בימים אלו שהניהול מרחוק חוזר להיות חלק מההתנהלות היומיומית הצורך בהאצלת סמכויות נכונה ממך אל אנשיך עולה. זו דרך נהדרת לקדם את העבודה באופן אפקטיבי, להניע ולפתח עובדים, להראות הערכה ואמון, למנוע טעויות. וכמובן – זו הדרך להתפנות למשימות ניהוליות אחרות שדורשות את תשומת הלב שלך.
הבעיה היא שברוב המקרים מנהלים מעבירים משימות ולא באמת מאצילים סמכויות, ובכך לא נהנים מהיתרונות הטמונים בהאצלת סמכויות אלא יוצרים עומס בעקבות התלות של אנשיהם בהם כדי להתקדם במשימות.
4 הבדלים בין מתן משימות להאצלת סמכויות (והמחירים שמנהלים משלמים)
האצלת סמכויות אינה דבר טכני. היא קשורה בתפיסות הניהוליות שלך, בתפיסת המקצועיות, היכולת לתת אמון, לשתף ועוד. זו הסיבה שלא לכל מנהל קל לעשות זאת.
מנהל שידע להצביע איפה האתגר שלו יוכל לעשות שינוי כדי להנות מהיתרונות שבדבר:
1. מרחב הסמכות והאחריות– כשמאצילים סמכות למישהו נותנים לו את האחריות והסמכות לקבל את ההחלטות שיובילו לתוצאה הטובה ביותר. כל זאת בתוך מסגרת ברורה של יעד וגבולות גזרה. בזמן אמת בהחלט יתכן שעל ידך היו מתקבלות החלטות אחרות, אבל זה היופי בהאצלת סמכויות – לעובד יש את האפשרות לקבל את ההחלטה שלדעתו תוביל לעמידה ביעד שהגדרתם איתו. יש בזה חופש ובחירה, מחוייבות ואחריות.
לעומת זאת, כשנותנים לעובד משימה האחריות והסמכות נשארים אצלך, רק הביצוע עובר אל העובד. באופן הזה התלות של העובד בך גבוהה, ההשקעה המחשבתית גם היא נשארת אצלך.
לעומת זאת, כשנותנים לעובד משימה האחריות והסמכות נשארים אצלך, רק הביצוע עובר אל העובד. באופן הזה התלות של העובד בך גבוהה, ההשקעה המחשבתית גם היא נשארת אצלך.
2. מרחב בחירת האופן לביצוע – כשיש יעד ברור ומרחב של סמכות ואחריות יש לעובד אפשרות לבחור את הדרך לעמידה ביעד. כשמאפשרים את זה יש מקום להעלאת רעיונות ודרכים חדשות לביצוע. כמנהלים יכולה לעלות תחושה של חוסר שליטה. נסו לראות בזה הזדמנות לרענון, חדשנות ויוזמה שלא אחת כל כך חסרים בשוטף, בתהליכי עבודה, בפתרונות. מעבר לזה, המוטיבציה להצלחה עולה – כשהדרך נבחרת על ידנו.
להבדיל, כשנותנים משימה במרבית המקרים מנהלים אומרים את ה"מה" ואת ה"איך" ובאופן הזה משמרים את הדרך שלהם ומקבעים (ולעיתים גם מכבים) את העובדים.
3. מרחב הלמידה והניהול העצמי של העובד – כשנותנים סמכות ואחריות, עולה הרצון של העובד להצליח. הוא יחפש, יתנסה, יבחן דרכי פעולה שונות, יפיק לקחים וילמד. יש כאן הזדמנות נהדרת למנהל להיות זה שמבצע בקרה וחונך- מנטור. בפגישות העבודה מומלץ לנתח את הבחירות שנעשו, להפיק לקחים, לייצר למידה – מקצועית ואישית, לבנות מסוגלות ופיתוח של העובדים באופן שמייצר חיבור אליך, לארגון תוך כדי קידום תחום מקצועי. זה לא המקום לשפוט או לבקר.
כשנותנים משימה לעומת זאת, אמנם היא יכולה לייצר למידה אם היא חדשה לעובד, אבל במרבית המקרים זו תהיה למידה טכנית, ופחות תשלב התפתחות אישית ומקצועית, חשיבה והתלבטות.
4. הזמן הניהולי שלך – אם נהיה כנים, אחת הסיבות המרכזיות להאציל סמכויות היא כדי להתפנות לפרויקטים ומשימות שנמצאים על השולחן שלך ולא מקבלים מענה. כשמאצילים סמכות נשארים עם האחריות לביצוע הכולל, לעמידה ביעד, השקעת הזמן והאנרגיה שלך מצטמצמים משמעותית לאורך זמן והם ממוקדים בתכנון, בקרה, חניכה וחשיבה משותפת. לעיתים בתחילת הדרך יש השקעה גבוהה יותר בהבניית המסגרת, אך עם הזמן ככל שהיכולת להאציל סמכויות מתפתחת אצלך ואצל העובדים שלך ידרש פחות זמן כדי להסביר, לתאם ציפיות, ללמד ועוד.
מנגד, כשנותנים משימות התלות בך נשארת גבוהה, תמיד. הזמן שנחסך לך הוא זמן של ביצוע המשימה (שאינו מבוטל) אך בסוף הדברים נמצאים באחריותך, במחשבתך, ה"כדור" אצלך ולא באמת עובר, אין לך שקט.
אז איך עושים את זה נכון?
8 שלבים להאצלת סמכויות אפקטיבית
1. חברו את העובדים לתמונה הגדולה, ההקשר, משמעות הפרויקט, התהליך
2. הגדירו את המטרה, היעד, התוצאה הרצויה – בעולמות התוכנה זה נקרא DOD – Definition of Done. היו מאוד ברורים מה התוצאה (לא הדרך) שאתם מצפים לראות.
3. סמנו את "גבולות הטעות", נקודות ל"הנפת דגל" – חשוב שיהיה ברור איפה יש גמישות להתנסות חדשה ומתי צריך לעצור ולהניף דגל מולכם באופן יזום.
4. זהו עם העובד שותפים / מושפעים בארגון או מחוצה לו – את מי צריך לעדכן, על מה, מי יכול לסייע, מי יכול להינזק, את מי צריך לרתום כדי לעמוד ביעד
5. גדרו את גבולות הגזרה של המשאבים- זמנים, עלויות, מרחב פעולה ועוד
6. הציעו 2-3 הנחיות לביצוע / טיפים – כהמלצה בלבד, לא כהנחיה. תנו לקחים מלמידות שהרווחתם לאורך הדרך.
7. שאלו מה צריך מכם כדי שזה יצליח? צפויה תשובה מעניינת
8. תאמו ציפיות לבקרה ועדכונים – מה התדירות, מה התוכן / תכולה, מה תרצו לדעת ובאיזה ערוץ- אי מייל, פגישה, שיחה טלפונית ועוד.
החשש מהעברת אחריות הוא מובן, הנוחות שבמתן משימות ברורה. יחד עם זאת, הרווח בפיתוח והנעת העובדים, בחדשנות ובפינוי הזמן כל כך גדולים – שאי האצלת סמכויות כעניין שבשגרה הוא פשוט החמצה גם לך וגם להם. כדי לבנות את האמון באופן הדרגתי ניתן להתחיל עם פרויקטים או תהליכים שהמורכבות בהם לא גבוהה, שהסיכוי להצלחה גדול והסיכון נמוך. אם תבחרו תהליך שחוזר על עצמו בתדירות גבוהה ההחזר על ההשקעה הניהולית יהיו גבוהים עוד יותר.
