בעולם גלובאלי כמעט כל ארגון והנהלה מושפעים ממגוון של אירועים שקורים בעולם. לדוגמא – אירועים פוליטיים כמו התחלפות שלטון במדינות או מלחמה, אירועים פיננסיים כמו מיתון שמשפיע על ההשקעות, עלייה של מתחרים או רכישה שלהם, וכמובן שינויים טכנולוגיים (מי אמר chatgpt?) ואירועים שקשורים לתרבות העבודה (שוק של עובדים / מעסיקים, עבודה היברידית, גמישות בעולם העבודה).
זו הסיבה שהמשפט "אנחנו בתקופה של אי וודאות" יכול להיות רלוונטי כמעט בכל רגע נתון, עבור כל חברה.
למרבית האנשים בארגונים- עובדים ומנהלים, אי וודאות אינה סביבה נוחה ומקדמת. היא יוצרת חשש לנחיצות התפקיד, מאיימת על החוסן של הארגון. היא יוצרת חוסר בהירות בנוגע לפעולות שעלי לעשות או ממה להימנע כמו במצב שבו לקוח גדול שאני מטפלת בו עזב או פרויקט שאני חלק ממנו הוחלט להקפיא ולא ברור לי מה אני עושה היום בעבודה. אי הוודאות יוצרת השערות, הנחות, הסברים וסיפורים לא מדוייקים – שעומדים לפרק את הצוות, או שכל הפעילות מול מדינה מסויימת תיפסק . כל אלו משפיעים על האפקטיביות והמוטיבציה של אנשים בארגון – אנשים פותחים את יום העבודה בשיחות על המצב או בחוסר בהירות מה מצופה מהם לעשות היום. וזה מעורר למחשבה- האם יש לי כאן יציבות? אולי כדאי להתחיל לחפש עבודה?
כי כשאנשים דואגים ולא ממוקדים- העשייה מתפזרת ואיתה המחשבות…
הפער בין ההנהלה לעובדים
בעבודה עם ארגונים אני שומעת את חברי ההנהלה שמובילים את החברה בתנאי השוק המשתנים, בחשיבה האסטרטגית איך ולאן ממשיכים מכאן, בניהול הסיכונים ותכנון המהלכים. לצד זה אני שומעת את דרגי הביניים והעובדים שמעט מזה מגיע אליהם באופן עקבי, מותאם ומסודר.
לא אחת, חברי הנהלה מעריכים שהעובדים מודעים למצב ויודעים. אך בפועל, הפער הוא גדול והם מקבלים תמונה חלקית שמחזקת את החוויה של אי הוודאות ומעלה סמני שאלה על מידת השקיפות של ההנהלה דבר שמערער עוד יותר את העובדים.
הנהלות בחברות, ארגונים, שרוצות לשמר את העובדים שלהם בתקופות כאלה של אי וודאות ושינוי- צריכות לנהל את השיח בארגון על המצב הנוכחי והעתידי. ישנם שיגידו שזה פחות מורכב מלנהל אווירה לא טובה שנוצרת כשעובדים חשים חוסר שקיפות, פער באמון, או תחושה של בלאגן ותזזיות של הארגון שמוביל עובדים טובים לעזוב. זה מדבק.
5 כלים לצמצום אי וודאות בארגון
1.הנהלה מובילה ומתקשרת –
כדי לצמצם את השמועות וההנחות חשוב שחברי ההנהלה, והמנכל בראשם, יטמיעו תקשורת קבועה עם העובדים- באופן כן, שקוף במידה, ועקבי. במצב של אי וודאות הגברת תדירות התקשורת היא דבר הכרחי. כל כך הרבה דברים קורים בשלושה חודשים, האפקט של השיחה שהיתה בתחילת הרבעון או החודש דועך תוך זמן קצר. ולכן- חשוב להגביר את התדירות. במקביל, במסגרת ישיבות ההנהלה חשוב שיהיה יישור קו בין כלל חברי ההנהלה כדי שכולם יתמכו במסר שעובר מהמנכ"ל ויחזקו אותו בקולם.
2. ספרו סיפור שיוצר חיבור והנעה – אנחנו אוהבים סיפורים. וכשחסר לנו מידע המח שלנו משלים אותו באופן אוטומטי על סמך מידע שזמין לו. קשה לו עם אי וודאות. באופן הזה אנחנו מספרים ומסבירים לעצמנו מצבים "נראה לי שעידן לא הגיע עדין, הוא אמר לי אתמול משהו לגבי הבת שלו, אולי הוא איתה, אני מקווה שהכל בסדר". בפועל – עידן החליט שהוא פותח את היום בים כי יש גלים. יש אינסוף דוגמאות להסברים והשערות שאנחנו מעלים מול מצבים לא בהירים.
זו הסיבה שבמצבי אי וודאות חשוב שתספרו סיפור מעורר השראה עם מידע מלא ככל שניתן כדי לצמצם את אי הוודאות שתושלם על ידי השערות לא מדוייקות. סיפור של התמודדות עם קושי שנצלח, סיפור על בחירה לצמצם כדי להפנות משאבים לפיתוח המוצר שיבשיל ויגיע ללקוחות, סיפור של אמונה באנשים, ביכולות. גם אם כבר אמרתם את הדברים במפגש הקודם- חזרו עליו שוב ושוב, מנקודות מבט שונות, עם דוגמאות שונות.
3. בניית מסרים שמותאמים לנקודות המבט השונות בארגון–
לאחרונה היתה לי שיחה מעניינת עם מספר אנשי HR שעובדים באתרים של החברה בחו"ל. הנהלת החברה קיבלה מספר החלטות משמעותיות בנוגע לתיעדוף פרויקטים גדולים והסבירה את זה במצב הכלכלי בשוק- משקיעים בררניים, פחות כסף מוזרם להשקעות, סגירה של חברות בעקבות המצב ועוד. בשיחה עם אותם אנשי HR, שעובדים באירופה, עלה הפער שכל נושא ההשקעות והמשקיעים בכלל לא נמצא במודעות של אנשיהם. מה שמטריד אותם באופן יומיומי זה המיתון ועלויות צריכת האנרגייה לחימום הבית שמתקיירות בצורה שמעלה חשש שלא יצליחו לעמוד בהן.
אז מה המסר? חשוב שהסיפור יעבור התאמה ותיקוף למגוון רחב של אוכלוסיות שמרכיבות את הארגון. שיהיה מפורט מספיק, שלא יניח שכולם יודעים. למשל בדוגמא, אם המנכ"לית אומרת ש"בעקבות המצב בשוק החלטנו לפעול באופן הבא…" לא לכולם ברור למה הכוונה ב"מצב השוק" ואיך זה קשור להחלטות שקיבלו. מה עושים? תקפו את המסר, את הסיפור, עם אנשים שמכירים. הרבה פעמים אנשי HR הם כתובת מצויינת לזה.
4. בהירות ומיקוד- על מה עובדים עכשיו –
בתוך כל אי הוודאות אנשים עובדים. הם יכולים להמשיך לעשות את מה שעשו, הם יכולים לזלוג לתחומים אחרים, והם יכולים לעשות את מה שבאמת חשוב ונדרש עכשיו. בשביל שזה יקרה צריך להיות ברורים מאוד- מה הן אבני הדרך הקרובות (גם אם זה ברמה שבועית / יומית), במה להתמקד, מה רוצים לקדם עכשיו, לאן האנרגיה, הזמן, צריכים להיות מתועלים בתקופה הקרובה.
גם אם בטווח הארוך זה לא ברור- הגדירו אבני דרך, משימות, לטווח הקצר.
מחקר של Microsoft מראה ש 74% ממנהלי הצוותים אמרו שיותר הנחיה לגבי סדרי העדיפות של העבודה שלהם תעזור לביצועים שלהם. ו 80% אמרו שהם באופן אישי ירוויחו מבהירות גדולה יותר מצד הדרג הבכיר לגבי עדיפויות משמעותיות לארגון.
בהקשר של שימור עובדים המחקר מראה שעובדים שדיווחו על בהירות בנוגע לסדרי העדיפויות בעבודה:
* יש סיכוי של פי 3.95 שיגידו שהם מתכננים להישאר בחברה לפחות שנתיים
* סיכוי של פי 7.1 שיגידו שלעיתים רחוקות הם חושבים על חיפוש עבודה
* סיכוי של פי 4.5 שיגידו שטוב חלהם בחברה בה הם עובדים כרגע
5. שיתוף בהישגים והצלחות באופן שוטף –
כדי לשקף התקדמות ולייצר בטחון – שתפו את כלל החברה בהצלחות, גם אם הן "קטנות". זה עושה המון. לקוח החליט להמשיך את החוזה לעוד חצי שנה, מחלקת פיתוח הצליחה למצוא פיתרון לתקלה, הייצור עבר בדיקה של גוף חיצוני – שתפו את כלל עובדי הארגון, גם אם זה לא רלוונטי באופן ישיר אליהם, זה קשור להתקדמות החברה, לסיפור שאתם מספרים, וזה מחזק תחושה של התקדמות, של בטחון.
מנהלי ביניים? מה כדאי שאתם תעשו
כמנהלי הביניים אתם אלה שנמצאים בין הפטיש לסדן. במצב הזה- אתם רואים את אנשיכם ואת ההשפעות של אי הוודאות עליהם (דיבורים על עזיבה, עובדים שמעלים שאלות, ירידה במוטיבציה ובתפוקות), ומצד שני אתם רואים את הפעולות שעושה ההנהלה כדי לאזן את החברה ואתם נמצאים תחת הלחץ לדלוור אותן.
אז מה עושים?
כלפי ההנהלה – תניפו דגל, תשקפו את המצב באופן ישיר, תעלו פתרונות (יש כאן 5), תבקשו מידע, תבקשו נוכחות של חברי הנהלה בפגישות עם אנשיכם. חשוב שתסבירו איך הדברים נראים בעיני העובדים, ומה דרוש לכם כדי לצלוח את המצב.
כלפי העובדים – תהיו לויאליים לחברה ותשקפו אמונה בהנהלה, לצד זה- תהיו אותנטיים במידה, גם לגבי חששות. מקדו את אנשיכם בפעולות קרובות, הציפו הישגים והצלחות- אצלכם וביחידות אחרות.
לסיכום,
בתקופה הנוכחית, בה אי הוודאות שוררת מכל כיוון, הנהלות ומנהלים שרוצים שאנשיהם ישארו איתם כשהם רתומים ותומכים – חשוב שינהלו את התקשורת והמידע, וימקדו את אנשי הארגון. האסטרטגיה או הפתרון המוצלחים ביותר שאתם בונים – זקוקים לאנשים שמאמינים בכם, ורוצים להיות חלק מההצלחה.
