימה – איך ניתן למנף את ההתפתחות שלהם? מה עוד ירצו ללמוד, להתנסות כדי להמשיך בקו הזה?
אנשים שלא היו / היו פחות בעבודה – אנשים שחזרו לאחרונה ממילואים או אנשים שלא הגיעו למשרדים (מסיבות כמו מילואים, היעדר מסגרות לילדים, חשש).
לפעמים הנטייה היא לוותר על האנשים האלו ״הם במילא לא כל כך היו השנה״. אבל זוהי טעות. חשוב לדבר גם איתם. שיחה כזאת תחבר אותם ותקל על החזרה שלהם לעניינים:
סכמו את התקופה האחרונה – איך היא עברה עליהם, עם אילו אתגרים הם התמודדו.
עדכנו אותם בצורה מסודרת לגבי מה השתנה בזמן הזה, דברים מרכזיים שהם החמיצו.
שאלו מה הם צריכים מכם כדי לחזור לעניינים.
התייחסו ללמידה מהשנה האחרונה – זה יעזור להם להתחבר למה שהיה לפני שעזבו.
מפו יחד את האתגרים המרכזיים שעל הפרק לתקופה הקרובה.
אנשים שהתפקוד שלהם ירד לאור המלחמה. זה יכול לנבוע משלל סיבות החל מאובדן, קרוב משפחה מגוייס, חרדה. אנשים רבים בתקופה הזאת יותר ״על הקצה״ וזה משפיע גם על התפקוד בעבודה.
במקרה כזה עולות לא מעט דילמות לגבי עד כמה נכון לעודד את אותם אנשים לעשות יותר, אל מול להכיל את הקושי לתפקד כרגע ולאפשר את זה. המלצות בנושא כאן.
בשיחת המשוב כדאי:
להתייחס בכנות וברגישות להשפעת המצב על אותו עובד בעבודה ולשאול אותו איך הוא רואה את החודשים האחרונים? מה היה רוצה?
לבחון יחד אם נדרשות התאמות בין היקף המשימות והאחריות של העובד.ת למה שהוא לוקח על עצמו – לפעמים זה יוביל להחלטה משותפת שהגיע הזמן לחזור יותר לעשייה. ולפעמים להחלטה שנדרש לרדד, להקל, לשנות משהו. עצם זה ששמתם את זה על השולחן ופתחתם להחלטה משותפת, יכול לעשות שינוי.
לזהות לביצועים ותוצאות טובות לאורך השנה – לפעמים, שיחה על הצלחות, הישגים, למידה שקרו לאורך השנה תחבר את העובד.ת לכוחות וליכולות שלו.ה.
אנשים שעל פני השטח לא מורגש שינוי משמעותי בתפקוד שלהם. האירועים שעוברים עלינו משפיעים על כולם באופן כזה או אחר. אנשים רבים מצליחים לשמור על שגרה כלשהי, להמשיך לתפקד באופן שעל פני השטח נראה די רגיל.
בשיחת המשוב כדאי:
לא לקחת כמובן מאליו את התפקוד שלהם. חשוב לשאול אותם איך עוברת עליהם התקופה הזאת. מה האתגרים העיקריים שהתקופה הזאת יוצרת עבורם עכשיו? מה עוזר להם להתמודד?
הביעו הערכה על היכולת להמשיך לתפקד ולתרום להמשכיות של הארגון / הצוות. כמה שהיכולת הזאת קריטית בתקופה זאת.
מעבר להתאמת אופי ואופן השיחה לכל עובד.ת לאור המצב, כמה המלצות נוספות להתאמות של השיחה למצב:
אפשר לפתוח את השיחה בהתייחסות להקשר של ימים אלו ולומר שכיוון שעברה עלינו שנה לא רגילה, גם השיחה לא תהיה שיחת הערכה רגילה.
בארגונים רבים יש פורמט קבוע לשיחות. לצד העבודה עם הפורמט חשוב שתשמרו לעצמכם את הגמישות לקחת את השיחה לכיוון שמתאים לעובד ונותן לו ערך כרגע. לדוגמה, יש עובדים מסויימים שאולי פחות מתאים כרגע לתת להם הערכה מספרית. אל תוותרו על קיום שיחה איתם. רק תתאימו את אופיה למה שנכון לדעתכם.
שאלו כל עובד.ת מה הם צרכים מכם בתקופה הזאת? אם יש משהו שאם תעשו אחרת בעבודה איתם יעזור להם להתמודד טוב יותר עם האתגרים שעל הפרק.
