אחרי שנה כל כך סוערת ועם צפי להמשכיות באי הוודאות – עולה החשיבות ביצירת תוכניות עבודה שנתיות שמשלבות מיקוד במהלכים מרכזיים וגמישות לשינויים. אם בשנים קודמות בניית תוכנית עבודה שנתית היתה דבר ברור באופן יחסי, השנה האתגרים רבים ומגוונים, חלקם גם חדשים ובלתי צפויים.
סיעור מוחות עם מנהלים ועובדים, ברמה הארגונית, ביחידה או בשילוב עם מחלקות אחרות יובילו לתכנית עבודה שתיתן מענה אפקטיבי יותר לעמידה באתגרים וביעדים של השנה הבאה.
אני מאמינה שתוכנית, טובה ככל שתהיה, שווה את ההשקעה בה רק כשהיא מיושמת בפועל. זו סיבה נוספת לסיעור מוחות מקדים עם אנשיך – לחבר אותם, ליצור הבנה ומחוייבות.
ביחוד לאור השנה הנוכחית, השקעה בהפקת לקחים וחשיבה רגע לפני בניית התוכניות תיצור החזר ברמה העסקית, הניהולית והאישית. יש כאן הזדמנות לרכז תובנות מרכזיות ממה שהיה עד כה, לזהות את האתגרים המרכזיים, ולפתח כיווני פעולה חדשים ופורצי דרך עם צוות מבין ורתום.
4 כלים לסיעור מוחות אפקטיבי
יש מגוון טכניקות ושיטות לסיעור מוחות בקבוצה, באופן אישי אני אוהבת מאוד להשתמש בארגונים בשיטת הMASTERMIND – בזכות הקצביות, המבנה המהודק שלה וההגעה לפתרונות ממוקדים בזמן קצר.
יש שיטות נוספות לסיעור מוחות בקבוצה, בחרו אחת מהן והפעילו אותה במפגש שמיועד לסיעור מוחות עם אנשיכם לקראת בניית תוכניות העבודה. במהלך המפגש אני ממליצה לשלב את ארבעת הכלים הללו כדי להפיק מהמפגש את המקסימום.
1. התחילו מרקע שכולל נתונים, KPI, השוואה לשנה קודמת
לא אחת אנחנו מניחים שכולם יודעים ומכירים את המצב הקיים. בפועל, אנחנו יודעים שכל מצב נתון לפרשנות, שהמידע שיש לכל אחד הוא חלקי.
הביאו למפגש סיעור המוחות רקע מגובה בעובדות ונותנים שמייצרים ערך לחשיבה.
לדוגמא: השוואה של השקעה ותוצאות השנה לעומת שנה שעברה, נתונים מתוכנת ניהול המשימות שמשקפים את היקפי העבודה – לפי צוותים / לפי חודשים, גידול / קיטון בהיקפים, מספר ימי החופשה / מחלה של עובדים, עמידה בKPI לפי רבעונים ובהשוואה לשנה קודמת. מידע עובדתי משאיר פחות מקום להשערות או הנחות חלקיות.
אגף שאני מלווה בימים אלה גילה שעל אף שצמצם בעשרות אחוזים את ההשקעה באירועים והפקות, העמידה ביעדים נפגעה בכ 15% לאור פעולות חלופיות שיצרו שעלותן היתה נמוכה. זה היה נתון שהפתיע את כל המשתתפים.
מתלבטים איזה נתונים להביא? שאלו את המשתתפים איזה מידע היו רוצים שתביאו לסיעור המוחות על תוכניות העבודה – כדי שיהיה רלוונטי ופרקטי.
2. מהנתונים עברו לשאלות (במקום לפתרונות...)
כשמציבים בפנינו אתגר באופן אוטומטי עולים לנו פתרונות לראש. האוטומט הזה משאיר אותנו ברוב המקרים "בתוך הקופסא", כי לא יצרנו הקשרים חדשים, לא קיבלנו השראה. אם תבקשו מאנשים להמליץ על פרויקטים או נושאים לטיפול לתוכנית העבודה של השנה הבאה – הם יעשו זאת מיד אך התוצרים יהיו מוגבלים בהיקף וברלוונטיות.
זו הסיבה שחשוב להתחיל משאלות.
שאלו את המשתתפים במפגש שאלות פתוחות, שמייצרות חשיבה, תובנות, הסקת מסקנות מהשנה שעברה לטובת השנה הבאה. דוגמאות לשאלות אפשריות, שיעזרו לבנות תוכנית עבודה שנתית מותאמת לרוח הימים האלה:
- מה היו ההישגים המרכזיים שלנו בשנה האחרונה
- איפה לא הצלחנו, נכשלנו
- מה בתפקוד שלנו עבד טוב בשנה האחרונה
- מה בתפקוד שלנו לא עבד טוב, עיכב אותנו
- מה האתגרים שצפויים לנו בשנה הבאה?
- מה בתפקוד שלנו יאפשר להתמודד איתם טוב?
- איפה אנחנו עשויים "לשים לעצמנו רגל"?
בחרו 2-3 שאלות מרכזיות לדיון, תנו זמן לשיח על תשובות אפשריות.
מתוך התשובות ניתן לבחור במה כדאי להתמקד בתוכניות העבודה לשנה הקרובה כדי לקדם את הארגון או היחידה.
3. תנו לכולם מקום להביע את דעתם
תופעה נפוצה בכל דיון כמעט היא שחלק מהמשתתפים מרגישים בנח להעלות רעיונות, לעצור מישהו, להשתלב בדיון, להביע דיעה, בעוד שישנם כאלה שצריכים עוד רגע לחשוב באופן מעמיק, פחות נח להם להיכנס לדברים, יותר קשה להם להשתלב בדיון.
ההנחה שלנו היא שבסיעור מוחות יש צורך בדיעות של כולם סביב השולחן, וחבל לפספס רעיונות או פתרונות בגלל התופעה הזו.
כדי להתמודד עם המצב הזה אפשר להשתמש באחד משלושה כלים –
- שאלה – חשיבה – דיון – הציגו שאלה, תנו לאנשים 2-3 דקות לכתוב מחשבות, ורק אז עברו לסבב הצגה ודיון. זמן החשיבה מאפשר לכולם לארגן את המחשבות, וגם מאפשר לדעות ייחודיות לעלות (בשונה מ"חשיבת יחד" שמושפעת ממי שדיבר לפני).
- סבב תגובה – כשאתם מציגים שאלות, כשאתם מבקשים רעיונות – עשו סבב דיבור. מי שאין לו מה לומר שיגיד "עבור". עשו תאום ציפיות בתחילת הדיון ושימרו על הסדר של הסבב. זה יוצר את "אפקט השולחן העגול" בו לקול של כולם יש מקום.
- פנייה ישירה – באופן יזום פנו אל אנשים שקטים יותר, סכמו את דברי המאריכים בדיבור. אזנו את משך הדיבור בין המשתתפים.
4. שלבו בסיעור המוחות אנשים מדיסיפלינות שונות בארגון או מחוצה לו
בנייה ויישום של תוכנית עבודה מורכבים ממשתנים רבים שמשפיעים עליה: אנשים, ידע, תכנון, בקרה, תקשורת, אמון, משאבים, מוטיבציה ועוד.
בסיעור מוחות אפקטיבי כל משתתף מביא נקודת מבט ששמה דגש על משתנה אחר. לכן חשוב לשלב באופן יזום משתתפים עם נקודות מבט מגוונות. זה כמו להאיר חדר חשוך עם פנס אחד או עם שלושה שפונים לכיוונים שונים. נקודות המבט והמידע שתקבלו יהיה רב יותר, מגוון יותר, ומקור פורה לפתרונות רלוונטיים ומערכתיים.
לדוגמא – סיעור מוחות של הנהלת השיווק עם צוותי השיווק יביא לתוצרים מוגבלים ביחס לסיעור מוחות שישתלבו בו גם אנשי משאבי אנוש, מכירות, פיתוח או כספים.
לסיכום,
בשנה החולפת קרו גם דברים נהדרים, פורצי דרך ממש. עכשיו שאנחנו מבינים טוב יותר את ההתנהלות של אי הוודאות שאנחנו בתוכה – זה זמן טוב להפיק לקחים, לעשות סיעור מוחות מעמיק ועל בסיסו לבנות תוכנית עבודה שנתית שתהיה גם ממוקדת וגם גמישה – כמו שמתבקש בעת הזו.
