זה לא סוד שהיומיום של מנהלים עמוס ואינטנסיבי. לכן למנהלים יש שאיפה תמידית להיות בחיפוש אחרי ייעול, חיסכון של זמן, אולי שילוב של AI שכולם רוצים לנסות ולהטמיע…
אבל למי יש זמן לזה??? לעצור, לחשוב, לתכנן, להסביר, לפעול…
הידע שם, השאלה מה אנחנו עושים איתו
אחד הדברים שתמיד מרגש אותי בתוכניות הניהול שלנו זה המפגש המסכם- בו המנהלים המשתתפים מציגים שינוי שהובילו לאורך הקורס. כמו תמונת "לפני" ו"אחרי".
מעניין שיש לא מעט משתתפים שמציגים פרויקט, נושא, חלום שהיה להם הרבה זמן במחשבות, אבל איכשהו עד הקורס הם לא הצליחו לקדם אותו.
בסיום קורס המנהלים האחרון מנהל הציג סימולטור שבנה ואפשר לעובדים חדשים להתאמן, הוא גם מריץ עליו ניסויים וחוסך זמן של המכשיר ה"אמיתי" והיקר שצריך לעבוד באופן שוטף. זה היה לו במחשבות. רק זה לא קרה עדין.
מנהלת אחרת קידמה הכשרה מסודרת של עובדים בתחום מקצועי. היא יזמה שיתוף פעולה עם ההדרכה בארגון והם פיתחו תהליך הכשרה, קצר כמעט בכ50% מהזמן של ההכשרה המקורית. השינוי יצר חווית למידה טובה יותר וגם העמיק יותר בתוכן ממה שהיה נהוג.
מנהלת נוספת התמקדה בתהליך שנעשה באופן ידני עד כה והפכה אותו לאוטומטי בשיתוף עם IT בארגון. הרווחים ברורים- פחות זמן, פחות טעויות.
אני מזכירה שהרעיון והרצון היו עוד לפני הקורס. אז מה עשה את ההבדל? מה גרם לזה לקרות?
אין ספק שתוכנית הניהול שמנתקת מהשוטף, שמאפשרת רגע לחשוב – היא דבר משמעותי כאן. אבל האם צריך לחכות לתוכנית ניהול? וודאי שלא.
מה כן?
2 פעולות ניהוליות לשילוב ביומיום שלך כדי להצליח לייעל, לשיפר, ולקדם את היחידה באופן מתמיד.
פעולה 1- ZOOM OUT ממוקד
הערך שבהתנתקות מהשוטף, מזרם המשימות, מהמיילים והישיבות כדי לעשות ZOOM OUT סביב נושא מסויים- לא מנוצל מספיק.
לכולנו יש רעיונות נהדרים בראש, אבל הם נשטפים בשוטף, ולא אחת אנחנו לא מגיעים לבדיקת היתכנות או יישום שלהם. איך עושים את זה?
שגרה קבועה שלך עם עצמך וטוב יותר – עם הצוות שלך – שבה לא עוסקים בשוטף אלא מעלים בעיות ופתרונות ארוכי טווח – היא התחלה טובה לבחון ולהניע את אותם רעיונות.
מה עושים בפגישה כזו?
1. מגדירים מטרה ברורה- זה יכול להיות חיסכון של עלויות, של זמן, שיפור של תהליכי עבודה ממוקדים או דרכים לשלב AI בשוטף. עושיםOUT ZOOM לנושא ממוקד.
2. פותחים לדיון – אפשר להתחיל מהבעיות שיש סביב הנושא, או ישר לעבור לרעיונות לפתרון.
3. מתמקדים- בוחרים פתרון אחד או שניים לקידום.
4. יוצאים לדרך- מחלקים משימות, מתאמים ציפיות על לו"ז, תקציב, עדכונים לאורך הדרך וכד'
5. מנהלים את התהליך – קובעים פגישות Follow up לבחינת ההתקדמות.
כמה דוגמאות לערך שיכול להיווצר:
* מנהל מחלקת כספים קיים דיון חודשי מובנה עם הצוות שלו על איתור "נקודות כאב" ורעיונות לשיפור התהליכים. הוא התפלא לגלות שעיקר הקושי היה מול ממשקים שצריכים להעביר מידע. מתוך הפגישות האלו יצאו לפועל כמה פעולות ושינויים משמעותיים בתהליכי עבודה שחסכו זמן ושיפרו את הממשקים באופן משמעותי – לטובת כל הצדדים.
* מנהלת משאבי אנוש הקצתה זמן קבוע במשך מספר שבועות ברצף כדי לבחון את תהליכי הגיוס וקליטת עובדים חדשים עם הצוות שלה. כתוצאה מזה שודרגו התהליכים, שולבו כלים דיגיטליים חדשים ונוצרה חוויה טובה יותר למועמדים.
* מנהלת פיתוח מוצר יזמה "ימי חשיפה" לצוות על טכנולוגיות ורעיונות חדשניים מהתעשייה. בכל חודש אחד מאנשי הצוות הביא ידע על טכנולוגיה אחרת, לפעמים גם היו פגישות אונליין עם פונקציה מקבילה בארגון אחר. זה העלה רעיונות לשיפורים והתאמות במוצרים הקיימים וגם ריענן את דרכי העבודה של הצוות.
פעולה 2 – ממקריות לשגרה
ההבדל בין רעיון טוב לרעיון שמייצר ערך הוא ההטמעה. רעיון טוב שלא יושם או שיושם פעם אחת, גם אם הרעיון מצויין, לא הופך אותו הרעיון לכזה שמייצר ערך.
מתי הוא מייצר ערך? כשהוא משוכפל באופן מודע ועקבי.
לדוגמא:
עובד שמראה לך שעשה משהו בעזרת AI והגיע לתוצאות טובות יותר. נהדר. איך משכפלים את זה? משלבים את זה כשגרה בעבודה? איך גורמים לזה שעוד עובדים ישתמשו בזה?.
או כשלפעמים בגלל אילוץ – עובדת שבחופשה, מנהלת שיצאה לקורס ניהול, עומס לא מאוזן בין חברי הצוות, צו 8 – היחידה "נאלצת" להתמודד אחרת עם תהליך עבודה כלשהו ו"הי" – זה עובד לא רע, ואפילו די טוב!
זה קורה כל כך הרבה פעמים, אז במקום לחזור להרגלים או למצב הקודם כשאותם עובדים חוזרים, אפשר לשדרג את התהליך.
איך עושים את זה?
להיות עם העיניים והקשב פתוחים כל הזמן, לאתר את ההזדמנויות האלה, את המקרים ש"קורים". לסמן לעצמך שקרה כאן משהו אחרת, וטוב יותר.
להיפגש עם האנשים הרלוונטיים, לשקף את זה שמתוך "אילוץ" או התנסות חדשה- התגלתה דרך פעולה שונה שמייצרת ערך. והייתם רוצים לראות איך ממשיכים מכאן ולא חוזרים אחורה.
חשוב לעשות את זה בצורה שקופה ומשתפת – כדי שאנשים לא יפגעו. התיעצו עם העובדים שלכם – איך כדאי להטמיע את הדרך החדשה ביומיום.
סכמנו בינכם את הדברים באופן ברור ובהיר, תאמו ציפיות ו.. צאו לדרך עם היישום המחודש.
לסיכום,
זה לא פשוט לייצר שינויים, ביומיום הניהולי. אבל דווקא ההזדמנויות ה"קטנות" שלפעמים קרו במקרה או נמצאות במחשבות – הן אלו שעושות את ההבדל.
החלק המשמח הוא שכשהן נוצרות מתוך היומיום – הסיכוי שהן ייצרו ערך, גבוה. אל תפספסו אותן, צרו אותן במפגשים יזומים, חפשו אותן ביומיום, קחו אותן הלאה להיות ההרגל החדש.
