נושא העומס, ניהול משימות ופרויקטים מרובים העסיק, מעסיק ועוד יעסיק אותנו רבות. כמו שאומר רורי ויידן בסרטון המצורף – אנחנו מספיקים היום הרבה יותר ועדין עמוסים יותר מתמיד. הזמן הוא משאב כל כך ייחודי ויקר – ששווה להשקיע עוד רגע בחשיבה של מה אנחנו עושים איתו. כי אין לו תחליף.
ולכן שאלה מרכזית שחשוב שכל העוסקים בניהול ישאלו את עצמם היא האם אנחנו מספיקים את מה שאנחנו רוצים באיכות שאנחנו רוצים? החלק המתעתע בניהול משימות הוא שבעוד שהנושא יכול להיתפס כטכני ("יש לך טיפ טוב לניהול זמן?") בפועל הוא מעיד על:
1.התפיסות האמיתיות שלנו – מה יותר חשוב לי ולכן אקדיש לו זמן? לדוגמא: לענות למנהל שלי או למנוהלים על ידי? לתת מענה לשוטף שמציף או לקדם מהלכים ארוכי טווח? להישאר עוד שעה בעבודה ולענות על מיילים שהצטברו או לצאת להיות עם המשפחה?
אם אני אומרת לעצמי שהמשפחה יותר חשובה אבל בפועל נשארת שעות בעבודה – כנראה שיש תפיסת מצב עמוקה יותר על מה שחשוב לי עכשיו.
2.הרגשות שלנו – מנהלים רבים משתפים עד כמה הם אוהבים לעסוק בתחום המקצועי שלהם וכשיש הזדמנות הם צוללים אליו ומשקיעים בו שעות. אנחנו עונים לטלפון לאחרים גם כשלא נח כי לא נעים לנו, עונים למייל בלילה למנכ"ל ומתעסקים בדברים שמקדמים יחידות אחרות- מתוך חשש לגבי מה שיגידו עלינו ועוד. כן, גם הרגשות שלנו מנהלים את בחירת המשימות שלנו.
The Focus Funnel - לדחייה מכוונת של משימות
בקורסי הניהול שלנו ההבנה שלתפיסות ולרגשות שלנו משקל רב במידת העומס בו אנחנו מצויים מאפשרות למשתתפים לזהות את מה שמשפיע על סדרי העדיפויות שלהם ומכאן לבחור את השקעת הזמן באופן מודע ומותאם יותר למטרות וליעדים שלהם.
בשלב הבא אנחנו צופים בסרטון המצורף כי יש בו מודל נהדר לניהול משימות – שמוסיף ל"חשוב" וה"דחוף" המוכרים מימד שלישי – של השפעה / משמעות.
מכאן מציג רורי ויידן לפעול לפי המשפך ולטפל במשימות באופן הבא:
פרקטיקה של ניהול משימות לפי המודל
ELIMINATE- מחיקה – זו נקודה שתמיד מתעורר סביבה דיון ער. האם אפשר לומר "לא" למשימות בארגון? אז התשובה היא "כן" והשאלה היא איך. לדוגמא – אם אני לא עונה מיידית לכל שיחת טלפון – סביר להניח שאנשים יסתדרו גם בלעדי בחלק מהמקרים. באופן הזה, במקום שיחות של 3-4 דקות (במקרה הטוב) שקוטעות את רצף המחשבה – אנשים מוצאים תשובות לבד או ימתינו. ואם זה דחוף? כבר ימצאו אתכם…
AUTOMATE – האוטומציה הולכת ותופסת חלק יותר ויותר נרחב בארגונים היום. מטרתה – לייצר לכם עוד זמן (או לחסוך זמן יקר). ניתן לשלב את צורת החשיבה של האוטומציה גם לניהול היומיומי. לדוגמא: צ'ק ליסט לפעולות חוזרות – שיצמצם משמעותית טעויות או שיכחה של פרטים, כתיבת תהליך עבודה והטמעה בין כלל השותפים, בזימונים של פגישות שחוזרות- להכניס בתאור הפגישה מה המטרה ואיזה מידע כל אחד צריך להביא במקום להזכיר כל פעם מחדש, איסוף מידע שהיום עובר בנייר באונליין.
DELEGATE – כדי שהאצלת הסמכויות תהיה אפקטיבית ותאפשר לכם שקט ובטחון- מומלץ לפעול לפי השלבים שכאן.
ה"קסם" של ניהול המשימות קורה כשקורה המעבר מתפיסת "להספיק הכל" לתפיסה של "להספיק מה שאני באמת רוצה וצריך".
בעולם של היום עם התראות מרובות ואינסוף פרויקטים ומשימות, אין "טיפ" שיעשה את ההבדל. יש גישה, תפיסה, שבבסיסה ההנחה – שלא נספיק הכל. מכאן נשאלת השאלה – מי קובע מה יקרה היום – אתם או כל הסובבים אתכם?
להצלחה הניהולית שלך,
רות
