נראה שכבר כולנו התרגלנו לישיבות, פגישות עבודה ואפילו מפגשים משפחתיים אונליין. מה שעד ללא מזמן לא היה בטווח האפשרויות שלנו קורה היום בקלות ומאפשר ישיבות הנהלה, פורומי ניהול מורחבים, מפגשים צוותיים או אישיים מרחוק.
בחודשים האחרונים הנחתי, ליוויתי והשתתפתי בישיבות וסדנאות מרובי משתתפים (מעל 10 איש). אני מוצאת שלמרות המעבר הטכני שהוטמע, יש עדין אתגר ביצירה של ישיבה אפקטיבית – שיש בה מעורבות של המשתתפים, שיוצאים ממנה עם החלטות או תוצרים ברורים, שמקיימים בה דיון שמציף מגוון דיעות וששואלים בה את השאלות הנכונות. ישיבה און ליין לא אפקטיבית – יכולה להוביל לפספוס של נקודות מבט ומכאן קבלת החלטות על בסיס מידע חלקי, עמימות בנוגע לציפיות מהמשתתפים והכי חשוב – תחושה של בזבוז זמן וקשב של המשתתפים.
אם נוסיף על זה את השחיקה הפיסית והמנטלית שנוצרת מפגישות אונליין מהבוקר עד הערב – נבין שהגיע הזמן לקפוץ מדרגה וליצור ישיבות אפקטיביות.
האתגרים המרכזיים בישיבות און ליין מרובות משתתפים
1. תפיסת הקשב של המשתתפים – זה לא סוד שבכל ישיבה אנחנו קשובים וקולטים רק חלק מהמידע. ומפגש מול מחשב מקשה עוד יותר על הקשב – הוא מזמן הסחות דעת על ידי התראות מהמחשב או הטלפון, מיילים שנכנסים, הודעות ועוד.
2. ליצור מעורבות אקטיבית – הריחוק הפיסי, הדמויות הקטנות שעל המסך, הצורך בשמירה על סדר הדיבור במקום להתווכח באופן ספונטני, העובדה שלא בהכרח רואים את כולם ואותי כל הזמן – כל אלו יוצרים משתתפים פאסיביים. משתתפים שלא לוקחים חלק בדיון, לא קשובים. לא תורמים ולא נתרמים.
בעזרת כמה כלים, ניתן לייצר עניין, קשב ומעורבות פעילה של המשתתפים באופן שמוביל לישיבות אפקטיביות ומצמצם שחיקה.
8 טיפים לבניית ישיבה שמייצרת עניין ומעורבות
(רגע לפני המשך הקריאה – ממליצה בחום להגדיר את הישיבה הקרובה בה תיישמו 2-3 טיפים מכאן כדי לשדרג האפקטיביות שלה ולהרוויח מהקריאה את המקסימום):
1. לראות את הסוף- הגדירו לעצמכם מראש- מה צריך לקרות עד סוף הפגישה. ממה תהיו מרוצים אם יקרה. בצורה הכי פרקטית- איזה החלטות צריכות להתקבל, איזה מידע צריך לעבור – מה אנשים אמורים לעשות איתו בפגישה או אחריה, ולמה. זה גם יהיה הפתיח של הישיבה בו תעדכנו עם מה תצאו ממנה. באופן הזה תרוויחו מיקוד שלכם ורתימה של כלל המשתתפים.
2. הכינו את המשתתפים לפני הישיבה – שילחו מידע מקדים (שאין ערך לעבור עליו בישיבה) ומקדו ב 1-2 שאלות או נושאים שיהיה עליהם דיון. בישיבות און ליין האמירה שמה שלא חייבים להעביר בעל פה – מוטב שישלח במייל – תקפה עוד יותר.
3. שימוש מינימאלי במצב SHARE SCREEN – מכינים מצגת? מצוין. צמצמו אותה למינימום. במצב של "שיתוף מסך" מרבית האנשים שעל המסך נעלמים. זו הזדמנות מצויינת לבדוק וואטסאפ או לעבור על המיילים- כי לא רואים אותי… הכינו מצגת ממוקדת, מינימאלית שאפשר יהיה לעשות שיתוף מסך קצר ככל הניתן- כלומר צאו מהר ככל שניתן ממצב Share Screen לטובת האפשרות של כולם לראות זה את זה.
4. שאלו שאלות לדיון והזמינו תשובות באופן שמערב את המשתתפים –ב"נקודת מפנה" אנחנו משלבות מגוון כלים בסדנאות ומפגשים. מנהל שרוצה לייצר עניין וקשב – יכול לשלב אותם בישיבות, זה משדרג ומייצר עניין.
> חלוקה לחדרים בזום – יש משהו במפגש בחדרים שמייצר שיח אחר, מדוייק ואיכותי (לעיתים אפילו טוב יותר מקבוצה פרונטלית). אם יש נושא שצריך לקבל עליו החלטה – חלקו לקבוצות, שם יעשו המשתתפים מיפוי של היבטים שונים, סיכונים וסיכויים, יתקיים שיח שאת התוצרים שלו – יביאו בכמה משפטים למליאה. אגב, גם בקבוצות אפשר לשתף מצגת או מסמך – כך שאפשר להביא תוצר כתוב למליאה.
> הבעת דיעה בPADLET – לוח און ליין שמאפשר לארגן מידע ממספר משתתפים באון ליין. כל המשתתפים נכנסים אל אותו הלוח דרך קישור וכותבים עליו תגובות. הלוח "חי" ומתמלא און ליין וזה מעודד חשיבה, מעורבות, עניין. לדוגמא- עם קבוצת מנהלים עשינו ניתוח SWOT בפדלט – היה ענייני, ממוקד, הרבה מידע עלה והדיון אחר כך היה מקיף.
> הצבעה על ידי שאלון – אנחנו מרבות להשתמש בסקרים של תוכנת MENTIMETER – הם אסתטיים, דינמיים, ויש שם אפשרות למגוון רחב של איסוף מידע. לדוגמא – בהצגת תוכנית פיתוח מנהלים דירגו חברי ההנהלה את סדרי העדיפות של הנושאים לפי החשיבות לארגון – בעזרת המנטי מטר.
> תשובה לשאלה בצ'ט – לפעמים קל יותר לאסוף מידע דרך הצ'ט. למשל – במסגרת אחת הישיבות אחד המנהלים הציג דילמה. בשלב ראשון שאלו אותו שאלות בצ'ט בשלב השני רעיונות לפתרונות עלו משם. כשאתם מבקשים מכולם להתייחס למשהו בצ'ט- זה יוצר מעורבות, דינמיות.
יהיה הכלי אשר יהיה – הכרחי להיערך אליו מראש, ויותר מזה- יש חשיבות לניסוח מדוייק של השאלה או הנושא לדיון. כל שאלה תביא תוצר אחר (אני בדרך כלל מנסחת לעצמי תשובה או שתים לשאלה – כדי לבדוק האם היא מדוייקת).
5. פנו ישירות למשתתפים כדי לקבל תשובות – כדי להרוויח מגוון דיעות, לייצר מעורבות, ולהכניס לקשב . אל תסתפקו באלו שנח להם לדבר – פנו גם אל ה"שקטים" יותר. לחלקם ה"התפרצות" לדיון כשהוא באון ליין קשה אפילו יותר מאשר בפגישה פרונטלית.
6. הימנעו מישיבות היברידיות בהן מספר משתתפים נמצאים בחדר אחד והיתר באון ליין. למשתתפים שבאון ליין הרבה יותר קשה להשתתף, להיות חלק מהדיון והם "נעלמים". אם אי אפשר להתכנס – שכולם יהיו באון ליין. ועדיף ממחשב ולא מהטלפון.
7. הפסקות – במפגש של יותר משעה – שעה ורבע – הקצו זמן להפסקה – להתרענן, להתעדכן. מפגשים און ליין מאומצים יותר, והחשיבות של ההפסקות עולה.
8. מקרופונים פתוחים – במפגשים לא מאוד גדולים (כ8 משתתפים) בקשו מכולם להיערך כך שיוכלו להיות עם מיקרופונים פתוחים (UNMUTE). באופן הזה – קל יותר להגיב, אין דיליי, מאפשר מעט יותר ספונטניות ובנוסף – מיקרופון פתוח מחייב להיות בסביבה שמאפשרת קשב.
הכנה לישיבות אפקטיביות און ליין
עם הרצון לייצר את הקשב והמעורבות בעזרת הטיפים הללו – אני מוצאת שהמעבר לפגישות וישיבות באון ליין דורשים יותר זמן להכנה ודיוק. לעיתים זמן ההכנה יכול לעלות על זמן הביצוע. יש משהו במפגש און ליין שצריך להיות מאוד הדוק ו"מוחזק". לדוגמא: כשיש פאוזה כי המצגת לא עולה או שהעבירו אליך הרגע דוח במייל שצריך למצוא ולפתוח כדי לשתף את כולם – אין את השיחות הקטנות בין המשתתפים שמעבירות את השניות הללו עד להסדרת המצב. יש שקט. כל העיניים עליכם, רואים כל הבעת פנים, אי אפשר "להתחבא" מאחורי המסך עד לסידור המצב. אין זמן לזמן מת בישיבות און ליין, הכל צריך להיות בזרימה, בקצב גבוה, חד, ולכן דרושה הכנה לפרטי פרטים הישיבה.
רוצה להמליץ לכם- שימרו מראש זמן להכנת הישיבה, זה לא מספיק לעשות רשימת נושאים בNOTE או להשקיע במצגת. אם צריך צרפו לתכנון אדם שיוכל לסייע בשילוב הכלים והפעלתם בישיבה.
ההשקעה מראש תחזיר את עצמה- בחיסכון של זמן הישיבה, תוצרים ברורים, "העברת מקל" על משימות וקבלת החלטות באופן מיטבי.
ישיבות באונליין יכולות להיות אתגר ולעיתים בזבוז של משאבי זמן יקרים לאור הקושי להשאיר את האנשים בריכוז ובמעורבות. הקדשת זמן להכנה מדוייקת ושימוש בכלים שמייצרים מעורבות של המשתתפים יגבירו את האפקטיביות שלהן ומכאן את הערך והרצון של המנהלים המשתתפים לקחת חלק.
להצלחה הניהולית שלך,
רות
