לאחרונה שמעתי ממספר מנכ"לים שהיו רוצים להחזיר את העובדים לעבודה מלאה במשרדים או לצמצם את מספר ימי העבודה מהבית. יש מגוון סיבות לרצון הזה, בחרתי להתמקד בדאגה לתפוקות של העובדים בימי העבודה מהבית. "אני רואה על עצמי", שיתפה מנכ"לית, "בימים של עבודה מהבית – אני פחות אפקטיבית, יש יותר הסחות, פחות שעות עבודה", מנכ"ל אחר שיתף שהוא פשוט לא מאמין בזה, ומשרדים חצי ריקים עושים יותר רע מטוב.
מתוך הנחה שלפחות נכון לעכשיו- עבודה היברידית כאן כדי להישאר, השאלה – איך מנהלים היברידית בצורה אפקטיבית – נשארת על השולחן.
מטרת הפוסט היא לתת כלים להטמעה של הרגלים שמותאמים לצוות, ליעדים, לעיסוק, תוך שמירה ואף הגברה של התפוקות בעבודה היברידית.
אנחנו עובדים אחרת מחוץ למשרד
סקר מקיף של מיקרוסופט מדד מגמות של מיליוני משתמשי TEAMS בין השנים 3.2020-3.2022.
יש מספר נתונים שהציגו החוקרים שמעידים על כך שאנחנו עובדים אחרת מהבית:
* מספר הפגישות לעובד עלו ב153% במהלך השנתיים (הן גם התקצרו מאוד)
* ממוצע שעות העבודה אחרי "שעות העבודה" הרשמיות עלה ב 28%
* טווח יום העבודה התרחב בממוצע ב 13% (שקול לכ 45 דקות יותר)
* יש ירידה של 44% במספר הפגישות החופפות ביומן
* בשעות הצהרים יש פחות פגישות, מה שמעיד על הפסקת צהרים שאנחנו לוקחים בנחת
* עם המעבר לעבודה מרחוק, נוצרה נקודת שיא נוספת של עבודה לאורך היום. אם לפני המגפה היו לעובדים 2 נקודות שיא של עבודה במהלך היום – לפני ארוחת הצהרים ואחריה, בעבודה מרחוק נוצרה נקודת שיא שלישית והיא לפני השינה.
אנחנו יכולים לראות ולהבין מהנתונים שנוצרו התנהגויות והרגלים חדשים כשאנחנו עובדים מרחוק. הרגלים שמעידים שלעובדים יש מחוייבות לעשות את העבודה והתפקיד שלהם, גם בעבודה מהבית.
בפודקאסט של אדם גרנאט, פרופסור ומומחה לניהול, מוצגים מחקרים שמראים שגם אם האפקטיביות של עובדים יורדת בעבודה מהבית, הם מפצים על זה בימי העבודה מהמשרד.
אפשר להבין מזה שלימי העבודה מהבית יש תרומה משמעותית למוטיבציה, ואפקטיביות של עובדים, וזה לפני שהתייחסנו לתרומתה בגיוס ושימור עובדים. כך שסה״כ אין צורך להירתע מהם.
וזה הזמן לעבור לכלים פרקטיים כדי ליצור עבודה אפקטיבית גם מרחוק.
איך לנהל את ימי העבודה מהבית באופן אפקטיבי ויעיל? 4 כלים
1. אמון – מנהל שלא נותן אמון בעובדים שלו כשהם עובדים מהבית יחפש אותם: הוא יפרש חוסר מענה מיידי כ"אי עבודה", חוסר מחוייבות או התחמקות (הוא בטח בבית קפה / היא עושה סידורים / הוא באימון כושר…), תהיה לו ביקורת (גם אם לא תיאמר מפורשות) כשעובדת תעדכן שביום העבודה מהבית היא עושה בדיקה שהיתה חשובה לה, הוא יעקוב באדיקות גבוהה יותר אחרי מה שנעשה והוספק באותו היום, ובעיקר ישים לב למה שלא…
מעבר לעובדה שזה גוזל אנרגיות למנהלים, לעובדים זה נותן תחושה מאוד לא טובה – שלא מאמינים להם או בהם.
מנהלים שלא יראו בעבודה מהבית חלק מובנה מהעבודה ההיברידת, שלא יסתכלו על התמונה המלאה – למשל, ימים ארוכים במשרד וימים יותר משוחררים מהבית- אלא רק על ימי העבודה מהבית, מנהלים שלא יקבלו את זה שחלק מהרווח עבורם והכייף של העובדים בעבודה מהבית זה לאכול צהרים עם הילדים או עם חבר, לעשות הפסקה כשהראש עמוס ולראות פרק בסדרה אהובה, מנהלים שלא יצליחו לפרגן לעובדים שיודעים לשלב גם וגם ולהשלים בשעות אחרות את העבודה, לצאת מהמשבצת של 9-17 – מפספסים את המחוייבות של העובדים שלהם, ועשויים להפסיד אותם בכל ימות השבוע (ולא רק באלה שהם עובדים מהבית).
איך בונים אמון? מתחילים מלתת אמון, מלהזכיר לעצמכם שאתם סומכים על העובדים שלכם, שהם מחוייבים אליכם, אל הארגון, אל התפקיד, אל ההצלחה שלהם. לא מחפשים אותם, היא לא זמינה? שולחים הודעה ומבקשים שתחזור (ולרוב גם את זה לא צריך, יחזרו אליכם).
ואז עוברים אל הכלים הבאים:
2. בהירות – נתתם אמון, עכשיו חשוב לוודא שהעובדים שלכם מבינים מה הם צריכים לעשות, בלי שאתם רואים מה הם עושים ומתקנים אותם…
מה סדרי העדיפות בפרויקטים? מה המשימות המרכזיות שלהם? איזה מטרה הם צריכים לקדם ומה המדדים להצלחה? מה עושים כשנכנס בלת"מ שדורש זמן?
אתם יכולים להחליט על כל מנגנון שיהיה לכם נח למקד איתו את העובדים שלכם – רשימת משימות משותפת בתוכנה או באקסל משותף / פגישה שבועית או יומית לסטטוס. אגב, הבהירות הזו לא קשורה לעבודה מהבית, הצורך בה עלה בעקבות זה. הבהירות הזו תקל מאוד גם בימי העבודה במשרד.
תהיו ברורים גם בתכולה – מה צריך להיעשות, וגם בלוחות הזמנים.
"מחר", לדוגמא, זה לא בהירות. כי אם הגשתי לכם תוצר שאתם צריכים לעבור עליו בשעה עשר בלילה, עמדתי בהגדרה של "מחר", אבל אני לא בטוחה שתשמחו לעבור על זה בשעה כזו – אם אתם צריכים להעביר את זה על הבוקר לסמנ"כל.
3. להציף פערים, לתאם ציפיות, ליצור הרגלים חדשים – סביר להניח שכבר תקופה אתם עובדים בעבודה היברידית. מתי עצרתם לשאול את עצמכם עובדים שלכם ב 1:1, או את כלל הצוות- מה עובד לכם טוב בעבודה היברידית? מה פחות?
תאום ציפיות בשיח פתוח עם אנשי הצוות, עם עובדים הוא כלי משמעותי וחשוב ליעילות של הצוותים.
לדוגמא: הילה, מפתחת תוכנה, מעדיפה בימי העבודה מהבית לצאת לחדר כושר בצהרים- כי אז פחות עמוס בו. בנוסף, זה מעורר אותה אחרי שהיא כל הבוקר עבדה מול המחשב. היא ממשיכה עם המשימות שלה כל יום אחר הצהרים אל תוך הלילה. מדי פעם יש לה שאלה מקצועית, זה גם יכול להיות בשמונה, או עשר, כשראש הצוות שלה כבר סיימה את היום. מה עושים?
אם הילה תתבקש לעבור לעבודה של 9-17 גם בימי העבודה מהבית – היא תפרש את זה כפגיעה ב well being שלה. המוטיבציה שלה תרד משמעותית בכל ימות השבוע, איתה ירדו גם המחוייבות שלה לתת מעצמה מעבר לשעות העבודה. חבל. מצד שני, ראש הצוות של הילה לא צריכה לסבול מזה שהיא יוצאת לחדר כושר בצהרים ועובדת אל תוך הלילה.
איזה אווירה הייתם רוצים לבנות אצלכם בצוות? בימים של העבודה מהבית ובכלל – אווירה של הסתרה ותירוצים או של שקיפות ופרגון? של עבודה לפי הנהלים או גמישות והתאמה לצורך?
אלו בדיוק הדוגמאות והפערים שחשוב להעלות בפגישה עם הצוות, ויחד איתם ליצור את הפתרונות מתוך ההבנה שהמושג "להיות בעבודה" התגמש מאוד, ועדין צריך לשמור על השותפים השונים בטוב בתוכו.
בפגישה עם הצוות אפשר להעלות את העובדה שאתם מבינים שחלקם רוצים להיות בצהרים בחדר כושר, או לאכול עם בן/ בת הזוג או הילדים. תבררו איתם – האם יש עוד חברי צוות שעושים הפסקות באמצע היום כשהם עובדים מהבית?
בשלב הבא- לצג פירגון תשקפו את המחירים שמשולמים- חוסר מענה לפרודקט, או למנהל המוצר, שאלות מקצועיות אל תוך הלילה. בקשו מהצוות לחשוב ביחד על פתרונות שיאפשרו לצוות לעמוד ביעדים, להיות זמין לצד אותה אפשרות של הפסקת צהרים. בנוסף, אתם יכולים להגביל את שעת הפנייה אליכם עד לשעה מסויימת.
המתינו לפתרונות שיעלו מהצוות. למשל: סינכרון- כך שיהיה פיזור לאורך היום מי בהפסקה מתי, או פנייה יזומה אל הפרודקט לברר אם צריך משהו לפני שיוצאים, או להגדיר שאם נתקלים בבעיה מקצועית- שואלים בקבוצה של הצוות ומי שפנוי לסייע- עונה.
בהירות ותאום ציפיות יוצרים מרחב פעולה עם גבולות ברורים וגמישות.
4. בקרה ולמידה – ואחרי הכל – דברים צריכים להיעשות. זה נכון שלכל אחד יש את ההרגלים וצורת העבודה המועדפת שלו ושלה, אבל לפעמים משהו לא עובד כמו שצריך ואז הפרויקט לא הוגש בזמן, היה איחור בהעברה של תוצרים ליחידה אחרת, עובדת לא היתה זמינה ברגע קריטי, או לא פנתה אליכם על תקלה כי כבר היה מאוחר וזה עיכב דליוורי של צוות אחר. אל תתנו לאירועים האלה לחמוק. תתחקרו אותם מיידית, הפיקו לקחים עם העובד וקבלו החלטות על צורת עבודה אפקטיבית. גם בעבודה מלאה במשרדים יש תקלות כאלה ואחרות, עכשיו צריך לעשות התאמות לימי העבודה מרחוק.
חשוב שתהיו ברורים בציפיות "כשעולים לאוויר עם לקוח חדש, אני מצפה שתהיי בזמינות", "זה בסדר שבחרת לעבוד בשעה מאוחרת, אבל בוא נראה מה אתה עושה אחרת בפעם הבאה- כי יש הרבה דברים לקדם, ואין סיבה שזה ישבית אותך וישרפו כל כך הרבה שעות".
חשוב לשקף לעובדים מיידית, תוך כדי תנועה, ולא לחכות לרגע של משבר גדול או מיאוס. לעבוד נכון מהבית- זו מיומנות, ונדרשת למידה, צרו אותה. ואם זה לא עובד- הגדירו גבולות ברורים מחדש.
בעבר היתה לי שיחה על הנושא עם מנכ"ל שמאוד הפריע לו שעובדי המטה עובדים מהבית. באותו ארגון יש אנשי מכירות שמסתובבים בשטח כבר שנים. שאלתי אותו אם הוא יודע מה הם עושים בכל רגע נתון, ואם הם זמינים בכל שלב ביום. כמובן שהתשובה היתה שלילית, והוא גם הוסיף שהוא יודע שמדי פעם אחד מאנשי המכירות נפגש עם אשתו לצהרים… וכאן עלה אצלו החיוך – האמון שיש לו באנשי המכירות יכול וצריך להיות גם אצל עובדי המטה שעברו לעבוד היברידי.
לסיכום,
אם יש לכם אמון בעובדים שלכם, תאום הציפיות ברור, יש בהירות לגבי מה שצריך להיעשות וגם FOLLOW UP שהדברים עובדים טוב ויעיל – אתם יכולים לסמוך עליהם שהם ינהלו את עצמם ואת העבודה שלהם בדרך הטובה ביותר לטובת כולם- הם עצמם, אתם והחברה. שעתיים של הפסקה על כוס קפה עם חברה באמצע היום יכולים להניב הרבה יותר מאשר עבודה בכח בשעתיים האלה.
זה דורש שינוי ניהולי במינדסט, וזה אפשרי.
להצלחה הניהולית שלכם,
רות
