המעבר הזה בין שנים הוא הזדמנות שאסור למנהלים לפספס כדי לייצר שיפור וצמיחה בכמה רמות: ניהולית, עסקית, ארגונית, ביצועית, חברתית ואישית – בין אם השנה מסתכמת עם נתונים טובים, ועל אחת כמה אם בפחות… סיכום שנה זו פעולה מסוג “חשוב” ולא “דחוף” שיכולה לייצר מוטיבציה ומשמעות, למנוע טעויות, למנף הצלחות.
כתבתי עבורך 5 כלים ששימוש בהם בסיכום השנה הקרב- יקח אותך לשם. אבל קודם כל-
למה לעשות סיכום שנה?
1.לתת משמעות, ליצור שייכות – ביומיום אנחנו מדברים משימות, פעולות, תוצאות מיידיות. בשוטף העובדים שלך רואים את החלק שלהם בפאזל, הם לא רואים את התמונה המלאה. המעבר מחלק בפאזל לתמונה המלאה הוא הזדמנות לייצר משמעות, מוטיבציה, לרתום. זה נותן תחושת התקדמות- במה שהתקדם, וגם אפשרות להפיק לקחים איפה שלא עבד טוב.
2. למנוע טעויות ובזבוז – יש דברים שאפשר לראות רק כשאנחנו עושים ZOOM OUT: תקלות שחוזרות על עצמן ומייצרות לנו עומס, הוצאות מיותרות, עזיבה של לקוחות בתקופה מסויימת, או כל מחיר משמעותי אחר. הסתכלות שנתית עוזרת לנו לזהות דפוסים. ומאפשרת לנו לעשות שם עבודה של שיפור ומניעה.
3. למנף הצלחות– ומהצד השני- חשוב מאוד לבחון מתי אנחנו במיטבנו, מה התנאים שמאפשרים את זה, ואיך אפשר לשכפל ולמנף אותן. כשרואים את זה כסיכום שנה – ההישגים עוצמתיים יותר.
4. קבלת החלטות מתוך ראייה מערכתית- כשמציגים תמונה מערכתית ומלאה, לאורך שנה, בצורה מסודרת אתם מעצבים את קבלת ההחלטות של העובדים שלכם. אתם מטמיעים ערכים, דפוסי פעולה וצורת חשיבה.
סיכום של תקופה, של שנה, יכול לחסוך לך ולעובדים שלך הרבה מאוד אנרגיה, לחסוך עלויות, לייצר הבנה, שייכות ומכאן גם מוטיבציה.
4 כלים לבניית סיכום שנה אפקטיבי
(מומלץ לרשום לעצמך רעיונות שעולים תוך כדי הקריאה)
1. מספרים רבותי, מספרים – הנתונים והמספרים הם עובדות שעל בסיסם אנחנו מובילים לאורך השנה. ולכן בשלב ראשון חשוב לאסוף מדדים, כאלה שנמדדים עליהם באופן ישיר ואחרים שמלווים ברקע, שמושפעים או משפיעים. למשל- חברה שהמכירות שלה עולות, אבל נמצאת בהפסד, או חברה שנמצאת בהפסד אבל מספר ההזמנות ברבעון האחרון עלה בצורה משמעותית – כדאי להציג את נתוני המכירות ואת המדדים של התהליכים התומכים. בנוסף, אפשר להציג כבר את היעדים לשנה הבאה– כדי להרחיב את התמונה.
2. להגדיר תוצאה רצויה– זה הזמן לדמיין שנגמרה פגישת סיכום השנה (כן, עוד לפני שהיא התחילה), קבוצת עובדים הולכים להכין קפה ובדרך מדברים על הפגישה. מה הם אומרים עליה? איך הם מרגישים? איך הם פועלים באותו היום ולמחרת? חשוב לדייק: אדישות, התרגשות, חשש, הסתערות. התוצאה הרצויה תוביל אותך לשלב הבא:
3. לספר סיפור – אנשים אוהבים סיפורים, דוגמאות. כשהנתונים יבשים הם לא מעניינים. על בסיס העובדות, ולאור התוצאה הרצויה חשוב לבחור את הסיפור שמתאים להציג. לדוגמא- צוות שלמרות הקשיים והתאגרים שהיו לאורך השנה עשה את המקסימום וגם העלה רעיון שצמצם את הפער בין היעדים לתוצאות השנה. או אגף שבזכות חיזוק הקשרים בין הצוותים שבו יתר ייעול של העבודה, הפחתת לחצים ועמידה ביעדים. ואולי הסיפור האנושי שלנו- קלטנו מספר אנשים חדשים בהמלחה, או שאף חבר צוות לא עזב.
תחליטו איזה תוצאה, מסר, אווירה אתם רוצים להעביר ולייצר, וצרו סיפור, שנתמך במספרים ומחזק אותם.
4. ליצור שיח ומעורבות – אני תמיד ממליצה לקחת את הפגישה צעד קדימה ולהכניס לתוכה דיאלוג, לייצר חשיבה, לשאול שאלות. איך אנחנו יכולים להמנע ממצב שקרה לנו השנה? איך אנחנו יכולים לשכפל אירוע חיובי שקרה גם בשנה הבאה? צרו שיח פתוח, הקשיבו לכל רעיון שעולה – כי הוא יוביל לרעיון הבא. שאלות מייצרות מעורבות וחשיבה, הן מעבירות מסר של שותפות, של ערך ומשמעות.
לסיכום,
אל תסתפקו בהצגת נתונים ויעדים, סיכום שנה להפקת לקחים לקראת השנה הבאה הוא כלי משמעותי שיכול לייצר הקלה והשפעה ברמה האישית, הצוותית, האגפית וברמת החברה. ולכן, מומלץ לקיים סיכום שנה.
להצלחה הניהולית שלך,
רות חובב וענונו
