המאמר פורסם בירחון משאבי אנוש גיליון 287-288
האם אתם מרוצים מהאופן שבו הצוות שלכם מתפקד? האם לוקחים העובדים אחריות אישית או צוותית? האם הם מגיעים אליכם עם שאלות או פונים אל עמיתיהם? איזו אווירה יש בצוות? איך מתפקדים חברי הצוות בתקופת עומס – האם נעשה מאמץ משותף להתגבר על עומס העבודה?
יכולת ההשפעה שלכם כמנהלים בפיתוח עבודת צוות, ואיך תוכלו לשפרה, על כך המאמר הבא.
“הם לא עובדים כמו צוות עבודה, בשיתוף פעולה, באחריות הדדית וזה מטריף אותי”, שיתפה אותי נירית, המנהלת מחלקה שבה חמישה ראשי צוותים בקו הייצור של חברה. “כל דבר צריך לעבור דרכי ואני צריכה לפתור את הבעיות או לקשר ביניהם”. ביקשתי ממנה דוגמה לאירוע ממוקד: “הבוקר פנתה אלי דורין, נסערת, וסיפרה שהצוות של אלכס מתעכב עם העברת החומרים אליה ושהיא עוברת לייצור של עבודה אחרת כדי לא להשאיר קו ייצור לא פעיל. “אני רוצה לעדכן אותך, כדי שלא יהיו אי הבנות אם החומר שהוא מכין יזרק (לחומרים יש תוקף קצר). זו אחריות שלו”. החשיבה על שמירת קו הייצור פעיל מבורכת, אבל האם זו הדרך היחידה לפתור את המצב? “איך הגענו לזה?” שאלה נירית את דורין. “את התשובה על זה, תקבלי מאלכס, לא ממני. אני לא משאירה קו ייצור לא פעיל שעות”, ענתה דורין. תוך כדי השיחה, נזכרתי שלפני שלושה ימים עדכן אלכס שיתכן ויהיה עיכוב בהוצאת החומר לאור תקלה מוכרת ושנמצאת בשלבי פתרון. כשדורין אצלי הרמתי טלפון אל אלכס, שנמצא בבניין סמוך. שאלתי בנוגע ללוח הזמנים, בדקתי את לוחות הזמנים של יתר החומרים וביקשתי מדורין שתמתין כשעה עד שאלכס יעביר אליה את מה שצריך. הִנחתי אותה, שבשעה הזו תעביר לעובדיה הדרכת רענון בטיחות שהם נדרשים לה. “זה מאוד מרגיז, נירית”, אמרה דורין ויצאה כועסת מהחדר. למה אני צריכה לפתור להם הכל? למה זה בכלל צריך לעבור דרכי? אותה זה מרגיז? אותי זה מרגיז! ועוד מדובר בצוות מנהלים מנוסה, שמכיר את המערכת!”.
האירוע שמתארת נירית בהחלט לא נוח ניהולית, אך מה חלקה במצב זה כמנהלת? מה תרומתה לכך? ואולי מדובר בראשי צוותים שאינם מסתדרים זה עם זה, כך שהמצב מתחייב?
במאמר זה אתן מענה לחלק מהשאלות, וכלים לבחינה עצמית ניהולית.
קבוצת עובדים או מנהלים הנקראת “צוות” היא חלק מובנה בארגון. אך האם באמת מדובר בצוות עבודה? ואולי בקבוצת עובדים? כדאי שנתחיל מההתחלה. ראשית נבחן את הגדרת המונחים “קבוצה” ו”צוות”[1] .
קבוצה – הגדרה
שניים או יותר אנשים בעלי מערכת יחסים הקושרת ביניהם.
צוות – הגדרה
קבוצה של שניים או יותר אנשים הנמצאים בקשר ומשפיעים זה על זה, בעלי אחריות הדדית להשגת מטרות הנגזרות מיעדים ארגוניים. צוות רואה עצמו כישות בארגון.
האם חמשת ראשי הצוותים של נירית הם צוות? כן, יש ביניהם תלות וממשק עבודה רציף, יש להם תהליכי עבודה ויעדים משותפים בהיבטי ייצור בחברה. האם הם מנוהלים באופן הזה? זו כבר שאלה אחרת. לא אחת קיים פער בין הרצון הניהולי בעבודת צוות ואחריות הדדית, לבין דרך הניהול בפועל.
! שאל את עצמך: על פי ההגדרות הללו – האם העובדים שלך הם קבוצה או צוות?
! שאל את עצמך: מה משדר אופן הניהול שלך – שהם קבוצה או שהם צוות?
תנאים התומכים בהתנהלות אפקטיבית של צוות
מחקרים הבוחנים עבודת צוות אפקטיבית מצביעים על מספר תנאים מרכזיים המשפיעים על התנהלות של צוות. תנאים אלה מוצגים במודל הבא[1], מתוכו בחרתי להרחיב בתחומים עליהם לכם, כמנהלים, יש שליטה גבוהה יותר:
מערכת תגמולים המתבססת הן על תגמול אישי והן על תגמול של עבודת הצוות מביאה לעבודת צוות טובה יותר.
! כיצד ניתן לתת מקום והשפעה להישגי הצוות בתגמול העובדים?
*מערכת תקשורת– איזה מידע מועבר בין חברי הצוות? כיצד מועבר ומנוהל המידע? האם יש הצפה במידע לצוות? האם נחסך מהם מידע כמו פידבק מלקוחות או הישגים אישיים של חברי צוות אחרים?
דוגמה למערכת לא טובה, אך נפוצה, להעברת מידע היא שיתוף של כל חברי הצוות באמצעות הדוא”ל – במקרה כזה, נוצרת הצפה במידע שלא תמיד רלוונטי בנקודת הזמן בה הוא נשלח. אם אין פתרון מערכתי לכך, ניתן לייצר מבנה של מומחי ידע בצוות, ניתוחי אירוע ועוד. דוגמה נוספת, כשמגיע פידבק מלקוח או ממשק בארגון – ניתן לחזק את האחריות ההדדית בכך שכולם ישמעו אותו ולא רק איש הקשר הישיר בצוות.
*מרחב פיסי– משפיע בשני מישורים: תקשורת בין חברי הצוות ושיפור בתפיסת השייכות לצוות. במידה שניתן, עדיף שחברי הצוות ישבו יחד באותו החלל באופן המסמן את השתייכותם לצוות.
*סביבה ארגונית– מה משדר הארגון לצוות? האם מציב הארגון משימות מאתגרות והאם הוא מספק את המשאבים לעמידה במשימות אלה? האם מעודד הארגון אווירה תחרותית בונה בין צוותים? האם ישנו מנגנון להוקרה והערכה צוותית?
נחזור לדוגמה של נירית: בארגון של נירית, התרבות הארגונית וסגנון הניהול מעריכים עבודת צוות טובה ומתגמלים בעבורה. בעוד שנירית התייחסה אל צוותי העבודה כאל צוותים, את ראשי הצוותים היא לא ראתה כצוות בפני עצמו, ולכן לא תקשרה אל ההנהלה את התנהלותם ככזו. תשומת לב ההנהלה הופנתה אל המחלקה על עובדיה ומנהליה או אל צוותי העבודה. הדבר עודד וחיזק את התנהלות ראשי הצוותים כיחידים ולא כצוות עבודה.
*מבנה ארגוני– צוותים עובדים טוב יותר כשיש מעט דרגים מעליהם וכשניתנים להם אחריות לעבודתם וחופש פעולה. תנאים אלו מעודדים עבודת צוות במקום מעורבות ניהולית. בנוסף, כשמבנה הצוות מבוסס על תהליך עבודה ולא התמחות אישית גוברת התלות והאינטראקציה בין חברי הצוות.
! מה המצב בצוותי העבודה שלך? עד כמה האחריות וחופש הפעולה מונחים אצל הצוות ובאיזו מידה
ישנה התערבות ניהולית וקבלת החלטות מצידך?
במקרה של נירית, התקשורת בין ראשי הצוותים עברה דרכה, בין היתר כי היא רצתה להיות מעורבת בכל מה שקורה. נירית גישרה ופישרה בחיכוכים ובמצבי קונפליקט כי לא רצתה התנגשויות בין ראשי הצוותים. בנוסף, ישיבות של ראשי הצוותים התקיימו בתדירות נמוכה ביחס לפעילות ביחידה.
! באיזו מידה ישנה התערבות ניהולית בדינמיקה שבין חברי הצוות שלך והאם ניתן ללוות אותה “מבחוץ”? באיזו מידה ערך הצוות, עם כל המשתמע ממנו, מקבל מקום בניהול שלך ביומיום?
*מאפייני המשימה– בהגדרת המשימה המרכזית לצוות יש לשים לב שהיא תחייב שיתוף פעולה בין חברי הצוות; שתהיה בהירה ככל שניתן– כך שתובן על ידי כולם; ושתהיה מורכבת כך שתאתגר את הצוות.
בישיבות הצוות של נירית, משתף כל ראש צוות במה שקורה אצלו בצוות, עם התייחסות טכנית לממשק שבין הצוותים. מעָבר לראייה תהליכית של כלל המחלקה, שיתוף מתוך הבנה שישנה משימה גדולה שצריכה להתבצע וכל צוות הוא חלק בתהליך, יחזקו את האחריות המשותפת והראייה הכוללת של ראשי הצוותים כצוות.
*גודל הצוות– יש לדאוג כי מספר חברי הצוות יאפשר עמידה במשימות ובמטרות הצוותיות מחד, ושיאפשר לכידות בין החברים, דיון וקבלת החלטות באופן אפקטיבי ומהיר דיו, מאידך.
*הרכב הצוות– עבודת צוות דורשת אנשים שאוהבים ונהנים מעבודת צוות. עובד “סוליסט” יכול לייצר עיוות בעבודת הצוות.
! באיזו מידה מושם דגש על יכולת עבודה בצוות בעת גיוס העובדים? והאם מומחיות וידע יאפילו תמיד על מרכיב זה?
*פיתוח צוות– צוות עובר ארבעה שלבים בהתפתחותו כדי לתפקד בצורה אפקטיבית. כמנהלים, חשוב להיות מודעים לשלבים אלו ולתמוך בהם במקום למנוע אותם או להתערב באופן מזיק. ארבעת השלבים[2] הם: Forming, Storming, Norming, Performing. כמו תינוק אשר צריך לעבור את שלבי הזחילה השונים כדי ללמוד ללכת, כך גם הצוות צריך לעבור את ארבעת השלבים כדי להתגבש ולעבוד באופן אפקטיבי.
*נורמות בצוות– צוות אפקטיבי זקוק לכללים לא פורמאליים שיבהירו לחבריו מה מצופה מהם בזמן עבודת הצוות. לדוגמה, איך נוהגים עם לקוחות, איך נוהגים בזמני לחץ בפרויקט, איך נוהגים כשיש לחץ אצל חלק מחברי הצוות ועוד.
! מהן הנורמות הנהוגות אצלך בצוות? האם הן תומכות בהשגת היעדים הצוותיים? האם הן תומכות בהתנהלות צוותית אפקטיבית?
*תפקידים בצוות– כדי שהצוות יהיה אפקטיבי ויעיל בטווח הקצר והארוך הוא זקוק לאנשים מגוונים בהתנהגותם, בעלי “תפקידים” המניעים את עבודת הצוות אל עבר המטרה. יצחק אדיג’ס מזהה ארבעה תפקוּדים: ביצועיסט, מנהלן, יזם ומתכלל. הנקודה החשובה לגבי התפקוּדים בצוות היא שכולם הכרחיים מחד, ומאידך ישנם מתחים ביניהם. היכרות עם התפקוּדים בצוות מקלה על ההתאמה בין המשימות לבין חברי הצוות.
! האם כל אנשי הצוות שלך דומים? איך תורם כל אחד לעבודת הצוות ובאיזה שלב של המשימה? האם ישנם חיכוכים בין חברי הצוות? איך הם נפתרים – באיזה אופן או מידה יש צורך בהתערבותך?
*לכידות בצוותנובעת ממידת הרצון והמוטיבציה של חברי הצוות להישאר חלק מהצוות. חלק מהגורמים המשפיעים על לכידות הם: קושי בהצטרפות לצוות, הצלחת הצוות, קשרים בין חברי הצוות וגודלו.
המודל סוקר את התנאים המשפיעים על אפקטיביות הצוות ברמת הארגון, חברי הצוות והצוות עצמו. כפי שניתן לראות מתוך פירוט התנאים, למנהלים ישנה השפעה ישירה על אפקטיביות הצוות במספר רב של גורמים. ברור ומובן שלא כל התנאים מתקיימים ואפשריים – החל מבחירת חברי הצוות, דרך גודלו או מיקומו, תרבות הארגון ועוד. יש לשים לב כי תפקיד המנהל הוא לאפשר לצוות לעבוד בעבודת צוות אפקטיבית ולא להתערב בעבודת הצוות באופן שימנע ממנו לתפקד ככזה.
על מנת לשפר את עבודת הצוות שלה, נירית החליטה על שלוש פעולות: קיום 3 ישיבות בשבוע לצוות המנהלים; הדגשת המשימה המרכזית של המחלקה בישיבות ומעבר להן; לשאול יותר שאלות כשהדברים נוגעים לתהליכים שבין ראשי הצוותים ולתת להם להגיע לפתרונות.
מומלץ שתתבוננו במודל, תעברו על השאלות המוצגות במאמר, תבחנו מקומות בהם תוכלו להשפיע באופן ישיר או מיידי. בחרו שתי פעולות שלהערכתכם ישפיעו לטובה על תפקוד הצוות והגעתו לעמידה ביעדים והתחילו לפעול לאורן. בהצלחה.
[1] McShane, Von Glinow, Organizational Behavior, pp. 258 [2] http://www.en.wikipedia.org/wiki/Team_development
