לכל אחד מכם יש מהלכים ניהוליים שמצופים מכם לקדם. מהלכים ביחידה שלכם כמו: קליטת עובדת ושילוב שלה בפרויקט גדול אצל לקוח, הטמעת שימוש בתוכנה אצל כל חברי הצוות או ייעול פנימי. וגם מהלכים רוחביים – צמצום תקלות במעבר מפיתוח לייצור, וויסות עומסים בין צוותים או מעבר למבנה חדש.
אלו מהלכים מהסוג שקל לדחות אל מול משימות מיידיות ביצוע או פרוייקטים גדולים. ולכן לא אחת הם מנוהלים כאוסף משימות שקורות בזו אחר זו בעוד שנכון לנהל את המהלכים האלה כתהליך גמיש על ציר הזמן.
המחירים של ניהול מהלכים כאוסף משימות
במצב הזה אין לכם כמנהלים ראייה מערכתית של כל המהלכים והממשקים, חסרה תמונה של ההתקדמות בזמן אמת. ואז לא אחת מגיעים לסוף הרבעון, השנה או לדד ליין בלי אוויר, או שמבקשים הארכות.
"למה לא הרמת דגל אדום בזמן?" מנהלים נשאלים, ולא אחת התשובה היא שלא ראינו שהזמן הגיע…
מחיר נוסף להתנהלות כזו יכול להיות השם שלך, התדמית – עלולה לעלות השאלה האם יש לך יכולת להוביל מהלכים ניהוליים עד הקצה ולעמוד ביעדים, גם מצד השותפים שלך יכולה להיות פגיעה באמון וביכולת לראות בך מישהו שאפשר לסמוך עליו, או כמישהי שמגיעה תמיד ברגע האחרון עם צרכים דחופים ולוחצת.
בפיתוח צוות הנהלה אמר סמנכ"ל פיתוח לאנשים שלו "אני יכול להכיל הכל, רק אל תפתיעו אותי". כשמנהלים מהלך ניהולי כאוסף משימות- יהיו יותר הפתעות.
בהנחה שזה לא המהלך היחיד שנדרש מכם לקדם – ברמה האישית המחיר הוא שהתנהלות כזאת יוצרת תחושה שדברים כל הזמן "יושבים" עליך, יש המון כדורים באוויר להחזיק, אין רגע מנוחה… ותחושת העומס עולה משמעותית.
הפיתרון- גאנט תכנון מהלכים ניהוליים שישקף לך את המצב הקיים מול הרצוי
גאנט הוא כלי עבודה ניהולי אפקטיבי ומאוד יעיל למצב. אתייחס כאן לגרסה הבסיסית והפשוטה ביותר שלו ליישום – בקובץ אקסל.
גאנט בצורה הפשוטה הוא קובץ שמכיל תאריכים מתחילת הפרויקט ועד הדד ליין. ניתן ורצוי עם הזמן להתאים אותו לצרכים שלך – להוסיף עמודות, לשנות כותרות, צבעים ועוד.
יש כלים נוספים לניהול גאנטים של מהלכים כמו ASANA או MONDAY.
ממליצה בחום לסגור עכשיו חצי שעה ביומן להכין את הגאנט למהלכים הניהוליים שבאחריותך. בתקופה האחרונה ליוויתי מספר מנהלות ומנהלים שיצרו גאנט עם המטרות, המשימות וחלוקת הזמנים והאחריות. בסיום הם יצאו עם חיוך של הקלה, סדר, ותחושת שליטה.
5 שלבים לעבודה עם גאנט לעמידה ביעדים
שלב 1 – לאן
כדי שלכל מי שמשתמש בגאנט יהיה ברור "לאן" מובילים – בראש הגאנט כתבו את מטרות המהלך, אחריהן כתבו את המדדים, שותפים מרכזיים ומידע הכרחי נוסף באופן תמציתי מאוד.
שלב 2 – המסגרת
צרו שורת תאריכים (ימים / שבועות) מהיום ועד הדד ליין / סיום המהלך.
שלב 3- פריסת אבני הדרך והמשימות על הגאנט
התחילו משיבוץ אבני דרך גדולות עד לסיום המהלך.
- שי, מנהלת צוות שכל עובד אצלה מומחה לתחומו, שמה לה למטרה להרחיב את הידע של כל אחד מהעובדות והעובדים כך שיהיה גיבוי מקצועי בינהם, באופן הזה הם יצמצמו צווארי בקבוק ויווסתו עומסים של פרויקטים. כמדד היא הגדירה עמידה בלו"ז של המשימות שבאחריות הצוות. זה דרש ממנה ליצור למידה וחניכה בין חברי הצוות (תוך השבתה שלהם מעבודה שוטפת) וכדי שהמהלך לא ימתח על פני תקופה ארוכה היא פרסה את אבני הדרך ללמידה על גאנט של 3 חודשים.
לאחר מכן פרקו את אבן הדרך הראשונה למשימות*, רישמו אותן בגאנט ברמה היומית או השבועית.
- שי פירטה לכל עובד.ת ברמה היומית מה ילמדו או ילמדו. תוך כדי הפריסה של אבני הדרך והמשימות זיהתה שי שהיא לא תספיק לסיים את כל המהלך ב 3 חודשים. היא הציפה למנהל שלה והציעה פריסה על משך ארוך יותר, לקבל עזרה מאנשים אחרים או לשלב למידה מקבלן חיצוני איפה שניתן. היא העדיפה את האפשרות השנייה וגם אמרה לו.
חשוב לקחת בחשבון אירועים לא צפויים ושהתוכנית היא בסיס לשינויים. שינויים שתוכלו לראות, לשקף, ולשנות את התכנון שלהם מראש.
שלב 4 – לשתף, לשתף לשתף.
שתפו את אנשי הצוות שלכם – אפשר ומומלץ כבר בשלב הכנה – זה מייצר תיאום ציפיות מאוד ברור להתנהלות היומית והשבועית, ומאפשר להם חיבור לתמונה הגדולה ועצמאות בהתנהלות. בנוסף, האנשים שלכם ידעו לתת לכם אינפוט על ציפיות הלקוח או המשאבים שדרושים כדי לעמוד במשימות.
שתפו את המנהל.ת הישירים – תקפו את התוכנית, תאמו ציפיות וזהו סיכונים. אם צפוי עיכוב, או שיש מרכיב גבוה של אי וודאות בתוכנית בגלל תלות בגורמים חיצוניים – חשוב שזה יהיה ברור מראש ולאורך הדרך.
גם ממשקים או אנשים שאתם זקוקים להם כדי לעמוד ביעד– חשוב שיראו את הגאנט כדי שיוכלו להיות ערוכים. באופן הזה תקבלו מהם פידבק ותהיה לכם תוכנית יותר מדוייקת. רווח נוסף הוא שתקבלו שותפות גבוהה יותר.
- שי שיתפה את מנהלי הצוותים המקבילים לה וקיבלה סיוע במטלות הצוות כדי שתוכל לפנות את אנשיה לטובת הלמידה. כששיתפה ממשק וביקשה יותר גיבוי בחלק מהתקופה הוא שיתף שצפוי לו עומס גבוה ולא יוכל לתמוך בתאריכים שביקשה. היא חיפשה פתרונות – יחד איתו ומחוץ לחברה.
שלב 5 – בקרה
אחרי תכנון טוב עוברים לביצוע (וממשיכים לתכנן). שימו את הגאנט במקום שזמין לכל האנשים שלכם- שיוכלו להתקדם באופן עצמאי, להבין את ההקשר הרחב של העשייה שלהם ולהיות חלק מההתקדמות.
- אחת לשבוע שי חזרה אל הגאנט עם הצוות, הם סימנו יחד משימות שבוצעו (בכייף גדול והרבה פירגון). הצבע שנתנה למשימות שבוצעו הבליטו את ההישגים וההתקדמות וזה הרים את המוטיבציה. לדברים שלא הספיקו הם מצאו פתרונות יחד, וגם הוסיפו משימות שהתגלו לאורך הדרך. היא תיארה את זה כמו משחק שבו הם גררו משימות משבוע לשבוע וכולם לקחו בו חלק. היתה תחושה גדולה של עשייה משמעותית.הם היו גמישים למציאות ומתוכננים אל המטרות והיעדים.
צרו תמונה מערכתית- נהלו את כל המהלכים על אותו גאנט
בשלב הבא, אחרי שדייקתם לעצמכם את צורת העבודה שנוחה לכם ולצוות, מומלץ בחום להוסיף לאותו אקסל מהלכים ניהוליים נוספים. באופן אישי אני מעדיפה שיהיו אחד מתחת לשני. ככה יש לכם ראייה מערכתית, אפשר לזהות עומסים או עיכובים, צווארי בקבוק ועוד.
לסיכום,
בדיוק כמו בניהול פרויקטים מקצועיים – גם מהלכים ניהוליים כדאי לנהל עם גאנט.
התחושה הזו שכל הכדורים באוויר מנוהלים, שיש "מקום" שמחזיק את כל המהלכים והמשימות הניהוליות, שלא צריך להתאמץ להחזיק הכל בראש. הראייה של התמונה הכוללת מאפשרת לשקף אותה לשותפים השונים באופן ברור ופשוט ומכאן גם לחבר אותם, לאפשר עצמאות ולתת תחושת התקדמות ומשמעות. כל אלו מייצרים הקלה ניהולית משמעותית.
רגע לפני שסיימנו ואתם רצים לעשות גאנט – 2 נקודות:
1. זה כלי עבודה – אם אתם מוצאים את עצמכם כל היום עסוקים בו ואין התקדמות בפועל – משהו לא עובד נכון וצריך לדייק.
2. כל תוכנית היא בסיס לשינויים, גמישות זו יכולת ניהולית הכרחית וחשובה, וגם אותה הגאנט עוזר לפתח.
להצלחה הניהולית שלך,
רות
