לכל אחד ואחת מאיתנו יש הרגלי עבודה שיצרנו. חלקם מוצלחים יותר וחלקם פחות. העניין הוא שהם נראים לנו מאוד "רגילים".
לדוגמא- ריכוז של בקשות מסוג מסויים שמגיעות במייל בתיקייה ייעודית ומענה מרוכז אחת ליום / שבוע – תלוי בצורך (אני מרכזת בתיקייה במייל בקשות תשלום לספקים ומשלמת אחת לחודש), או שימוש באתר או תוכנה מסויימת לפעולה שגרתית, יש כאלה שבתחילת כל יום מעדכנים מנהל ישיר או לקוח בתוצרים שאמורים להגיע אליהם היום – כדי למנוע מיילים / טלפונים ולאפשר היערכות של הצד השני לקבל את התוצרים, ואולי פרומפט שעובד מעולה למשימה מסויימת.
מה שלך רגיל ושגרתי – לאחרים בצוות יכול להיות בעל ערך
לאחרונה הנחתי מפגש לאגף שצריך לעשות קפיצת מדרגה בזמני הדליברי שלו ללקוחות. הם עומדים בלו"ז באופן לא עקבי והסמנכ"לית רוצה להוביל לכך שמספר תהליכים מוגדרים יעמדו בזמנים, תמיד.
לאורך המפגש היתה חשיבה בצוותים על תהליכי העבודה המרכזיים והתקבלו החלטות לגבי איך אפשר לייעל אותם. בסיום נתתי תרגיל שיצר ערך באופן שהפתיע גם אותי, אז חשבתי לשתף אותו כאן עם מנהלים ומנהלות נוספים. הוא ממש פשוט ליישום.
ביקשתי שכל אחד ואחת מחברי הצוות ישתפו בשיטות, קיצורי דרך, כפתורים, פעולות, הרגלים, שמייצרים להם התיעלות או חיסכון בזמן בתהליכים שנבחרו למיקוד.
האמת, הופתעתי עד כמה אפקטיבי התרגיל הזה היה- אנשים שיתפו בשמחה דרכי עבודה שעבורם היו "ברורות מאליהן", ואחרים התחדשו בטכניקות אפקטיביות להטמעה מיידית.
על הדרך נוצר חיבור בין חברי הצוות, שפה משותפת שהתחזקה ובהשקעה של חצי שעה – נוצר ערך מדהים.
זהו, קצר, קולע ופרקטי.
מוזמנים לקחת את זה לישיבת הצוות הבאה שלכם, עם כל דרג. גם אם אין צורך ספציפי של התייעלות או עמידה בזמנים – זה כייף לגלות דרכי עבודה אפקטיביות וקלות יותר.
כדאי לסמן ביומן עכשיו באיזה ישיבת צוות תעשו את התרגיל הזה – כדי להגדיל את הסיכוי שזה יקרה.
להצלחה הניהולית שלך,
רות חובב וענונו
