מול אתגרי ההתמודדות עם השלכות הקורונה שמעסיקים את כולנו בימים אלו, ניהול מרחוק של אנשים וצוותים נעשה רלוונטי מתמיד. מדובר בניהול מאתגר מצד אחד, אך טומן בחובו הזדמנויות רבות בהיבטי גמישות בשעות העבודה, חסכון בזמן והתייעלות.
האתגר שבניהול אנשים וצוותים מרחוק - 2 עקרונות
ניהול מרחוק של אנשים שעובדים מהבית באופן יומיומי לאורך זמן שונה ממצב של ניהול אנשים שמידי פעם ״לוקחים יום עבודה מהבית״. מדובר בניהול המצריך בראש ובראשונה שינוי תפיסתי, ובהמשך גם התנהלות שונה.
למה? 2 עקרונות חשובים:
1. עליה בסיכון לאי הבנות – מכירים את המצבים בהם הגדרתם למישהו לקדם נושא מסויים והוא הלך לכיוון לגמרי שונה ממה שהתכוונתם? אנשים שונים מפרשים ומבינים דברים אחרת.
בעבודה מרחוק יש פחות תקשורת לא פורמלית: האפשרות לראות תנועות גוף, לזהות על פניו של אדם שהוא הבין, שיש לו שאלה, שלא נוח לו עם המשימה, שיחות חולין בפינת קפה שמפילות אסימון לגבי הציפיות של הלקוח, טיפ שמישהו זורק לך במסדרון וכו׳… זאת הסיבה שבעבודה מרחוק יש יותר פוטנציאל לאי הבנות.
2. מעבר ממיקוד בתשומות למיקוד בתוצרים – בניהול מרחוק למנהל יש תמונה פחות ברורה לגבי איך אנשים מבצעים את המשימות, על מה הם עובדים בזמן נתון ומתי הם עובדים. נדרש ניהול שמתמקד בתוצרים ולא בתשומות (כמו שעות עבודה). זהו ניהול פחות ריכוזי שמבוסס על אמון ומוטיבציה של פנימית.
איך משיימים את עקרונות הניהול מרחוק?
1. תיאום ציפיות – מעבר לעבודה מהבית הוא מעבר ״למגרש משחקים אחר״. אי אפשר לשחק על המגרש החדש עם חוקי המשחק הישן. על אותו משקל, טעות היא לצפות מאנשים להמשיך לעשות את מה שעשו עד כה, רק מהבית מבלי לתאם איתם ציפיות.
- העבירו לצוות את המסר שהצוות עובר למוד התנהלות אחר – דבר המצריך מכולם למידה והסתגלות לאופן עבודה שונה.
- הגדירו מה יהיו מנגנוני הסינכרון והתקשורת של הצוות (פירוט בסעיף הבא) ואיך מצופה לנהוג בהם. לדוגמה, מחוייבות של כולם להיות נוכחים בשיחת וידאו של סטטוס יומי, להתחבר כמה דקות מראש כדי לא לבזבז זמן על בעיות טכניות, לצמצם רעשי רקע וכו׳…
- העבירו את המסר שעבודה מהבית מאפשרת גמישות בשעות בהן בוחרים לעבוד. לצד הגמישות זאת, נדרשת מחוייבות מכלל חברי הצוות לעמוד בלוחות הזמנים שנגדיר ולהתריע מראש במקרה ויש פער או עיכוב. מומלץ להסביר שהמיקוד הניהולי שלכם יהיה על התוצרים ולא על שעות העבודה.
- הסבירו איך אתם רואים את שגרת העבודה בתקופה זו. מהם אבני הדרך המרכזיות הצפויות וכיצד תנהלו אותם כצוות מרוחק, מהי מהירות התגובה המצופה וכו׳.
2. הכניסו את הצוות למקצב משותף – כאשר חלק או כל חברי הצוות עובדים בנפרד, קל להגיע לנתק מהקצב המוכר של חיי העבודה. מנגנוני הניהול שתקבעו בצוות יהוו ״מטרונום״ חשוב שישמור על מקצב משותף בצוות. נדרש לקיים יותר מנגנונים אל מול מה שאתם רגילים בניהול קרוב.
- הגדירו לצוות מה יהיו המנגנונים, מתי יתקיימו ובאיזו תדירות.
- התעקשו שחברי הצוות יצטרפו לישיבות בוידאו ולא בשיחת טלפון. לאפשרות לראות זה את זה תרומה גדולה לתקשורת בצוות.
- הקפידו לקיים את המנגנונים בימים ובשעות קבועות. קיימו אותם באופן עקבי ואל תבטלו / תזיזו אותם. הקפידו להתחיל ולסיים את הישיבות בזמן.
- מומלץ לקיים ברמת כלל הצוות לפחות מנגנון סינכרון אחד יומי קצר (כמה דקות עד חצי שעה). מרבית הצוותים יעדיפו לקיים זאת בתחילת בתחילת היום. כמו כן, לפחות מנגנון שבועי אחד.
- צרו מבנה קבוע לכל מנגנון (לדוגמה, פתיחה בעדכונים שלך, סבב סטטוס, קביעת סדרי עדיפות קדימה, סיעור מוחות לגבי בעיות משותפות וכו׳).
- החשיבות של שליחה מראש של האג׳נדה של נושאים לדיון כמו גם, הפצת סיכום של החלטות בסוף הישיבה חשובה מתמיד.
- קבעו זמן מוגדר לסיעור מוחות משותף, חדשנות, פתרון בעיות מורכבות.
- אל מול הנטייה לרדת לפרטי המשימות בתוך המנגנונים הקבועים, הקפידו לשלב בתוכם גם עדכון מצידכם ומצידם של אחרים בצוות על הנעשה בחברה. כך תשמרו על חיבור הצוות לתמונה הגדולה.
3. אל תשכחו את הניהול ב 1:1 – בניהול מרחוק ניתן בקלות ומבלי לשים לב לבסס את רוב התקשורת על מיילים / הודעות טקסט באופן שיפגע לאורך זמן בתדירות ואייכות הקשר האישי.
- הקפידו לקיים שיחות 1:1 כחלק ממנגנוני הניהול הקבועים שלכם.
- השתמשו בשיחות 1:1 לא רק לקבלת סטטוס, אלא למתן פידבק, חניכה, חשיבה משותפת על פתרון בעיות וחיבור אנשי הצוות לתרומתם האישית בתמונה הכוללת של תוצרי הצוות.
- העדיפו שיחות וידאו מידי פעם (בעיקר בשיחות בהם חשוב לכם להעביר מסר מדוייק או ליצור קשר אישי). שאפו לקיים יותר שיחות טלפוניות (לעומת תקשורת מבוססת טקסט) משהייתם מקיימים לו הייתם עובדים יחד במשרד.
4. צרו בהירות לגבי משימות – כשאתם מנהלים מקרוב, לאחר שביקשתם מעובדת לקדם נושא, היא עשויה בהמשך ״להכניס אליכם את הראש למשרד״ לשאלה או הבהרה או שבמקרה תשמעו משהו במסדרון דרכו תבינו שאותה עובדת הבינה את המשימה בכיוון שונה ממה שהתכוונתם. כיוון שבניהול מרחוק אין את הערוצים האלו, נדרשת התנהלות פחות אינטואיטיבית ויותר מאורגנת. החשיבות שבפירוק מטרה לתתי משימות מאוד ברורות היא.
- הקדישו יותר זמן לתכנון הפרטים לגבי המשימות שאתם רוצים שהצוות יקדם ותהליך העבודה שיוביל להשגתן. תכננו מי עושה מה ומתי.
- הגדירו יעדים עם לוחות זמנים לביצוע. צרו מחוייבות בצוות לעמוד ביעדים.
- אל תסתפקו בהנחיות כלליות כדוגמת ״קדמי את נושא x״, אלא היו ספציפיים לגבי מה התוצרים שאתם מצפים שיושגו.
- יש קו דק בין ניהול ברור ומדוייק לבין מיקרו מנג׳מנט. אל תחצו אותו. הגדרת התוצר שאתם מצפים לקבל לא אומרת שעליכם להיכנס לפרטים של איך להגיע לתוצר זה.
פעולות אלו יאפשרו לעובדים גמישות לגבי מתי הם בוחרים לעבוד. יש עובדים שכאשר עובדים מהבית, יעדיפו להקדיש זמן לסידורים אישיים, זמן משפחתי. ברגע שאתם יוצרים בהירות לגבי מה התוצר המצופה ומתי עליו להיות מוכן, אנשים לוקחים אחריות על ניהול הזמן שלהם ואתם יכולים לאפשר את הגמישות והאמון הנדרש לניהול מרחוק.
5. ״שיחות פינת קפה״ וירטואליות – לפעמים, השיחות האקראיות בפינת הקפה הן לא פחותות בערכן לשיתוף במידע וחיזוק קשרים מהפגישות הפורמליות… בניהול מרחוק, ישיבות הצוות הופכות להיות מאוד מוכוונות משימה. המחיר הוא פגיעה בעבודת הצוות. דרכים להימנע מכך:
- התחילו ישיבות צוות בסבב "check-in". זה יכול להיות בענייני עבודה כגון סבב שיתוף במה האתגר שהכי מעסיק כל אחד כרגע או בענייני המצב – איך זה עבורי לעבוד מהבית? מה הדבר הכי מוטרף ששמעתי לאחרונה בענייני הקורונה…מי הצטייד במסיכות, חומרי חיטוי ומזון וכו׳…בדיוק כמו השיחות בפינת הקפה…
- ניתן ליצור עם הצוות זמן קבוע ביומן להפסקת קפה וירטואלית משותפת – זהו זמן לשיח לא פורמלי בדומה לזמן Happy Hour המקובל בארגונים.
6. שפרו את הניהול מרחוק תוך כדי תנועה – הקדישו כמה דקות בישיבת צוות מידי פעם לשאול את הצוות איך העבודה מרחוק משפיעה על כל אחד אישית ועל הצוות כולו. מה בהתנהלות שלנו כצוות עובד לנו טוב בתצורת העבודה הזאת? ומה נרצה לשפר? זהו האמצעי האפקטיבי ביותר להבטיח למידה, הסתגלות למצב בחדש ושיפור והתאמה של שיטת העבודה לאורך הדרך.
לסיכום, מעבר לניהול מרחוק מצריך קודם כל שינוי תפיסתי ואחר כך, התנהלות מותאמת. הוא מאתגר, אך מכיל בחובו הזדמנויות רבות לחסכון בזמן (נסיעות בפקקים, דיונים, אירועים), גמישות שמאפשרת ניהול אורח חיים חופשי יותר, חיזוק אמון והעצמה לעובדים. בנוסף, זוהי הזדמנות לפתח ״שריר״ שהולך ונעשה חשוב יותר בעולם העבודה החדש. מי יודע, אולי תרצו לאמץ את השיטה (ולו באופן חלקי) גם אחרי עידן הקורונה…
להצלחה הניהולית שלך,
עירית ורות
