עם יד על הלב, האם הלחץ בעבודה באמת נובע מעומס משימות, או אולי מבעיה בניהול הזמן, בניהול המשימות או בניהול עצמי?
תרגיל בן שלושה שלבים יסייע לכם לאתר את מקור הבעיה
לרוץ כל היום מפגישה לפגישה, להרגיש את עומס המשימות וההחלטות שצריך לקבל, לעשות מבלי להספיק לתכנן, לקבל על עצמנו עוד אחריות, לשמוע את הקול הפנימי שמזכיר מה אנחנו לא מספיקים, לחוש מחנק בחזה, להתאמץ ובכל זאת להגיע לתוצאה לא מספקת. מתיש.
אם המצב מוכר לכם, אתם לא לבד. ממחקרים[1] עולה כי:
* 80% מהעובדים חשים לחץ בעבודה.
* 25% מהעובדים מרגישים צורך לצעוק או לצרוח בגלל הלחץ בעבודה.
* 62% חשים כאב בצוואר באופן שגרתי בגלל הלחץ בעבודה.
* 44% מהעובדים מדווחים על תחושת לחץ בעיניים כתוצאה מהלחץ בעבודה.
* יותר מ-50% מהעובדים עוסקים במשימות הקשורות לעבודה יותר מ-12 שעות ביממה.
* יותר מ-50% מהעובדים אינם אוכלים ארוחת צהריים בגלל לחץ בעבודה.
רגע לפני שמשלימים עם המצב, אציג כלי בן שלושה שלבים שיעזור לכם לבחון האם באמת קיים עומס בתפקידכם, או שמדובר בתחושת לחץ שמלווה אתכם בשל ניהול משימות לקוי.
הלחץ בעבודה יכול לנבוע מכמה מקורות: אחריות וסמכות, סביבת עבודה, מנהל ישיר ועוד. המיקוד במאמר הוא בתחושת הלחץ שאנו קושרים לעודף משימות.
כמה זמן דרוש לכם לעמידה במשימות?
שלב 1: מיפוי משימות והערכת משכן
א. הכנה: הכינו טבלה בעלת שתי עמודות כמו בדוגמה.
ב. רישום המשימות: בעמודת המשימות, כיתבו את כל המשימות שבאחריותכם הישירה במהלך שבוע ממוצע.
ניתן לזהות שלושה מאפיינים למשימות:
* מתוכננות – ישיבות צוות, ישיבות הנהלה, פגישות עבודה שקבועות מראש ביומן.
* בלתי מתוכננות – שיחות טלפון, אירועים לא מתוכננים, חיפוש מידע, אנשים שמגיעים במפתיע.
* פעולות אישיות – ארוחת צהריים, הפסקות, עישון, שיחות טלפון עם קרובי משפחה/ חברים.
! טיפ: ישיבה מול היומן תעזור לכם במיפוי המשימות.
ג. הערכת משך הזמן לביצוע כל משימה: על יד כל משימה יש להעריך את משך הזמן המושקע בה בשבוע, ובדקות.
דוגמאות: אחת לחודש נערך פורום מקצועי שנמשך שעתיים – יש לרשום פעילות זו כ-30 דקות שבועיות. לאורך השבוע ישנן התייעצויות מקצועיות – יש להעריך את הזמן השבועי המושקע במענה. אחת לשבוע יש נסיעה לירושלים – חשוב לכתוב את משך זמן הנסיעה.
! חשוב! יש לכתוב את הזמן שהפעולה לקחה בפועל, ולא את הזמן המתוכנן או הרצוי.
ד. סכימת הזמן – יש לסכם את סך הדקות ולהופכן לשעות הדרושות לביצוע כל המשימות.
כרגע יש בידיכם מיפוי והערכת הזמן הדרוש לצורך עמידה במשימות הקיימות.
ניהול משימות – שלב 1 – טבלה למילוי אישי
שלב 2: מיפוי שעות העבודה השבועיות
א. לגבי כל יום בשבוע, יש לכתוב את שעת ההגעה לעבודה ואת שעת היציאה המתוכננת. ניתן להיעזר בטבלה לדוגמה:
ב. סכימת שעות העבודה בפועל – יש לחשב את סך שעות העבודה השבועיות שכתבתם.
ניהול משימות – שלב 2 – טבלה למילוי אישי
שלב 3: השוואה וניתוח התוצאות
כעת יש להשוות בין סך הזמן השבועי הדרוש לכם לעמידה בכל המשימות לבין סך שעות העבודה.
ככלל, קיימות שלוש אפשרויות ביחס שבין סך שעות העבודה לסך שעות המשימות ברמה השבועית:
* מאוזן: לכאורה אלה בשורות טובות – כנראה שתחושת עודף המשימות היא אכן רק תחושה ולא מציאות מדויקת. ייתכן שתחושת המחנק והלחץ היא תופעת לוואי שמקורה אחר. מומלץ לבחון אם טבלת המשימות היא אכן מה שקורה בפועל, ואם ניהול המשימות שלכם נכון. אובייקטיבית, לא אמור להיות לחץ בניהול המשימות, למעט אירועים חריגים.
! כדאי לבדוק – לעתים אנו לוקחים על עצמנו משימות שאינן באחריותנו או בסמכותנו, למשל: התמודדות עם משימות שעובדינו לא מתמודדים איתן, מעורבות בפרויקט חוצה ארגון שאינו מקדם את מטרותינו בתפקיד ומעמיס שעות, חיפוש מידע או ספק באופן עצמאי במקום לפנות אל מומחה בארגון, ועוד.
אם ברור שהלחץ אינו נובע מניהול המשימות, שאלו את עצמכם: האם ישנם מקורות אחרים ללחץ? אולי אחריות גדולה? היעדר כלים לביצוע משימות כלשהן? המנהל הישיר שלכם? ועוד.
* סך שעות העבודה גבוה מסך שעות המשימות: ראשית, כדאי לוודא שאכן כתבתם את כל המשימות. יש לעקוב בשבוע הקרוב ולהשוות בין טבלת המשימות לבין המשימות בפועל. אם עדיין נשארתם עם שעות זכות, יש לבחון ממה נובע הלחץ: ניהול משימות לקוי, אי ודאות בתפקיד או גורמים אחרים. בזמן שהתפנה לכם ניתן לשלב פעולות שמקדמות את המקצועיות שלכם ושל הצוות, בִמקום שהשעות "ייעלמו" להן.
* סך שעות המשימות גבוה מסך שעות העבודה: תחושותיכם אודות העומס מקבלות ביטוי אובייקטיבי, וזה שלב ראשון וחשוב בדרך. השלב הבא הוא להתמודד עם תעדוף משימות באמצעות האצלת סמכויות, ובמידת האפשרות והצורך – שיתוף המנהל הישיר בתוצאות התרגיל לצורך חלוקה שונה של המשימות. חשוב לתת את הדעת על כך שייתכן כי ישנם גורמים נוספים היוצרים לחץ.
השלב הבא לאחר התרגיל הוא יצירת שגרה התומכת בהורדת הלחץ, בניהול המשימות במסגרת הזמן. הקושי בתחום זה נובע מהעובדה שמדובר בניהול עצמי, במודעות, ביצירת הרגלים חדשים ובפרידה מההרגלים הישנים. לעתים זווית ראייה, פרדיגמה, עוזרת לנו להתעשת ולהתנהל אחרת. הנה כמה זוויות שאולי יקלו עליכם.
נקודות למחשבה על משאב ה"זמן"
1. בכל רגע נתון ניתן להיות במקום אחד: ברגע נתון ניתן להיות פיזית במקום אחד בלבד, ולכן חשוב לבחון בכל פעם מחדש מה השימוש הנכון ביותר לזמן שלי כרגע – האם הצוות שלי יוכל להתמודד עם דילמה מקצועית ללא הנוכחות שלי, או מה יקרה אם אאחר לישיבת מנהלים לאור זה? לדוגמה, בבואנו לרכוש מוצר יקר – טלוויזיה, מכונית – אנו עושים סקר שוק ומחליטים איפה הכי כדאי לקנות. מומלץ שההתייחסות לזמן שלכם תהיה בדומה – איפה הכי כדאי להשקיע אותו.
2. ניצול זמן + ניהול עצמי = עמידה במשימות:לא ניתן לנהל את הזמן. דקה היא דקה ושעה היא שעה. כן ניתן לנהל את אופן ניצול הזמן לטובת קידום המטרות, ולשם כך דרושה מודעות גבוהה ועבודה אישית על ניהול עצמי.
האם באמת ניתן להתרכז בתכנון השנתי, בקריאת דו"חות או בכתיבת הערכה לעובד, כשהטלפון מצלצל בכל כמה רגעים או כשקוראים כל אי-מייל חדש שמגיע? כשפועלים כך, כל משימה דורשת בפועל זמן רב יותר וגם איכותה נפגעת. מענה לאי-מיילים בזמן ישיבה או התכתבות עם עובדים אינם ממנפים ואינם מכפילים את התפוקות. מחקרים מראים כי בועת המולטי-טאסקינג התפוצצה. יישום נחוש ועקבי של כלים לניהול משימות יביא אתכם לתוצאות.
3. הערכה וכבוד לזמן שלכם (כי אף אחד אחר לא יעשה זאת):כבדו את הזמן שלכם. כשאתם תכבדו אותו, גם אחרים יכבדו אותו. מתקשרים אליכם בכל רגע נתון או מגיעים לחדרכם להתייעצות? המירו את השיחות האקראיות בפגישות מסודרות ומתואמות מראש. זה לא מקובל אצלכם בארגון? אולי, אך אחרי שתיים-שלוש פגישות, כל הצדדים יבינו את הרווח שבתיאום. אם יש לכם פגישות מחוץ למשרד – נהלו את היומן כך שפגישות באזורים סמוכים יתואמו לאותו היום, ברצף.
חשוב לטפח את המיומנות לניהול משימות ואת ניצול הזמן לאור המטרות המרכזיות בתפקיד. כי מהזמן לא נוכל לייצר עוד, לזמן אין תחליף.
לסיכום, בשלב ראשון חשוב לזהות אם הלחץ הוא אובייקטיבי או סובייקטיבי, כלומר אם הלחץ אכן נובע מעודף משימות או מגורמים אחרים. השלב הבא הוא מודעות וניהול עצמי – ניהול משימות ולא ניהול זמן. זה דורש משמעת גבוהה, מודעות ושליטה, והתנסות במגוון שיטות להגדלת יעילות ניצול הזמן. בתחילה מושקע מאמץ, אך אחרי תקופה הדברים הופכים להרגל והסביבה מתרגלת, ואפילו לומדת מכם. חשוב לשמור על מידה בריאה של לחץ – מחקרים[2] מראים שהיא טובה לתוצאות.
[1]מתוך סקר גאלופ, שמצוטט באתר של המכון האמריקאי ללחץ.
[Harvard Business Review[2]- מאמר מתוך האתר, מאמר נוסף בנושא
