שנים שאני שומעת ממנהלים רבים טענות על ריבוי ישיבות ועל חוסר האפקטיביות שלהן. הן יכולות להיות לא רלוונטיות להם או שחסרים בהן אנשי מפתח לקבל החלטות, הדיון מפוזר או לא מקדם משהו משמעותי ועוד… הישיבות האלה מביאות למחסור בזמן עבודה, קושי לייצר רצף חשיבה או עשייה משמעותיים, אנשים שלא זמינים או מתעכבים כי הם בישיבות כל היום, ולחוסר הזמינות שלהם לאנשיהם. הפתרון של רבין הוא עבודה בשקט מוקדם בבוקר או אחר הצהרים ואל תוך הלילה- כשאין ישיבות.
מוכר?
אתם לא לבד, במחקר שעשו לאחרונה ב MIT נמצא ש 71% מהמנהלים חושבים שישיבות הן יקרות ולא פרודוקטיביות. ולכן המחקר מעודד אימוץ של "ימים ללא ישיבות" בארגונים.
למה? תמשיכו לקרוא-
הממצא המפתיע בנוגע לימים ללא ישיבות
המחקר "ההשפעה המפתיעה של ימים ללא ישיבות" נעשה ב76 חברות עם יותר מ 1000 עובדים ובפריסה בינלאומית. כולן אימצו במשך שנה לפחות בין 1 ל 5 ימים ללא ישיבות. בישיבות הכוונה ליותר מ 2 משתתפים, פגישת 1:1 לא נחשבה כישיבה. הממצאים שעלו חדים וברורים באופן שלא ניתן להתעלם מהן.
הממצא המרכזי הוא שכל בחירה במספר ימים ללא ישיבות (אחד או יותר), תוביל לעלייה משמעותית בתחושת העצמאות בתפקיד, בתקשורת, בשיתוף הפעולה, במחוברות, פרודוקטיביות ושביעות הרצון של העובדים. לצד כל אלו יש ירידה במיקרומנג'מנט, ובלחץ שהעובדים מרגישים.
הטבלה משקפת נתונים מרשימים. אם גם אצלך בארגון ההנהלה מקדמת את התחומים שנסקרו במחקר- מומלץ לשתף אותם בממצאים על ימים ללא ישיבות.
2 אתגרים בהטמעת ימים ללא ישיבות
כמובן שלא מדובר במהלך פשוט ליישום. יש כאן 2 אתגרים מרכזיים:
1. מציאת פתרונות חדשים להעברת מידע וסנכרון – מאחר ובהטמעת ימים ללא ישיבות אין הכוונה לדחיסת כל הישיבות אל ימי העבודה האחרים עולה השאלה – מה עושים?.
התשובה דורשת התייחסות ארגונית וניהולית חדשה לקיום ישיבות. זה מחייב כל עובד ומנהל, ואת כל הארגון להיות יעילים יותר בניהול הישיבות ולעשות חשיבה מחודשת על התדירות, המשך, התוכן והתוצרים של כל ישיבה.
2. הצורך במפגשים חברתיים – המעבר העולמי לעבודה היברידית צמצם את המפגשים הפיסיים ויצר מפגשים יותר ענייניים ומקצועיים. איך מפצים באופן אפקטיבי על המפגשים החברתיים שהצטמצמו באופן חכם? זו שאלה שחשוב שכמנהלים תקבל התייחסות. ישיבות רבות משתתפים, ארוכות ולא ומפוזרות הן לא פתרון, אבל מה כן?.
4 כלים להטמעה אפקטיבית של ימים ללא ישיבות
המחקר ממליץ על 3 ימים ללא ישיבות כמספר אופטימאלי, כשבשני הימים הנותרים חשוב להיפגש בשביל הפן החברתי, המקצועי ולניהול לוחות הזמנים השבועיים. אבל אפשר לראות שגם פחות מזה- יוצר שיפור משמעותי.
אז איך עושים את זה נכון? שילבתי כאן כלים מתוך המחקר עם כלים מהנסיון שלנו. שווה לקרוא גם אם אין החלטה כזו אצלך בארגון (גם לזה התייחסתי בהמשך):
1. תקשור לצוות – חשוב לחבר את האנשים שלך להנחת היסוד והרציונאל מאחורי ההחלטה על ימים ללא ישיבות. יתכן ולעובדים שעובדים מטריציונית, או כאלה שצריכים את החשיבה המשותפת עם אחרים יהיה קשה יותר לקבל את זה, ולכן חשוב שיהיו לך סיבות טובות לגבי ההחלטה הזו. תנו להם להעלות את נקודת המבט שלהם על הקשיים והיתרונות שטמונים במעבר לימים ללא ישיבות. בשלב הראשון ניתן להתייחס לזה כמו אל חקר, או ניסוי שאתם עושים- עד שתגיעו לנוסחה והאיזון שנכונים לצוות בכל הרמות – חברתית, מקצועית, ולעמידה ביעדים.
2. צרו ביחד ישיבות טובות יותר- אם אתם מובילים ישיבות עם צוות שבניהולכם או ישיבות קבועות עם קבוצות עבודה מעורבת – חשוב למצוא יחד איתם את הדרך האפקטיבית החדשה לקיים את הישיבות ולא להמשיך עם ההרגלים הישנים. אם תקדישו לזה זמן ביחד – תרוויחו רתימה, פתרונות טובים יותר והתאמה גבוהה בין הצרכים שלהם למבנה הישיבה. חשוב שתגדירו יחד דרכים אחרות להעברת מידע בין חברי הצוות / הקבוצה – כדי לחסוך זאת מהישיבות.
לדוגמא- יש היום כלים טכנולוגיים כמו Asana, Slack ו Teams שמאפשרים העברת מידע רלוונטי לאנשים הנכונים, סינכרון וניהול משימות בין אנשים וקבוצות, שיתוף פעולה ושמירה על קשר, ניהול פרויקטים על ציר הזמן ועוד. באופן הזה תחסכו את המידע היבש מהישיבות.
במקביל להפחתת הנפח שהנושאים האלה תופסים בישיבות מסתבר שהם גם מצמצמים משמעותית אי הבנות ומייצרות דיוק גבוה בהגדרת הציפיות – כי הדברים כתובים, עם לו"ז ואחריות ברורה.
פתרונות נוספים לישיבות טובות יותר יכולים להיות לוחות מעקב בסביבת העבודה שמסנכרנות את כולם, Stand Up Meetings – שמנוהלות באופן מהיר וממוקד. התיעצו עם האנשים שלכם, בטח יהיו להם רעיונות נוספים.
3. הגדירו כללי בסיס – הגדרה של כמה כללי בסיס יעזרו לאנשים שלכם לאמץ את הגישה החדשה. למשל:
* לכל ישיבה יש נושא ברור ותוצרים מצופים ממנה. ללא זה, אפשר להניח שההכנה לישיבה לא מדוייקת ומכאן הסבירות שהיא תהיה בזבוז זמן – עולה. שימו את זה כסטנדרט- כשהם מובילים ישיבות יש נושאים ותוצרים ברורים לישיבה.
* כמשתתפים בישיבות – הציעו להם לברר מראש מה הנושא והתוצרים של ישיבות שהם מוזמנים אליהן. אפשרו להם לבטל את ההשתתפות בישיבות ללא נושא בהיר ותוצרים מצופים, ושיבקשו סיכום קצר בנוגע לשאלות או החלטות שנוגעות אליהם. באופן הזה אתם מעודדים אותם לתעדף את הישיבות שייצרו ערך גבוה לעבודה שלהם.
* תפקידים מוגדרים בישיבה – צרו הרגל שבכל ישיבה מוגדר מי מסכם את עיקרי הדברים ושולח אל כולם, מי שומר על הזמנים, מי מנהל את הדיון. אחרי 2-3 ישיבות הערך של זה יהיה ברור, וההרגל יוטמע.
כצעד משלים – שילחו סיכום ממוקד אחרי כל ישיבה עם: דגשים ושאלות שעלו או נשארו פתוחות, משימות חשובות שמתועדפות גבוה. למה? כדי לשמור את כולם בתמונה על ההחלטות, ולמנוע דיונים חוזרים על נושאים שכבר כוסו.
4. תקשורת א-פורמאלית עם הצוות – כשלעובדים יש מקום להביע את עצמם לא רק סביב נושאים מקצועיים וענייניים אלא גם בנושאים לא פורמאליים- הם מרגישים שרואים אותם יותר, שיש להם מקום לא רק כאנשי מקצוע.
אם רוב התקשורת הפורמאלית, המקצועית עוברת במיילים, בSLACK, או בתוכנות אחרות, אפשרו בקבוצת הוואטסאפ או בישיבה צוותית להיות יותר משוחררים. בוואטסאפ אפשר לשתף בממים מצחיקים שראו, בהתייעצות על מקום לחופשה או רכישה של מוצר חדש, צילום של מנה מיוחדת שהכינו לארוחת ערב בסוף השבוע, מקום מדליק שהיו בו או תסכול ממשהו שציפו לו ולא קרה. העובדים שלכם יעריכו את זה מאוד. הקדישו פגישה אחת בשבוע לשיתוף במשהו נחמד שעשו בסופ"ש, תחביבים, או באתגרים מהחיים. הקפידו שהפגישה תהיה עליהם בלבד, בלי משימות, או כל נושא מקצועי אחר. זה הזמן שלהם. בנוסף, שימו לב שכולם משתפים במשהו. אל תוותרו.
באופן טבעי הצורך בדגש על הפן החברתי עולה בניהול מרחוק או היברידי. אפשר להפוך את המפגש ל HAPPY HOUR ולהזמין את כולם להגיע עם כוס קפה, בירה, תמונת רקע של מקום שהיו רוצים להיות בו או כל דבר אחר יוציא מהשגרה והפורמאליות.
האם אפשר לעשות מהלך כזה גם ללא תמיכת הארגון?
אין ספק שאם אין החלטה ויישום ארגוניים על מהלך כזה- קשה מאוד לייצר אותו.
מה בכל זאת אפשר לעשות?
1. לשלוח את המחקר למנהל הישיר שלך ולבקש לעשות על זה חשיבה ביחד. אפשר גם ליצור עניין אצל חברי הנהלה.
2. לשפר את המצב אצלך בצוות – לשתף את אנשיך ברציונאל ולעבור על הישיבות הקיימות- לבחון את האפקטיביות שלהן ולייצר התאמות, לבחור כלים לניהול משימות והעברת מידע בינכם באופן שיחסוך זמן מהישיבות.
3. להגדיר עם הצוות שלך חלונות זמן של עבודה ללא פגישות והסחות בינכם – לשריין ביומן 2-3 שעות במשך יומיים בשבוע (או כל תמהיל אחר) שבהם אתם מתרכזים בעבודה אישית- זה אומר שלא פונים אחד אל השני בזמן הזה (כל ההכנות נעשות לפני), זה אומר שלכל אחד יש את ההזדמנות לעבודה שקטה במהלך השבוע. ואם נכנסות פגישות- לבקש הזזה. להתייחס לזמן הזה כזמן כסגור לתורך עבודה.
4. לשתף במהלך ממשקים עם תלות גבוהה בך או בצוות שלך – הם ירוויחו מענה מהיר ואיכותי יותר אם לצוות שלך יהיו שעות פרודוקטיביות לקידום מהלכים.
כמו שניתן לקרוא במחקר – ההשפעות של ימים ללא ישיבות מרחיקות לכת עד להורדת לחץ שמוביל לשיפור ברמה הפסיכולוגית, הפיסית והמנטלית ושיפור במחוברות לארגון. זה אומר שלעובדים שלך טוב יותר במקום העבודה והם מוכנים להתאמץ יותר בשבילו.
להצלחה הניהולית שלך,
רות
