אתם רצים מישיבה לישיבה, פותרים בעיות, מגיבים למיילים ולוואטסאפים דחופים, מסנכרנים, מתעדפים, מכבים שריפות – ורק בסוף היום עוצרים לרגע וחושבים: על הדברים החשובים שלא הספקתם, שוב… (מציעה חלופה שנראית לי יותר דיבור פנימי) איך שוב לא הספקתי להגיע לדברים שבאמת החשובים
שיפור תהליך עבודה, תכנון ארוך טווח , קידום שינוי בצוות שאתם רוצים להגיע אליו תקופה, פיתוח אנשים – אלה דברים שאתם יודעים שיעשו את ההבדל, גם לכם, גם לצוות וגם לארגון. אבל איכשהו, הם תמיד נדחקים הצידה. זה לא שאתם לא רוצים, זה פשוט שהשוטף שואב אתכם, ותחושת הפער רק הולכת וגדלה.
והנה הקטע – אם לא נשנה משהו, הלופ הזה רק ימשיך. כי כל עוד לא מתפנים לשפר תהליכים ולפתח עובדים, נמשיך להיות שקועים בכיבוי שריפות. אבל אם נשקיע בזה – נוכל לשחרר לעצמנו זמן ולהתמקד במה שבאמת חשוב.
איך יוצאים מהלופ?
1. נתחיל מהמיינדסט
ארבעה צעדים שיעזרו לכם לנהל אחרת – להשקיע יותר במה שהכי חשוב לכם:
הרבה מנהלים.ות מרגישים שהם פשוט לא יכולים להוריד מעצמם עומס – כי הכול חשוב, הכול דחוף, והכול דורש את תשומת הלב שלהם. אבל אם נהיה כנים לרגע, חלק מהעומס שאנחנו סוחבים הוא תוצאה של הרגלים שנבנו לאורך זמן – ישיבות שאנחנו משתתפים בהן בלי לשאול למה, משימות שאנחנו לוקחים על עצמנו כי ״ככה תמיד עשינו״, דוחות שאנחנו מוציאים שאולי כבר לא באמת צריך.
איך מזהים את זה?
שאלו את עצמכם:
אילו משימות או ישיבות אני עושה רק מתוך הרגל, בלי שזה באמת מקדם משהו משמעותי?
מה הייתי מפסיק.ה לעשות אם לא הייתי חושש מהשלכות?
מהם הדברים שאני עושה בעצמי, אבל עובדים שלי יכולים לעשות באופן שיאפשר להם גם התנסות ולמידה?
אחרי שזיהיתם – תתחילו בצעדים קטנים. בטלו את השתתפותכם בישיבה אחת והמירו אותה בקריאת הסיכום או שליחת עובד.ת אם נדרש, האצילו משימה אחת, הקטינו תדירות של משהו אחד. תראו איך זה משפיע. ברוב המקרים, לא רק שהשמיים לא ייפלו – אלא שתגלו שזה משחרר לכם אנרגיה וזמן לדברים שבאמת משנים את התמונה.
על בסיס זה, תוכלו לשאול את עצמכם מה חשוב לכם ולהגדיר 1-2 מטרות ברורות. ברגע שיש מיקוד, קל יותר לפנות זמן ולפעול בלי להציף את עצמכם.
על עוד כלים לזמן חשיבה אישי לפתרון בעיות מורכבות קראו פה.
2. לזהות ולהיפטר ממה שלא באמת מחייב אתכם
הרבה מנהלים.ות מרגישים שהם פשוט לא יכולים להוריד מעצמם עומס – כי הכול חשוב, הכול דחוף, והכול דורש את תשומת הלב שלהם. אבל אם נהיה כנים לרגע, חלק מהעומס שאנחנו סוחבים הוא תוצאה של הרגלים שנבנו לאורך זמן – ישיבות שאנחנו משתתפים בהן בלי לשאול למה, משימות שאנחנו לוקחים על עצמנו כי ״ככה תמיד עשינו״, דוחות שאנחנו מוציאים שאולי כבר לא באמת צריך.
איך מזהים את זה?
שאלו את עצמכם:
אילו משימות או ישיבות אני עושה רק מתוך הרגל, בלי שזה באמת מקדם משהו משמעותי?
מה הייתי מפסיק.ה לעשות אם לא הייתי חושש מהשלכות?
מהם הדברים שאני עושה בעצמי, אבל עובדים שלי יכולים לעשות באופן שיאפשר להם גם התנסות ולמידה?
אחרי שזיהיתם – תתחילו בצעדים קטנים. בטלו את השתתפותכם בישיבה אחת והמירו אותה בקריאת הסיכום או שליחת עובד.ת אם נדרש, האצילו משימה אחת, הקטינו תדירות של משהו אחד. תראו איך זה משפיע. ברוב המקרים, לא רק שהשמיים לא ייפלו – אלא שתגלו שזה משחרר לכם אנרגיה וזמן לדברים שבאמת משנים את התמונה. עוד כלים למיקוד ניהולי פה.
3. לעלות ליציע כדי לראות משם את התמונה המלאה
כשאנחנו שקועים בלשחק על המגרש – רצים, מגיבים, מתמודדים עם מה שקורה בכל רגע – אין לנו באמת אפשרות לראות את התמונה הגדולה. אם רוצים להבין מה עובד, מה צריך לשפר ואיך להתקדם – חייבים לעצור ולעלות ליציע.
קבעו לעצמכם לפחות חצי שעה בשבוע לזמן שקט של חשיבה אסטרטגית.
זה הרגע שבו אתם ״עולים ליציע״ ובוחנים איך אתם מתקדמים מול המטרות שסימנתם, מארגנים מחדש את היומן כך שישרת את מה שבאמת חשוב, ומתכננים את הצעדים הבאים. זה לא בזבוז זמן – זה מה שיגרום לזמן שלכם להיות משמעותי יותר.
4. הזמינו את הצוות לעלות ליציע יחד איתכם
כשאנחנו עוצרים לחשוב לבד – זה מצויין. כשעוצרים לחשוב יחד – זה משנה את המשחק. כך לא רק אתם עסוקים באיך לשפר תהליכים ולקדם נושאים, אלא כל הצוות רתום ומחוייב להשקיע במהלך.
קיימו עם הצוות מפגש שונה (אפילו במיקום ובאופן) מישיבת צוות שגרתית. כך אתם מסמנים לצוות שזאת ישיבה שבה לא עוסקים בשוטף, אלא עושים זום אאוט ומתמקדים בנושא שיקדם את הצוות.
לדוגמה –
מה הצליח לנו בתקופה האחרונה ואיך אפשר לשכפל את זה לעוד תחומים?
מיקוד בנושא שאפשר להפיק לגביו לקחים וללמוד איך לשפר להמשך?
הסתכלות מעבר לסטטוס טווח קרוב ומיידי – איזה אתגרים מחכים לנו ואיך ניערך אליהם?
מהם הנושאים / תחומים שנרצה לשפר כצוות? (תהליך שאפשר לייעל, למידה שנרצה לעשות כצוות, טכנולוגיה שנרצה להתנסות בה וכו…)
5. לעצור ולחשוב - גם עם השותפים שלכם
הרבה מהדברים שגוזלים זמן ואנרגיה נמצאים בעבודה עם ממשקים ובשיתופי פעולה עם צוותים אחרים. כדאי לייצר את אותן עצירות ל״זום אאוט״ גם עם השותפים המרכזיים שלכם בארגון: קולגות, ממשקים פנימיים, מחלקות שתלויות בכם ואתם בהם.
קבעו מפגש תקופתי עם השותפים הקריטיים שלכם, הפרידו אותו מפרויקט או בעיה משותפת שמטופלים כרגע, כדי לעשות "זום אאוט" ולדבר על:
מה עובד טוב בעבודה המשותפת ביננו, ואיך אפשר למנף את זה?
איפה יש אתגרים או קשיים שצריך לפתור?
אילו התאמות נוכל לעשות כדי לעבוד בצורה חלקה ויעילה יותר?
תאמו ציפיות וצרו הסכמות לגבי איך אפשר לעבוד יותר טוב יחד
לסיכום,
תחושת הישג, הצלחה וסיפוק לאורך זמן לא מבוססת על כמות משימות שהספקנו לעשות אלא בערך שאנחנו יוצרים. ככל שתצליחו לפנות זמן לדברים שבאמת משנים את התמונה – כך תראו יותר השפעה, תובילו שינוי ותשאירו חותם משמעותי.
