בעבר הלא מאוד רחוק ניהלתם צוות שהלך וגדל. עסקתם בגיוסים, בהכנסת עובדים חדשים, בהתאמת הניהול שלכם לצוות גדול יותר.
היום – בעקבות גל או גלי פיטורים אצלכם בחברה, הצטמצם לכם הצוות. אתם מוצאים את עצמכם מנהלים בהיקף קטן יותר. אתם נדרשים לעשות יותר הנדס-און כי יש לכם פחות אנשים שיעשו את העבודה. רמת העומס עלתה ואולי אתם מרגישים חוויה של ״הליכה אחורה״ או ״שינמוך״ במעמד שלכם, צמצום באתגר הניהולי ושחיקה. בנוסף, עולים לא מעט אתגרים שקשורים לצורך לחלוקה אחרת של משימות ותפקידים. כל זה משפיע מן הסתם גם עליכם כמנהלים וגם על הצוות שלכם.
אם המצב הזה מוכר לכם – כנראה שאתם עסוקים בשאלות לגבי איך נכון להתמודד עם המצב החדש?, איך אפשר לצמצם את ההשפעות השליליות על הצוות ולזהות ולמקסם את ההזדמנויות שיש במצב החדש?
4 כלים להתמודד עם צוות שהצטמצם
1. ניהול הצוות – הצוות שהצטמצם מן הסתם מרגיש היטב את השינוי ומושפע מהמצב החדש. אולי יש אנשים שאיבדו חברים לעבודה או אנשים שאהבו להתייעץ איתם, יותר משימות צריכות להתבצע ע״י פחות אנשים, בעלי תפקידים איתם היה ממשק עבודה חסרים, נסגר פרויקט מעניין והצוות יותר עסוק בתחזוקה של מוצר קיים. מה שבטוח – האוירה ואופי העבודה של הצוות השתנה. אלו שינויים שיכולים לפגוע ברמת המוטיבציה וההתפתחות המקצועית.
כדאי שההשפעות של השינויים האלו על הצוות יהיו מנוהלות ולא ישארו בגדר דברים שפשוט ״קרו״. לכן, מומלץ לקיים שיחות עם הצוות בכמה נקודות בזמן:
שיחה מייד לאחר עזיבת אנשים – כשהצוות מתחיל לפעול במתכונת החדשה והמצומצמת. בשיחה זאת אפשר להתייחס לנקודות הבאות:
לעשות סדר – מה ידוע לכם בשלב הזה ומה לא (פרויקטים שמשתנים, תכולות שמשתנות, תזוזות של אנשים). גם כשאין לכם מה לחדש והתמונה הכוללת לא לגמרי ברורה גם לכם, יש ערך רב בכך שאתם תוחמים עם הצוות מה ידוע כרגע ומה לא. זה עושה סדר בראש ומרגיע את החשש שיש הרבה דברים שקורים שאנחנו לא יודעים.
לשאול את הצוות – אילו סימני שאלה יש להם לאור השינוי? תוכלו לומר מראש שלחלק מהשאלות גם לכם לא יהיו תשובות וחלק מהדברים יתבהרו בהמשך. אבל עצם זה ששמים על השולחן את השאלות, יוצר פתיחות ומצמצם את תחושת אי הוודאות.
מיפוי חששות וסיכונים – שאלו את הצוות מהם החששות והסיכונים שיש במצב החדש. למה צריך לשים לב? מה יש לקחת בחשבון? גם פה- אפשר לומר לצוות שלא הכל יפתר מייד. אבל שחשוב שנבין יחד עם מה אנחנו מתמודדים כדי שנוכל למצוא יחד את הפתרונות ולצמצם סיכונים בתקופה הקרובה.
מפו עם הצוות במה צריך לטפל – השינוי בהיקף הצוות משפיע על אופן העבודה. מפו עם הצוות נושאים לטיפול. לדוגמה, יתכן ונדרש לעשות הגדרות תפקיד מחודשות עקב שינוי בתפקידים שמתבקש לאור השינוי, מיקוד בתכולות העבודה (במה לא מתעסקים, מהם בסדרי העדיפויות החדשים). יתכן וצריך לשנות תהליכי עבודה שעבדו במתכונת הקודמת ועכשיו צריכים לעבור התאמה. אולי נדרש לחלק אחרת את ההשתתפות של אנשי הצוות בישיבות ובמנגנונים וכו׳… לעיתים זו הזדמנות טובה לקצר ולייעל תהליכים.
הצבת מטרות – בתקופות של חוסר יציבות וחוסר וודאות – כיוון משותף יוצר בהירות. הגדירו עם הצוות מטרות כדי להתמודד בהצלחה עם השינוי (לדוגמה, השלמת פערי ידע וחיזוק המקצועיות של הצוות, הימנעות מעלייה בתלונות לקוח וכו׳…)
אנשים אוהבים שמתייעצים איתם, הם מרגישים משמעותיים ומכאן יותר מעורבים. בנוסף, כשתשתפו ותתייעצו תרוויחו תמונה טובה של האופן בו אנשי הצוות רואים את המצב.
שיחה עם הצוות מספר שבועות / חודשים לאחר הצמצום – זוהי שיחה שמטרתה לבחון עם הצוות את האופן בו התאמתם את עצמכם כצוות למתכונת החדשה. השיחה מאפשרת לבחון מה ״עובד״ / לא ״עובד״ ולשפר בהתאם.
בשיחה כזאת אפשר לשאול את הצוות את השאלות הבאות:
מהן ההשפעות העיקריות שאתם מרגישים שהיו לצמצום הצוות עלינו כצוות?
מה עובד לנו טוב כצוות באופן בו אנחנו מגיבים לשינוי? אילו הצלחות היו לנו?
מה הקשיים והאתגרים שמורגשים ע״י הצוות לאור עבודה בהיקף מצומצם יותר?
מה אנחנו כצוות צריכים לעשות אחרת כדי להתאים את עצמנו טוב יותר למצב החדש
2. שיחות ב 1:1 עם אנשיכם – במקביל לניהול השינוי בשיחות עם כלל הצוות, יש חשיבות לניהול השינוי גם ברמת 1:1 עם כל אחד ואחת מהעובדים. זאת כיוון שכל אחד מושפע באופן שונה מהמצב החדש.
בשיחות אלו כדאי לעסוק בנושאים הבאים:
איך צמצום הצוות השפיע עליך?
מה החששות / מה מטריד לאור השינוי?
מהם ההזדמנויות שקיימות עבורך לאור המצב החדש?
תיאום ציפיות – האם ואיך משתנות הציפיות שלכם מהעובד.ת והאם יש להם ציפיות מכם לאור השינוי?
שאלו כל עובד.ת מה הם צריכים מכם כדי לצלוח את השינוי על הצד הטוב ביותר.
קיום שיחות אישיות כאלו, מעביר מסר לעובדים שאתם רואים אותם ומתייחסים למה שמטריד ומעסיק אותם לאור השפעת צמצום הצוות עליהם. זאת הזדמנות מצויינת ליצור בהירות לאור תחושות של עמימות ובלבול בקרב העובדים.
3. מינוף הזדמנויות – נכון שברוב המקרים, צמצום של הצוות הוא לא דבר רצוי. לא בחרנו בו והיינו מעדיפים להימנע ממנו. אבל כמעט תמיד יש בו גם הזדמנויות.
חפשו את ההזדמנויות עבור עצמכם ברמה האישית ועבור הצוות. לדוגמה, הזדמנות להתפתח וללמוד משהו חדש שלא הייתם פנויים אליו קודם, הזדמנות לקדם נושא אסטרטגי, להכניס טכנולוגיה חדשה, לשפר תהליך שלא הסתדר במתכונת הקודמת וכו׳…
4. נשארתם בלי צוות? אל תוותרו על המיצוב שלכם כמנהלים – מנהלים רבים מרגישים שהקטנת הצוות הובילה לפגיעה במעמד שלהם בארגון. זה קורה בין אם הובלתם צוות וכיום כבר אין אנשים תחת הניהול שלכם או אם הובלתם צוות גדול שהצטמצם.
העניין הוא שברגע שקיבלתם על עצמכם לנהל, זה אומר שרואים בכם שותפים להובלת הארגון. אנשים סביבכם התרגלו לראות אתכם בעמדה ניהולית. עמדה זו הרי לא מבוססת רק על כמות האנשים שתחת הניהול שלכם. ברגע שאתם מנהלים, מצפים מכם לראות דברים יותר רחב, ליזום מהלכים לשיפור ולפתור בעיות מורכבות.
אל תלכו אחורה. אל תוותרו על המיינדסט הניהולי שכבר אימצתם. אם תמשיכו לראות את עצמכם בעלי השפעה, יוזמים, לוקחים על עצמכם – גם מי שמסביבכם יראה בכם ככאלו. וכשתבוא ההזדמנות- גם הצוות והמיצוב יקבלו מקום רחב יותר.
בפרקטיקה, המשיכו להשתתף בפורומים ניהוליים בהם השתתפתם. אל תשאבו למשימות היומיום באופן טוטאלי שיפריע לכם לעשות ״זום אאוט״ ולראות מנקודת מבט רחבה יותר את הפרוייקט ואת תהליכי העבודה. הביעו את דעתכם בפגישות ובישיבות מתוך עמדה שרואה את התמונה הכוללת ומבינה את ההשפעות הרחבות של החלטות.
לסיכום, חשוב להתייחס לצמצום הצוות כאל שינוי מהותי שיש לנהל אותו. האופן בו תנהלו את השינוי ישפיע רבות על היכולת של הצוות להסתגל לשינוי.
חשוב לדבר על כל ״פיל לבן בחדר״ ולאפשר לעובדים לשאול שאלות, להביע חששות. זה ממש בסדר שאין לכם את כל התשובות כל עוד הדברים על השולחן ומדוברים. גם אם יש פתרונות שיעלו רק בהמשך הדרך.
שיחות עם הצוות, ומהלכי ניהול השינוי מאפשרים לכם כצוות להפיק לקחים לגבי האופן בו אתם מתמודדים עם הצמצומים, להשתפר תוך כדי תנועה ולחזק את חוסנו של הצוות להתמודד עם שינויים אחרים שיבואו בהמשך. זה חשוב כי דבר אחד בטוח במציאות שלנו – שינויים נוספים עוד יבואו…
