בעקבות המצב יש לא מעט מנהלים חסרים (יצאו למילואים או לא יכולים לעבוד בעקבות המצב). וככה בבוקר בהיר אחד מישהו מחברי הצוות או הפרויקט מתבקש לקחת על עצמו את תפקיד הניהול באופן זמני.
זה מצב שיכול להיות מאתגר מאוד, בטח כשנדרש לנהל את הצוות במורכבות של ימים אלה שמשלבת בין הקשבה לעובדים ועמידה במשימות ויעדים שנצברו עם השבועות של הלחימה. ובטח כשזה קורה ללא הכנה מוקדמת או ניסיון ניהולי.
הפוסט נכתב עבור עובדים שנמצאים במצב הזה עכשיו. יחד עם זאת, חשוב שהארגון יקח את האחריות ויתמוך במהלך בצורה מתודולגית, כפי שנציע כאן. מי זה "הארגון"? מנהל ישיר בשיתוף עם HR – הם כתובת מיידית ורלוונטית.
בואו נעבור לתכל'ס.
יש כמה דרכים בהן עובדים יכולים להתמודד עם המצב בצורה מיטבית:
נתחיל מהמיינדסט – זמני באופן מלא
2 שינויים במיינדסט שחשוב לאמץ:
1. לקחת אחריות מלאה ולא לעשות ״חצי ניהול״ –
נכון שהתפקיד זמני, אבל חשוב להבין שמצופה כאן לנהל בתקופה הזו. אין כאן בערך או חצי ניהול. הארגון צריך להעביר את המקל באופן מלא, והעובד.ת צריכים לקבל אותו. לדוגמא- לעשות בקרה על משימות, בלי יכולת לנייד אותן בין אנשי הצוות.
ככל שיעלו בך ספקות או זהירות בנוגע לפעולות ניהוליות ככה תיגזל ממך אנרגייה מיותרת והביטחון שלך יתערער. נבחרת? נהדר. עם הבחירה כדאי לקבל החלטה שהאחריות על מה שקורה בצוות, ביחידה, בפרויקט היא שלך. וזה כולל: לדבר ולהניע אנשים, להשמיע את דעתי המקצועית, לשקף את מה שקורה בצוות ומה שחסר, להיות במיקוד על המטרות ועוד. כלומר, אם אמרת "כן" לתפקיד, האחריות היא שלך עד הסוף כי חצי ניהול פשוט לא יעבוד ויצור תסכול של כולם.
2. לפנות זמן לניהול – קל ליפול למלכודת של לנסות לבצע את התפקיד שעשיתם קודם יחד עם התוספת של הניהול ולהסחף למשימות השוטפות על חשבון ניהול. עכשיו שיש לך אחריות ניהולית, נדרש לפנות לזה זמן. זה אומר לעשות פחות את העבודה, להעביר יותר אל אחרים. נכון, לא תמיד זה נח, לא אחת האוטומט מכוון אותך לעבוד יותר, אבל לאורך זמן- זה לא יחזיק. פינוי זמן שלך לטובת פעולות של ניהול יקדם את ההצלחה שלך בתפקיד.
אחרי שסידרנו את המיינדסט, אפשר לעבור לפעולות בפועל:
מתפיסה לפעולות - ״מצפן לניהול״
המצפן הניהולי מציע לך 4 כיווני פעולה שחשוב לקדם באופן יומיומי. זו הדרך שלך לוודא בתוך כל העומס שלא התפספס משהו חשוב ותוך זמן קצר (יחסית) זו הדרך להתמקם בהובלת הצוות או הפרויקט.
צפון- לאן?
עבודה מול המנהל/ת שלך – זו התחנה הראשונה שלך (ואם עדין זה לא קרה, לא מאוחר לעשות זאת). בפגישה משותפת קריטי לך להבין:
- מה הציפיות ממך במסגרת התפקיד
- חשוב להציג גם את הציפיות שלך
- מה המטרות והיעדים שמצופה ממך לקדם
- לקבוע סדרי עדיפויות ולזהות את המשימות החשובות – תחת לחץ ועומס, חשוב לְפַנוֹת זמן לקידום משימות אסטרטגיות לחברה על חשבון משימות שוטפות פחות קריטיות.
- לתאם ציפיות בנוגע לקבלת החלטות על ידך – מה גבולות הגזרה, מתי ועל מה לעדכן. איזה החלטות חשוב לקדם עכשיו ומה אפשר ונכון להתייעץ עם המנהל.ת שהחלפת או לחכות לחזרתו.ה.
- כדאי להתריע שיהיו מקרים של העברת אחריות כלפי מעלה בנושאים שיהיה לך קשה לטפל בהם.
- בנוסף לפגישה שבועית קבועה, חשוב גם לקבוע שגרה קצרה קבועה בינכם – נניח 15 דקות ביום, כדי לשקף מה התקדם ומה לא, החלטות שקיבלת, והתייעצויות ממוקדות.
זה לא הזמן להתבייש, או להרגיש לא בנוח. קיבלת תפקיד חדש, בלי הכשרה מסודרת או חפיפה. לכן, גם אם התחושה היא שאין את הזמן עבורך – חשוב להיות ביוזמה מול המנהל.ת הישיר. זה הזמן להזכיר שהצלחתך- הצלחתו.ה.
דרום- עובדים, צוות
רתימת הצוות אליך היא נושא קריטי. אין זמן לשרוף מצד אחד, מצד שני – הבחירה בך לתפקיד, גם אם זמני, יכולה להוביל למגוון של תגובות. חשוב לערב ולשתף את הצוות כצוות, ולדבר עם האנשים ב 1:1 איפה שצריך.
זה כולל:
- להתייחס בישיבת הצוות לכך שאתם כרגע מובילים את הצוות. יש ערך לאמירה הזאת אפילו שהדברים ידועים ואולי גם היה עדכון או מייל בעניין.
- זו הזדמנות טובה לבקש מהצוות לעזור לך להיכנס לזה חלק ולוודא שלא מתפספס כלום.
- לתקשר את המטרות, המשימות המרכזיות והציפיות מהצוות בעת הזו – חיוני לעדכן את הצוות במצב החדש ולהגדיר משימות ברורות לטווח הקצר והבינוני.
- כיול עבודת הצוות – עבודת צוות היא משהו שתמיד אפשר ורצוי לכייל ולשכלל. אנשי הצוות הם המומחים לזה (בטח גם לך יש רעיונות…). לכן, כדאי לשתף את הצוות ולשאול איך אפשר לשפר את האפקטיביות של העבודה המשותפת. חשוב להקשיב לקשיים, האתגרים וההזדמנויות, וביחד למצוא פתרונות יצירתיים על אף מגבלות הזמן או העומס.
- להקצות תפקידים בצורה בהירה ואפקטיבית – כדאי לחשוב מחדש על חלוקת אחריות מאוזנת וממוקדת בין חברי הצוות שתאפשר עצמאות ועמידה ביעדים למרות הלחץ.
- לבקש עזרה נוספת מהצוות במטלות שוטפות שלך – כדי לשחרר לך זמן לניהול
- לשים לב לאנשים שבולטים לטובה ולהעריך את המאמץ והתרומה שלהם
מזרח- תהליכים, משימות, החלטות
- להסיר חסמים שמעכבים את העבודה – תהליכים ומשימות מאורגנות מייצרים סדר, בהירות, מאפשרים לאנשי הצוות להתקדם באופן עצמאי, ולייצר יעילות. יש משהו שמעכב את עבודת הצוות? יש תהליך עבודה שכבר מזמן הפריע לך שלא עובד טוב? חסר תהליך עבודה כלשהו? גם אם התפקיד שלך זמני, אפשר להכניס שיפורים בתהליכים קיימים. סביר להניח שאנשי הצוות, ממשקים, וגם המנהל שנעדר יודו לך על פתרונות שישפרו יעילות. זה הזמן לפעול כדי לקדם פתרונות אפקטיביים בתחום. לא לחשוש, כן להתייעץ- עם אנשי הצוות, מנהל ישיר, ממשקים. אם יש משהו שמפריע ולא הופך סדרי עולם – ללכת על זה..
- ארגון המשימות באופן ברור ושקוף – שיקוף ההתקדמות במשימות באופן שוטף ובהיר מקלה על כל חברי הצוות ומורידה את התלות בך. בין אם יש כלי לניהול וארגון משימות בארגון או לוח מחיק שמתעדכן – מומלץ לשקף את המצב.
- קבלת החלטות מהירות גם בתנאי אי ודאות – לעיתים צריך יהיה לוותר על שלמות לטובת קבלת החלטה מספקת בזמן נתון. אם יש לך זמן להתייעץ עם המנהל הישיר- מצוין, אם לא- לקבל את ההחלטה בהתאם למה שסוככם עם המנהל.ת הישיר בשיחת תאום הציפיות (ב"צפון").
מערב- ממשקים
מי דמויות המפתח שמשפיעות על התפקוד של הצוות או מושפעות ממנו? חשוב להיפגש עם האנשים האלו. כן, כן, גם אם התפקיד שלך זמני. למה? כדי לבסס את המיקום שלך, כדי למנוע פנייה אל המנהל שלא נמצא או אל המנהלת הישירה, וכדי לתאם ציפיות.
מה יהיה בשיחה?
- תציגו את מטרת השיחה- שעכשיו שאתם בתפקיד באופן זמני היה חשוב לכם להיפגש ולתאם ציפיות
- תבקשו לשמוע את הציפיות של הממשק מכם, מהצוות במצב הנוכחי
- תציגו את הציפיות שלכם מהממשק
- תזהו פערים ותגיעו להסכמות לגביהן
- עצם קיום השיחה, כבר יעשה טוב לעבודת הממשק הישירה.
לסיכום,
המצב של מעבר לתפקיד ניהולי ללא הכשרה או תהליך הדרגתי הוא לא פשוט, במיוחד תחת לחץ וחוסר זמן. זה מתחיל מהראש, המיינדסט. קיבלת את התפקיד? מצוין, חשוב להיכנס לזה במלוא הכוונה. ואז לפעול בסנכרון ותקשורת עם המצפן.
לצד זה חשוב לזכור ולכבד את המנהל.ת המוחלפים, להתייעץ איתם בהחלטות משמעותיות אם אפשרי ולא לשנות סדרי עולם ארוכי טווח.
להצלחה הניהולית שלך,
רות
