מיום ליום ההשלכות של התפשטות נגיף הקורונה משפיעות יותר על חיינו האישיים לצד חיינו הארגוניים.
מאחר והמצב צפוי גם להמשך וגורמים משבשים נוספים ישפיעו עלינו – ריכזנו כמה המלצות לצעדים שכדאי לנקוט בהם בימים אלו לטובת התמודדות מיטבית של הארגון ואנשיו.
הטיות החשיבה שמונעות ממנהלים לפעול נכון
עולם התוכן של התמודדות עם משברים מתייחס לשתי הטיות מוכרות:
- הנחת הנורמליות – הנטייה שלנו להקטין בהערכות שלנו לגבי עוצמת והיקף המשבר ולומר לעצמנו ולאנשי הארגון ״יהיה בסדר״. הטייה זו יוצרת שאננות ומונעת היערכות למשבר.
- הנחת הא-נורמליות – הנטייה שלנו להפריז בהערכות שלנו ולהניח שבמצב חירום, אנשים לא יתפקדו, הכל יתפרק ויצא משליטה. גם הטייה זו מונעת היערכות נכונה למשבר.
מכאן חשיבות גבוהה לשאול את עצמכם האם הארגון שלכם נערך נכון ולא נופל לאחת מהטיות אלו.
אין ספק שנכונו עוד שינויים והתפתחויות וחשוב להיות ערוכים למגוון תרחישים, זה ישפיע משמעותית על התמודדות של הארגון עם מה שעומד להתרחש בתקופה הקרובה.
1. הערכות ארגונית ל-3 תרחישי ייחוס:
- שלב א- בניית 3 תרחישים: מאחר ואנחנו בחוסר וודאות לגבי ההתפתחות הצפויות, מומלץ ליצור 3 תרחישי ייחוס (קל, בינוני, מחמיר). ב 28.2.20 הוציאה חברת מקינזי מסמך* ובו 3 תרחישים ברמת ההשפעה הגלובלית. על בסיס זה צרו שלושה תרחישים שיבטאו את ההשפעות של התפתחות המשבר על הארגון שלכם.
- שלב ב – הבנת ההשלכות: צרו מיפוי של גורמים שמושפעים ויושפעו מההתרחשויות: עובדים, לקוחות, פרוייקטים, ספקים ושרשרת אספקה, מכירות, כספים, תשתיות, טכנולוגיה וכו׳. נתחו את ההשלכות הצפויות על כל גורם ביחס לכל אחד משלושת התרחישים שבניתם. הניתוח יכול לכלול סיכונים, הזדמנויות, פעולות לביצוע.
לדוגמא:
2. הקמת פורום ניהולי בכיר מוביל
קצב השינויים בעקבות ההתפתחויות הוא גבוה מאוד ולכן על הפורום להתכנס אחת ליום-יומיים על פי הצורך. מטרתו לבחון מה השתנה בכל יום, איך זה משפיע על הארגון, מה נדרש לעשות לאור זה ותקשור ההחלטות.
לדוגמה:
- מהן ההשפעות של הנחיות והגבלים חדשים של משרד הבריאות בהיבט היישום שלהן ארגון? אילו החלטות נדרש לקבל לאור זה?
- תמונת מצב עובדים: כמה עובדים בבידוד? כמה עובדים מהבית? איך נכון ברמה הארגונית לתמוך בהם?
- עיכוב במשלוחים של ציוד מחו״ל – מה המשמעויות? מה החלופות שניתן לייצר?
הפורום צריך להיות מהיר, גמיש והחלטי. ההחלטות שיקבל יהיו בגדר מדיניות חברה בכל נקודת מצב ויש חשיבות גם בתקשור הדברים לאנשי הארגון, לקוחות, ספקים וכדומה.
3. ניהול צוות ואנשים בעבודה מהבית
גם ארגונים שמורגלים לעבודה מרחוק, נתקלים במצב חדש בו יש כמות גדולה של אנשים העובדים באופן יומיומי ורציף מהבית באופן שאינו רציף. מעבר להערכות הפיסית (תשתיות מחשוב) יש הכרח במתן מענה ניהולי:
- מתן כלים למנהלים – ניהול אנשים או צוות מרחוק שונה מהותית מניהול קרוב. חשוב לצייד את המנהלים בכלים שיאפשרו ניהול צוותים מרחוק תוך מיקוד בביצועים הרלוונטיים. כתבנו על זה מדריך עם כלים פרקטיים. לקריאה לחצו כאן.
- תיאום ציפיות עם עובדים – העבודה מהבית מאפשרת עצמאות, גמישות בשעות וחסכון בזמן, אך גם מהווה אתגר בשמירה על סנכרון (עם הצוות, לקוחות, ממשקים), ניהול זמן ושמירה על ריכוז בים של הפרעות. חשוב לתאם ציפיות עם העובדים לגבי משמעויות עבודה מהבית: איך תתנהל העבודה, מתי יתקיימו מנגנוני תקשורת, מה מצופה בהיבט זמינות ומהירות תגובה וכו׳….
- בחירת מנגנוני ניהול מותאמים – עיברו על מנגנוני הניהול שהיו עד היום (ישיבות קבועות, פגישות, סטטוסים) – ותכננו מה ואיך מעבירים לרמה הוירטואלית (תדירות, פלטפורמה טכנולוגית, עיתוי).
4. מנהיגות, הובלה
בתקופות של קושי ומשבר עיני העובדים נשואות להנהגת הארגון יותר מתמיד. אופן תפקוד המנהלים וההנהלה יזכר וישפיע על מידת האמון בדרג המוביל גם אחרי המשבר. לעובדים יש ציפייה לדעת שהמנהלים שלהם שולטים במצב ומקיימים תהליכים נכונים של קבלת החלטות. מכאן חשיבות:
- שקיפות ותקשורת – עדכון העובדים והלקוחות באופן שוטף לגבי נושאים בהם הארגון עוסק לאור ההתרחשויות, החלטות שהתקבלו, סיכונים שנוהלו, ומהלכים שבוצעו.
- נוכחות ניהולית – ישנה חשיבות שעובדים יראו את המנהלים שלהם. גם אם עוברים לעבודה מהבית, חשוב להקפיד לקיים מידי פעם שיחות וידאו בהן מנכ״ל / מנהל היחידה ידבר עם כלל העובדים. זאת כמובן לצד תקשורת שוטפת עם המנהלים הישירים.
- הקשבה לרעיונות מהשטח – פנו זמן לשיח עם אנשים מכלל שכבות הארגון. תמיד יהיו להם הצעות מועילות לנושאים שכדאי לקחת בחשבון ולמהלכים שכדאי לבצע.
5. שמירה על רצף התפקוד של הארגון
חוסנו של ארגון מבוסס על יכולתו לשמור על רציפות תפקודית. זאת תלויה ביכולת הארגונית להמשיך ולפעול ככל הניתן למרות המגבלות שמשבשות את שגרת היומיום.
גם לאנשים יש צורך בסיסי בשמירה על הרצף, כיוון שכך מתאפשרת תחושה של מסגרת, עקביות, וודאות בתוך השיבושים שמסביב. נסו למצוא כמה שיותר פעולות שאתם מקיימים בשגרה שניתן להמשיך ולקיימן גם במצב הנוכחי. דוגמאות למהלכים לשמירה על רצפים:
- קיום עקבי של שגרת עבודה ככל הניתן (גם אם העבודה מתבצעת מהבית).
- קיום שגרות ניהול בימים ושעות הנהוגות שישמרו על ״המקצב״ הארגוני וימנעו נתק.
- קיום "טקסים" קבועים. לדוגמא- אם נהוג אצלכם בארגון לקיים Happy Hour ביום קבוע, נסו לקיים אותו באופן וירטואלי ולאפשר לאנשים להחליף חוויות לאור המצב.
6. זיהוי הזדמנויות, חדשנות וגיבוש פתרונות יצירתיים
לסיכום, אין ספק שמדובר בתקופה מאתגרת אישית וניהולית- בה קצב ההתרחשויות הגבוה ברמה המקומית והבינלאומית מייצר חוסר וודאות ושיבוש היבטים רבים בארגון ובחיים האישיים.
אנחנו מקוות שימים אלו יחלפו במהירות וישאירו אחריהם תובנות, לקחים והזדמנויות שיאפשרו לארגון לצאת מחוזק.
להצלחה הניהולית שלך,
עירית סטרלינג, רוח חובב וענונו
נקודת מפנה – ייעוץ ארגוני פרקטי
*Coronavirus COVID-19: Facts and Insights, Mckinsey
