עולם הניהול מדבר הרבה על ניהול עובדים, התנהלות עם קולגות בממשקים, אבל מה בנוגע למנהל/ת הישירים שלך? גם את הקשר הזה אפשר וחשוב לנהל ולהוביל ולא לחכות שהם יפנו או יקדמו מהלכים לשיפור העבודה המשותפת.
כחלק מהמקצוע אני פוגשת מאות מנהלים ושומעת על ההצלחות והתאגרים הניהוליים שלהם. במפגשים האלה עולים גם מגוון רחב של דיעות, ציפיות, תסכולים, והצלחות עם האנשים שלהם. וככל שהם בתפקיד בכיר יותר הציפיות שלהם מאנשיהם עולות.
כשציפיות אלו נענות בטוב- זו זרימה נהדרת של הזמן והעבודה, ידיעה ש"יש עם מי לרוץ", הנאה, משמעות. כשהציפיות לא נענות – יכולים להיווצר חיכוכים שמובילים לתסכול, השקעת אנרגייה עודפת בתיקון המצב, האשמות, וכמובן חוסר אפקטיביות בתפקוד, בפרוייטקים, במשימות.
לא אחת אותם מנהלים לא חידדו והבהירו לאנשיהם את הציפיות שלהם מהם באופן ברור, בשיחה ייחודית לעניין ("הוא מכיר את העבודה איתי, הוא יודע שאני מצפה ממנו להתגמש ולהתאים את עצמו"). לא אחת שיחה כזו יכולה לייצר כל כך הרבה הבנה והקלה. אבל היא לא מתקיימת… ולאנשיהם לא ברור מה הציפייה מהם.
מה זה אומר לנהל את המנהל?
לנהל את המנהל זה אומר לעזור למנהל שלך להוציא ממך את המיטב. כשזה קורה זה מקל על העבודה של המנהל שלך ועל העבודה היומיומית שלך. לנהל את המנהל זה אומר לייצר עבורך את התנאים להיות במיטבך, לייצר ערך גבוה לעצמך, לחברה, למנהל/ת הישירים.
לנהל את המנהל זה אומר להבין את הציפיות של המנהל/ת שלך ממך באופן ישיר ולא להניח הנחות לגביהן. זה יאפשר לך לייצר יותר הצלחות, להגדיל את הערך שלך בארגון, להיות בטוב בתפקיד. זה דורש לשנות גישה – ולהוביל את השיח עם המנהל/ת שלך.
איך עושים את זה? בפוסט שכאן.
מהו הערך המוסף שלך עבור המנהל שלך?
ניתן להניח בוודאות שיש לך שפע של יכולות וכישורים, ידע וניסיון- גם אם לא הכל נראה לך כמו נכס או יכולת ייחודית עם ערך מוסף.
נשאלת השאלה- מה מתוך זה מייצר ערך משלים או מחזק עבור הממונה שלך? איזה מהיכולות שלך מקדמות את המנהל שלך, את היחידה, את הארגון?
דור, מנהל של מרינה, יודע להחזיק פרויקטי ענק ארוכי טווח. הוא שיטתי, סדור, מקיף, עם חשיבה מערכתית. כשזה מגיע לפתרון בעיות אד הוק, להתמודדות עם בלת"מים, זה משגע אותו, הוא כועס, ונכנס לבלבול.
מרינה היא אדם יצירתי, שיודע לפתור בעיות "מחוץ לקופסא", היא יוצרת קשרים מעולה בארגון, ומאוד אהודה. הוא תמיד אומר עליה שהיא לא מסוגלת לשבת לרגע וכל הליכה של 2 דקות לוקחת לה 12 בגלל המפגשים שבדרך…
מרינה תמיד הרגישה שהיא לא עומדת בציפיות של דור מבחינת תכנון ארוך טווח, סדר והבנייה (זה משעמם אותה, אם לומר את האמת…). וככל שהיא ניסתה לייצר יותר כאלו, עלה התסכול שלה כי דור אף פעם לא היה מרוצה מהתוצרים שלה.
בעקבות השתתפות בקורס מנהלי ביניים, מרינה החליטה לעשות צעד ויזמה שיחה עם דור. היא התכוננה עם שאלות שבעזרתן היא מבררת מה הוא באמת צריך ממנה כמנהלת, באיזה מצבים הוא מעריך את התפקוד שלה, וגם הביאה דוגמאות למקרים שבהם היא מרגישה טוב, שהיא מקדמת דברים בצורה אפקטיבית ויעילה, שהיא מרגישה בהם משמעות וערך לעומת כאלה שפחות.
בעקבות השיחה שיזמה מרינה, התחדדו כמה דברים – דור הבין שהיא לא תצליח לתכנן טוב כמוהו, אם צריך סיוע – יש אחרים באגף שידעו לתמוך בזה. הוא זיהה את הערך ביכולת של מרינה ל״כבות שריפות״, לטפל בעיות שצצות מול לקוחות של הצוותים שלה לפני שהן מספיקות להגיע אליו. הוא הבין שהיא האדם שבמצבי לחץ ושינויים יודעת לדחוף קדימה ולמצוא פתרונות אד הוק, תוך שמירה על קשר טוב עם הנוגעים לדבר.
השינוי התפיסתי שמרינה עשתה היה מהציפייה שדור "יגיד לה" מה צריך ולמה הוא מצפה, ליוזמה של שיחה על ידה – לתאום ציפיות בינהם באופן שיביא את היכולות הגבוהות שלה לידי ביטוי. היא עשתה את זה בשיחה בצורה כנה, מכבדת, ונעימה.
כלים לניהול שיחה עם המנהל/ת הישירים
אמפתיה – ללחצים, האתגרים והשאיפות של המנהל/ת שלך. מרינה הגיעה לשיחה ללא שיפוטיות או ביקורת על ההתנהלות שלו.
בהירות לגבי היכולות והצרכים – הגיעו מוכנים לגבי המצבים בהם טוב לכם, ההעדפות שלכם, המקומות בהם אתם במיטבכם, וגם להיפך. מרינה דייקה עם עצמה מה היא אוהבת לעשות, איפה היא מקדמת דברים בהצלחה ומגיעה לתוצאות ואיפה יותר קשה לה.
תכנון השיחה– המקום, הזמן, התוכן. מרינה בחרה ביום ראשון- כשיש פחות עומס מחו"ל, בבית קפה שקט מחוץ למשרד, היא גם יודעת שדור לא אוהב הפתעות ולכן אמרה לו שהיא תשמח לסכם איתו את השנה של העבודה המשותפת- לראות מה עובד טוב ומה אפשר לשפר.
היא לא חיכתה לשיחת המשוב השנתית, היא יצרה מהלך שעוזר לייצר בהירות לגבי אופן העבודה הכי טוב בינהם.
שאילת שאלות שמבררות ציפיות – מה חשוב למנהל/ת שלך לקדם עד סוף השנה? מה יחשב הישג יוצא דופן? איזה אתגרים יש בדרך? מרינה שאלה מה הציפייה שלו ממנה, ממנהלים בדרג שלה? היא ביקשה דוגמאות למצבים שתפקדה בהם טוב, שעמדה בציפיות שלו ואפילו יותר. ודוגמאות הפוכות – מתי לא עמדה בציפיות. היא שאלה מה היכולות שלה שמסייעות לו, שנותנות לו שקט?
כנות ופתיחות – מרינה היתה כנה עם דור (זה דרש גם אומץ) וחידדה בפניו באיזה ציפיות תוכל לעמוד ואפילו מעבר להן, ובאיזה אין לה את היכולות או הכלים לעמוד כרגע.
כלים נוספים לניהול המנהל
מעבר לייזום של שיחה, ניתן בשוטף לעשות עוד דברים כדי לקדם את העובדה עם המנהל/ת הישירים שלך.
שיקוף של העשייה שלך– למנהלת שלך יש תחומי אחריות רבים. קשה להחזיק את כל ה"כדורים" באוויר ולברר בכל רגע נתון מה קורה. יש מנהלים שיותר משחררים ויש כאלה שפחות, אבל כל המנהלים רוצים לדעת שהדברים מתקדמים בלי שהם צריכים לשאול. לכן חשוב ביוזמתך לשקף את העשייה שלך. באיזה אופן ותדירות? על זה כדאי לתאם ציפיות.
ומה אם דברים נתקעים? הרימו דגל אדום בזמן – שמעתי בעבר מנהל שאמר לאנשים שלו "אני מוכן לספוג כל דבר, רק אל תפתיעו אותי". להגיע לרגע האחרון ולהבין שלא תעמדי בלו"ז, או שחסר לך משאב כלשהו כדי לסיים את המשימה – יכול להוציא גם את המנהלת הרגועה ביותר משלוותה. תניפו דגל אדום בזמן. גם אם היתה שיחה קשה עם הפיתוח או עם לקוח, חשוב לעדכן את המנהל הישיר- כדי שאם תגיע מהם שיחה על הנושא, הם יוכלו לתת לך גיבוי ולא יופתעו.
עם כל הרמת דגל הביאו גם פתרון והמלצה – כאנשי מקצוע בתחומכם, ככאלה שרוצים להוביל לפיתרון מסויים – חשוב להגיע עם הבעיה, 2-3 פתרונות אפשריים, והמלצה או העדפה שלכם.
לא מסכימים בינכם? – לקבל ולהמשיך הלאה. קורה שאתם לא מסכימים עם המנהלים שלכם על דרך פעולה או גישה. וודאו שהבנתם עד הסוף למה התכוונו, וודאו שהרציונל לדרך שלהם ברור לכם והמשיכו משם. אין דרך אחת להגיע לדברים, לפעמים כדאי להתגמש.
הגישו את הדברים באופן שמתאים למנהל/ת שלך – אם המנהל שלך זקוק לסדר- הביאו את הדברים בצורה כתובה, או נהלו את המשימות מולם במערכת או קובץ אקסל. המנהלת שלך אוהבת להיות מעורבת בקבלת ההחלטות- הגיעו אליה עם רעיון לחשיבה משותפת. למנהלת שלך חשוב שימור הקשר עם הלקוחות – תיזמו רעיון מדליק למפגש או יצירת קשר.
לסיכום,
אל תחכו באי וודאות, אל תצפו שיתנו לכם תשובות לשאלות שיש לכם בראש. נהלו את המנהל שלכם, תיזמו מולם מהלכים לשיפור העבודה המשותפת. חשוב לקחת בחשבון שבניהול מרחוק – יש חשיבות עוד יותר גדולה לניהול הקשר בינכם לבין המנהלים שלכם, כי השוטף והשגרה עלולים להוביל אתכם לקשר טכני / ביצועי.
כשאתם ביוזמה עם המנהלים שלכם כל הצדדים יצאו מורווחים, לכולכם תהיה הקלה והנאה גדולה יותר בתפקיד.
