אולי גם אתם מרגישים שיש ימים שכשאתם מגיעים למשרדים ורואים אנשים, זה עוזר לכם להתמלא ושומר עליכם מלשקוע בקושי.
תחושה של חיבור ושייכות (לקבוצה, קהילה, ארגון, צוות) היא אחת הדרכים הכי טובות שיש כדי להרים אנרגיה ולשחרר מהמועקה שרובצת לרבים על הלב בימים אלו.
כמנהלים, אתם יכולים למקסם את הפוטנציאל של הצוות שלכם להוות עוגן, אי של לשפיות, אנרגיות וכוחות עבור אנשי הצוות. כשאתם מחזקים את הצוות, אתם תורמים ישירות לחוסן של האנשים שלכם, ליכולת לעבור יותר טוב את התקופה הזאת ובסופו של דבר – לחזק את היכולת של הצוות לתפקד ולהגיע לתוצאות.
איך עושים את זה?
נתחיל בתפיסה – הימנעו מ״ניהול כוכב״ וחזקו ״ניהול צוות״
יש מנהלים ומנהלות שמשקיעים את רוב המאמץ הניהולי שלהם בקשר אישי: הם מדברים אישית עם כל עובד.ת, מקשיבים לצרכים האישיים (לדוגמה, מילואים, ילדים ללא מסגרות, איזור מגורים וכו׳), מתאימים את אופן והיקף העבודה ליכולות האישיות לאור האילוצים. הם מקור לתמיכה מקצועית, למיקוד ותיעדוף. כל אלו נעשים בעיקר ב 1:1.
קשר אישי זה טוב וחשוב. אבל – יש פה סיכון ליפול ל״ניהול כוכב״. זהו מצב בו מנהלים ממקמים את עצמם במרכז הצוות כך שרוב הקשרים בצוות הם בינם לבין כל אחד ואחת מהעובדים. במצב הזה מרוויחים קשר אישי טוב, אבל מפספסים חיזוק קשרים בין אנשי הצוות.
הצוות יהיה חזק יותר אם תימנעו מ״ניהול כוכב״ ותחזקו ״ניהול צוות״. זה אומר שתשקיעו בחיזוק קשרים גם בין אנשי הצוות: לעודד פניות זה לזאת לעזרה, התייעצות, חיזוק ותמיכה.
בשורה התחתונה – הקשר האישי שלך עם כל עובד.ת הוא חשוב. אבל כדאי לשים לב שהוא לא הערוץ העיקרי של קשרים בצוות כך שהוא לא בא על חשבון הקשרים של אנשי הצוות בינם לבין עצמם.
אז עם היד על הלב – איפה את.ה נמצאת רוב הזמן? האם הניהול שלך יותר נוטה ל״ניהול כוכב״ או ל״ניהול צוות״?
ועכשיו כמה המלצות אופרטיביות שיחזקו את הצוות -
קיימו שיחות צוות של שיתוף-
חשוב שאנשי הצוות ידעו מה עובר אחד על השני (ולא רק אתם). כמובן במידה שנכון ומתאים לאנשים לשתף.
כשאנשים מוקפים ביומיום באנשים שיודעים מה עובר עליהם – לא רק ברמת העובדות (״בן הזוג שלי במילואים״), אלא איך אני עם זה ואיך זה משפיע עלי, הם מרגישים תמיכה וזה עוזר לצאת מתחושת בדידות והסתגרות שאופיינית בתקופות קשות.
איך עושים את זה?
בישיבות צוות (אותן כדאי לקיים לפחות אחת לשבוע בתלות באופי הצוות והעבודה) תקדישו כמה דקות לשיתוף. אפשר לומר ״רגע לפני שנצלול לשוטף, אני רוצה לנצל את ההזדמנות לשמוע מה שלומכם ושנכיר עם מה אחרים פה מתמודדים בימים האלו״ ואז בקשו מכל אחד לומר כמה מילים על אחת מהשאלות הבאות (אפשר בכל פעם לבחור שאלה אחרת):
מה שלומי בימים אלו?
מהו האתגר הכי גדול שאני מתמודד.ת איתו עכשיו?
מה נותן לי כוחות בתקופה הזאת?
משהו שעשיתי לאחרונה שעשה לי טוב
כמה המלצות בעניין זה:
הרגילו את הצוות שכל ישיבה מתחילה בשיתוף אישי. לאורך זמן תראו איך זה תורם לחיבור בין האנשים ומעביר מסר שישיבת צוות זה לא רק משימות. שיש לנו עניין בלשמוע זה את זאת.
היו אתם הראשונים בסבב לשתף – אם תשתפו בפתיחות לגבי מה שלומכם ואיך המצב משפיע עליכם, הבאים אחריכם ישתפו ברמת פתיחות דומה לסטנדרט שאתם תציבו.
אם יש אנשים בצוות שפחות מורגשים, קצת ״הולכים לאיבוד״ בקשר שלהם לצוות – חשוב לשים לזה לב. אולי הם פחות מגיעים למשרדים, או בפחות ממשקי עבודה עם אחרים.
נסו לחבר אותם. כדאי לבדוק איתם אם הם יכולים להגיע למפגש צוותי פיזי מידי פעם, לא לוותר על הצטרפות אונליין אם זה אפשרי או לתת להם משימות משותפות עם חברי צוות אחרים.
נוכחות של כל אנשי הצוות – אם אין יום בו כל אנשי הצוות מגיעים למשרדים – עדיף לקיים שיחה כזאת אונליין. ככה אתם לא ״מאבדים״ את אלו שהצטרפו מרחוק.
אם השיחה ״בורחת״ לשיחה על המצב (במלחמה, בארץ, בצבא, בפוליטיקה וכו׳), החזירו אותה לפוקוס על מה שלום כל אחד ברמה האישית.
אם יש אנשים בצוות שבימים אלו מתנדבים או עוסקים במשהו שנותן להם משמעות – תעודדו אותם לשתף את הצוות בעשייה שלהם. ככה הם מחברים את הצוות לעולם שלהם, למה שממלא אותם ומאפשרים לצוות להיות חלק מזה.
2. שיח וקבלת החלטות משותפת לגבי התמודדות הצוות עם האתגרים החדשים
הרבה דברים קורים עכשיו שמשפיעים על התפקוד של הצוות – חוסר באנשים עקב מילואים, מיעוט טיסות לחו״ל, דחיות ועיכובים של פרויקטים, שינוי בסדרי עדיפות ברמת הארגון וכו׳.
מומלץ לקיים עם הצוות באופן תדיר שיח שבו עושים סדר לגבי מה השתנה ואופן הפעולה הרצוי לצוות לאור זאת.
דוגמה למבנה של שיח כזה:
פתיחה שלכם עם עדכונים לגבי שינויים שהיו בשבוע האחרון לאור המצב ובכלל (ברמת אנשים ספציפיים, הצוות, הארגון)
תציגו שאלות לחשיבה יחד. לדוגמה:
איך המצב משפיע עלינו כצוות? (עומס, חוסר באנשים, שינויים תכופים, תכניות שמשתנות וכו׳)
מה באופן הפעולה שלנו לאור המצב ״עובד״ לנו? הצלחות והישגים שהיו לנו
מה כדאי לעשות אחרת כדי להתמודד יותר טוב עם מה שקורה? נסו לכוון לפתרונות שהם בשליטה שלכם (החלטה להסיט משאבים לפרוייקט מסויים, להקצות זמן של מישהי מהצוות לתמוך משימות של מישהו אחר, החלטה לייעל תהליך עבודה מסויים, לוותר על כתיבת דוח כלשהו, לשנות את אופן ההשתתפות של חברי הצוות בישיבות בארגון וכו׳)
סכמו את הדיון בכמה נקודות לגבי תובנות שלכם לאור מה שעלה.
כך אתם עוזרים לצוות לעשות זום אאוט מהיומיום למה שקורה מסביב. אתם מובילים את הצוות לחשוב יחד על השפעות המצב על העבודה ולהיות שותפים לתחושת האחריות על המשך תפקוד מיטבי של הצוות.
3. פוקוס על הישגים והצלחות –
התחושה של אנשים שהם חלק מ״צוות מנצח״, גאווה, שייכות, מבוססת על חווית הצלחה משותפת.
זה המקום שלכם כמנהלים להאיר את המקומות שבהם זה קורה. גם את הדברים הקטנים.
בתקופה הזאת – גם להצליח לתפקד ולקדם חלק מהמשימות – זוהי הצלחה.
פרגנו לכל הצוות על היכולת להמשיך לתפקד, על ההתעשתות המהירה, על התמיכה אחד בשני, על פתרון שנמצא לקדם נושא כלשהו, על מענה מוצלח ללקוח. זה יכול להיות במייל משותף וזה יכול להיות בעל פה בישיבה של הצוות.
הזמינו פרגון – כן כן… לפנות למנהל שלכם או למנהלת בכירה שיש לכם ממשק איתה שסה״כ מרוצה מתוצר שהיא קיבלה ולבקש מהם לכתוב כמה מילים חיוביות לצוות, זה בהחלט כלי ניהולי לכל דבר. אתם לא מבקשים את זה עבור עצמכם. אתם פונים לאותו אדם ומסבירים שמילה טובה ממנו תתן לצוות דלק, שדעתה חשובה לצוות ומעודדים אותם לפעול בכיוון.
לפרגן למישהו או למישהי מהצוות מול כלל הצוות – זה יכול להיות על התנדבות שלהם מחוץ לעבודה, על עמידה איתנה במצב לא קל לאור המלחמה (בן/ בת זוג במילואים, ילדים ללא מסגרת רציפה, מגורים במקום מרובה אזעקות) וזה יכול להיות על משהו שקשור לעבודה. כשזה נעשה מול כולם זה מחזק את ההרגל של הצוות לפרגן אחד לשני.
לתחקר הישג / הצלחה – אנחנו רגילים לקחת תוצאה לא טובה כמו טעות, אי עמידה בזמנים, תקלה ולדבר עליה. דווקא עכשיו – אפשר גם להשקיע בלבחור משהו טוב שקרה, הצלחה, הישג של הצוות ולהקדיש כמה דקות בללמוד מזה – לדבר כצוות על מה אפשר לזה לקרות? מה אפשר לקחת ממה שקרה לעוד מקרים? מה למדנו מזה?
איכות הקשרים בצוות, היכולת של חבריו לתמוך ולהיות שם אחת בשביל השני – הם לא מקריים. אם תשקיעו דווקא בימים האלו בחיזוק הצוות, תתרמו באופן ישיר למקור תמיכה וחוסן עבור אנשיכם, תהנו בעצמכם מהצוות ותראו שיפור בתפקוד . ויותר מזה- החוויה המשותפת הזו של הצוות, להיות במיטבו בתקופה מאתגרת, תשאר איתו גם הרבה אחרי.
