אחרי ההתנסות בעבודה מהבית, שנחתה בתקופה זו כאילוץ, הנהלות רבות שוקלות בימים אלו האם – איך – ועד כמה לאפשר עבודה מהבית ולעבור לניהול מרחוק, גם אם חלקי. מהשטח אני שומעת קולות של מנהלים ועובדים שמעוניינים בדבר- לאור התנסות חיובית בתקופה האחרונה הן בהיבטי גמישות ונוחות והן בהיבטי חסכון בזמן ופרודקטיביות.
הבעייה המיידית שעולה למנהלים כשדנים בניהול מרחוק כפתרון קבוע – היא שמנהלים חוששים מאובדן שליטה ומכאן פגיעה ביכולת לעמוד ביעדים. אל הבעיה הזו מתלווה חשש מהקושי לקדם פרויקטים בסטנדרטים המקובלים (כי אני לא רואה מה ואיך עושים), חשש מהתפזרות ואיבוד הפוקוס של אנשי הצוות והארגון (כי אנחנו רחוקים זה מזה) ומכאן ירידה במחויבות לעשייה, לארגון, ובסיכוי להצליח.
המכשלה במעבר אפקטיבי לניהול מרחוק
רבות נכתב על ניהול מרחוק ועבודה מהבית- כלים, טכניקות, שגרות ניהול. אך יישום של כלים וטכניקות לא מספיק כדי לייצר הצלחה בניהול מרחוק, יש צורך בשינוי התפיסה הניהולית, במיינדסט. מנהלים שעוברים לניהול מרחוק ולא עושים את השינוי בתפיסת הניהול צפויים לתסכול גדול ומאמץ גבוה בניסיון לייצר ביטחון וודאות בסביבה שכזו.
כמה תפיסות (פרדיגמות) נפוצות שמונעות את שינוי המיינדסט שמוביל לניהול אפקטיבי מרחוק, ונסיון לערער אותן:
* "אני רוצה לראות את העובדים שלי" – בקרב מנהלים רבים ישנה הנחה סמויה שאם אני רואה את העובד זה אומר שהוא עובד. בואו נהיה כנים – העובדה שרואים את העובדים לא מבטיחה עבודה אפקטיבית או יעילה, וגם לא מבטיחה עבודה. אותו הדבר להיפך- עובד שלא רואים לא אומר שאינו אפקטיבי. וודאי יש לך דוגמא או שתיים למצב כזה. וזה מוביל לנקודה הבאה:
* "איך אפשר למדוד כמה שעות העובד עובד?" – בארגונים רבים הדרך המרכזית למדוד תפוקות של עובדים היא באמצעות שעות העבודה. האם מספר השעות מעיד על הערך והתרומה של העובד? על המוטיבציה שלו? התשובה אינה חד משמעית. אין ספק שאחד האתגרים המרכזיים בניהול מרחוק הוא להמיר מדידת שעות ותשומות למדידת תפוקות. מכאן עולה האמירה:
* "אי אפשר למדוד הכל" – נכון, אבל גם לא צריך למדוד הכל. חשוב שלכל עובד תהיה אחריות ברורה ומדדים ברורים שעוזרים להם ולכם להבין מה נדרש מהם ביומיום, בחודש, ברבעון… כשמנהלים לאור תפוקות קל יותר לעובד לתעדף, לקדם ולפעול ולכם כמנהלים לעשות בקרה.
* "יש עובדים שילכו לשתות קפה, יעשו סידורים, או יטפלו בילדים" – בהחלט יתכן, נשאלת השאלה איך זה משפיע על העובד והעבודה?. אין ספק שמהלך כזה דורש תאום ציפיות ברור והסתגלות לניהול משימות באופן שונה, אבל אם יש תוצר, איכותי, בזמן ובהתאמה לדרישות שלך, של חברי צוות, ממשקים, או לקוח – למה זה מפריע? נזכור, שבעבודה מהבית פותחים מחשב גם בערב או מתחילים מוקדם בבוקר כדי לקדם משימות והגמישות הזו מאפשרת לעובדים מצד אחד לקחת אחריות ומצד שני להיות יותר בשליטה על אורח החיים שמתאים להם.
* "אבטחת מידע" – זה לא תחום ההתמחות שלנו, אבל שווה לבדוק אם זו פרדיגמה או מציאות…
ניהול מרחוק- היתרון הישראלי
בישראל יש לארגונים יתרון משמעותי שמאפשר לשלב בין עבודה מהבית לעבודה במשרדים – זאת מאחר ובנסיעה של שעה- שעה וחצי אפשר להגיע אל מרכזי תעסוקה גדולים. ארגונים שמרבית העובדים שלהם נמצאים בארץ יכולים להחליט על מספר ימים בשבוע של הגעה למשרדים לצורך פגישות וביתר הימים לאפשר לעובדים לבחור לפי האפקטיביות וההעדפה שלהם. הגמישות הזו מחייבת את העובדים לקחת אחריות, לתכנן, לתקשר את העשייה שלהם בשילוב עם מפגש פיסי, בינאישי שכל כך נחוץ וחשוב.
לסיכום,
מחקרים בארגונים מראים שניתן לנהל מרחוק ולייצר הצלחה ניהולית ועסקית (מצורפים כמה קישרים בתחתית הפוסט).
כשדנים בנושא של שילוב עבודה מהבית כעניין שבשגרה חשוב לזהות את התפיסות שמשפיעות על קבלת ההחלטה ולערער עליהן. כדי לצמצם את ההשפעה של אותן תפיסות מומלץ להבין את האופן בו המהלך יכול לקדם ולעכב את מטרות ויעדי הארגון, להגדיר יעדים ומדדים, להוסיף לדיון נתונים שמעידים על פרודוקטיביות במצב הקייים והרצוי, חיסכון צפוי בעלויות, והשפעות נוספות כמו מוטיבציה ושימור עובדים, תרבות ארגונית, משיכת וקליטת עובדים חדשים ועוד.
קישורים למאמרים על אפקטיביות ניהול מרחוק:
- מחקר מקיף שמשווה בין עובדים במשרה מלאה מרחוק לעומת מהמשרד מראה שהעובדים מרחוק עובדים בחודש 1.4 ימים יותר מאשר עמיתיהם שמגיעים למשרד. מדובר בתוספת של מעל 3 שבועות עבודה בשנה פר עובד.
- מחקר שבדק פרודוקטיביות של עובדים בתחומים שונים כשהם עובדים ממקומות שונים ומראה עלייה בפרודוקטיביות בתנאים ניהוליים ברורים.
