שנים של ליווי מנהלים בכניסה לתפקיד חדש (גם מרחוק) לימדו אותנו דבר חשוב – מי שמכין את עצמו לקראת התפקיד החדש:
- מקצר משמעותית את תקופת ההתמקמות והלמידה
- חוסך מעצמו חלק מהטעויות של תחילת תפקיד
- מגבש מהר את המטרות והתוכנית הניהולית
- רותם באופן אפקטיבי את השותפים הרלוונטיים מתחילת הדרך ומוביל שותפויות
- מצמצם את שלבי ההצפה וההתבדרות ומאפשר מיקוד ויצירת ערך מהר יותר
חשוב לשים לב שגם כאשר נכנסים לתפקיד מתוך הארגון, יש חשיבות ללמוד את הארגון מנקודת המבט החדשה של התפקיד. מסקנת מחקר של מקינזי מ 2016 על כניסת מנהלים לתפקיד* הראה שמנהלים שהגיעו לתפקיד מחוץ לארגון הצליחו יותר הודות ליכולתם להביא ראיה חדשה ורעננה על החברה. מסקנת המחקר מצביעה על כך שישנה חשיבות לכך שגם מנהלים שהתמנו לתפקיד מתוך הארגון יאמצו נקודת מבט רחבה, וכמה שיותר אובייקטיבית. ריבוי שיחות עם בעלי תפקידים בארגון יאפשרו לך חשיפה לתפישות חדשות לגבי הארגון אל מול בחינה מחודשת של התפישות שלך ומכאן להרחבת נקודת המבט שלך.
איך עושים את זה?
גם אם מדובר בקידום לתפקיד ניהולי מתוך היחידה, וגם אם מדובר בהגעה לתפקיד מבחוץ (מיחידה אחרת או מארגון אחר), אנו מציעות לעבוד עם המודל הבא שמשלב בין 3 ערוצים: צורכי הארגון, מאפייני התפקיד וסגנון הניהול שלך:
1. ערוץ הארגון
המטרה – לבנות לעצמך תמונה של הארגון או היחידה שתהיה תחת ניהולך באופן שיאפשר לך מיפוי תהליכי ליבה עסקיים, אתגרים מרכזיים שבפתח, הבנת יחסי כוחות, הכרת תהליכים מעל ומתחת לפני השטח וכו’…
איך בונים תמונה?
- מתחילים במיפוי כלל האנשים או היחידות שמשפיעים או מושפעים מהיחידה שלך – המנהל שלך, קולגות בהנהלה, מדווחים ישירים, ממשקים בארגון ולקוחות מרכזיים.
- קובעים פגישה עם כל גורם כזה, במידה ויש הרבה, ניתן לדגום את המרכזיים שבהם.
- מגיעים לפגישה עם סט שאלות שגורמות לצד השני לעצור ולחשוב על התשובות.
לדוגמה-
שאלות למדווחים הישירים – דוגמאות להצלחות וקשיים של היחידה בעבר, מה צריך לקרות כדי שהיחידה תקפוץ מדרגה בשנה הקרובה? מהי תדמית היחידה בארגון? מהם האתגרים העיקריים שעל הפרק? ממה חשוב להימנע?
שאלות למנהל/ת שלך- מה בראייתך תהיה הצלחה של היחידה? מהם הבורות שאפשר ליפול אליהם ואת/ה יכול/ה מראש לסמן לי אותם? מה מאפיין את הממשקים בין היחידה ליחידות האחרות?
שאלות לממשקים – מה עובד טוב בממשק עם היחידה? איפה החריקות? מה הציפיות שלך לאופן העבודה ביננו? מה תהיה הצלחה?
מעבר לערך שבבניית תמונת תהיחידה, לשיחות ערך אדיר בבניית אמון עם השותפים השונים. הן משקפות נכונות כנה מצידך ללמוד, להכיר את עמדותיהם ולכוון להצלחה משותפת.
תקופת ההכנה והכניסה לתפקיד מהווה חלון הזדמנויות חד פעמי לשאול שאלות שבהמשך קשה לשאול ולהניח יסודות לממשקי עבודה פוריים. לכן חשוב לנצל חלון זה היטב לטובת בניית התמונה הארגונית כך שתהיה מקיפה ומעמיקה.
2. ערוץ התפקיד
המטרה- לגבש לעצמכם את האופן בו אתם תופשים את תפקידכם.
תפישת תפקיד מבוססת על שני הבטים עיקריים. הראשון, הבנת מכלול הציפיות של כלל השותפים שלך ממך (מנהל ישיר, קולגות, ממשקים, מדווחים, לקוחות וכו…). אין זה אומר שעליך לעמוד במכלול הציפיות, אך חשוב להכיר אותן. ההיבט השני הוא הבנת הגדרת התפקיד ותחומי האחריות שלך.
איך מגיעים להבנות אלו?
באותן שיחות שתקיימו עם כלל השותפים שאלו גם על האופן בו הם רואים את התפקיד שלך – מה הציפיות האישיות ממך? אילו טיפים יש להם לתת לך?
שיחות עם אנשים שביצעו את התפקיד בעבר, ועם אנשים שמבצעים תפקיד דומה / מקביל בארגון, ישפכו אור לגבי הבנתך את התפקיד ואתגריו הייחודיים.
לאחר קיום השיחות, יש לרכז את הציפיות שעלו מהגורמים השונים, את הגדרת התפקיד ותחומי האחריות. ובמקביל לעשות חשיבה על אופן מימוש התפקיד בעיניך.
3. הערוץ האישי
זה הזמן להתבונן על עצמך ולשאול את עצמך שאלות כגון: מה הערך המוסף שאביא לתפקיד? מהן היכולות שלי שהביאו להצלחותי עד כה וארצה להביא לתפקיד החדש? מה עלי לעשות הפעם אחרת? מהם התחומים שאצלח בקלות ובאילו נושאים יתכן ואתקל בקושי?
ניתן לנצל את תקופת המעבר בין התפקידים לבקשת משובים משותפים עימם עבדת בתפקיד האחרון. הם יעלו את רמת המודעות העצמית שלך לסגנונך הניהולי, להישגים שלך בתפקיד ולחולשות שלך. מנהלים עם מודעות עצמית לסגנונם האישי והניהולי הם מנהלים עם עוצמה ויכולת השפעה רבה יותר.
לסיכום,
לאחר תהליך למידה והעמקה בארגון, בתפקיד ובעצמך, נוצרת תמונה שמתחילה להתבהר לגבי תפישת התפקיד שלך אל מול האתגרים הארגוניים שעל הפרק והאיכויות האישיות שלך שיבואו לידי ביטוי בתפקיד. זהו בסיס מצויין לכניסה אפקטיבית, ממוקדת ונכונה לתפקיד. כזאת שמאפשרת להגיע מהר וטוב יותר לגיבוש האופן והאמירה שלך בתפקיד, רתימת השותפים, הצבת מטרות והשגת התוצאות הרצויות לך.
להצלחה הניהולית שלך!,
עירית סטרלינג
How CEOs can boost their odds of success / 05.2016*
