פגשתם פעם מישהו שיצא מישיבה ואמר: ״היתה ישיבה מעולה. הבנו דברים שלא היו ברורים קודם, נפלו לנו אסימונים משמעותיים לגבי מה שתקע אותנו. אפילו נהנינו. היה שווה כל דקה״…? די נדיר…
לרוב התחושה היא של בזבוז זמן, שעמום, התבדרות, ורלוונטיות נמוכה. פטריק לנציוני היטב לתאר בספרו Death by Meeting את הסבל של אנשים בישיבות: ״אחת הבעיות הכואבות ביותר בארגונים, שלא זוכה לטיפול״.
העניין הוא שעם חשיבה מקדימה וכמה כלים ניתן בקלות לייצר ישיבות צוות שיוצרות עניין, מחזקות חיבור בין האנשים, מקדמות נושאים תקועים ומחזקות את היכולת לעבוד יחד.
איך עושים את זה?
העיקרון המנחה – עשו לעצמכם כלל – על כל ישיבה שאתם מובילים, לתת ערך למשתתפים בה. הצמדות לעקרון הזה הוא נקודת המוצא והוא משפיע על איך תתכננו ותקיימו את הישיבה.
אם עיקר הערך בישיבה הוא עבורכם – קבלת עדכונים ותמונה לגבי מה שקורה, והערך עבור יתר המשתתפים נמוך – שווה לשקול האם זהו הפורמט הנכון? אילו שינויים באופן ניהול הישיבה יתן ערך לכלל המשתתפים?
ולפרקטיקה...
אל תסתפקו בסטטוס ועדכונים בישיבות שאתם מובילים. שלבו שיח שמאפשר למשתתפים הזדמנויות להפיק לקחים וללמוד יחד- להבין טוב יותר מה האילוצים והקשיים שיתר חברי הצוות מתמודדים איתם, לחלוק הישגים והצלחות או לשתף בכשלונות. אפשרו להציע הצעות לשיפור תהליכי עבודה, לשתף בתובנות חשובות, להתייעץ או להציע עזרה זה לזאת.
הרעיון הוא לשבור את השטנץ׳, את התבנית הקבועה של הישיבות ולשלב בהן מרכיבים חדשים. ניתן בכל ישיבה להקדיש פרק זמן לאחד מהמרכיבים הבאים:
- הפקת לקחים – בחרו משהו שקרה לאחרונה (לדוגמה, הגעה לאבן דרך בפרוייקט, תלונה של לקוח, איחור בדליברי) וקיימו בישיבה הפקת לקחים סביב 4 שאלות:
- מה רצינו להשיג?
- מה היה טוב?
- מה היה קשה או בעייתי?
- מה נוכל לעשות יותר טוב להבא?
מומלץ שלא למקד את השיח בדברים ״הרעים״ בהכרח. אלא להתייחס לאירוע שבמוקד וללמוד ממנו כמה שניתן – על ההצלחות שהיו, לצד הדברים שיכולים היו להיעשות טוב יותר.
סכמו בכתב את הלקחים המרכזיים וחיזרו אליו בעתיד לקראת אירוע עם מאפיינים דומים.
שיתוף באתגרים – בקשו מכל חבר.ת צוות להציג ברמה האישית:
הישג או הצלחה שלי מהזמן האחרון
קושי / אתגר מרכזי שמתמודדים איתו כרגע
ניתן לשלב את זה ברמה שבועית (״הישג / קושי מהשבוע האחרון״) או בישיבת צוות לסיכום רבעון / שנה (״הישג / קושי מרכזי מהשנה האחרונה״).
אפשר לבקש מכל חבר.ת צוות לחשוב מראש על ההישג והקושי בו ישתפו. אפשר לבקש שכל אחד.ת יביא 2 שקפים עליהם יציגו את ההישג והקושי – לאור מה שאתם יודעים שהכי מתאים.
שיתוף כזה של קושי והישג יוצר עניין, חיבור בין אנשים, הבנה טובה יותר של ההתמודדויות של כל אחד. בנוסף, תוך כדי השיתוף, חברי צוות אחרים יעלו רעיון או יציעו עזרה ואז הערך הוא כפול.
פתחו ישיבות צוות בשאלה – השאלה יכולה להיות – משהו שלמדתי השבוע, רעיון מעניין שהיה לי לאחרונה, משהו שנהניתי ממנו, משהו שהקשה עלי, משהו שהצליח לי, משהו ששימח אותי.
כל חברי הצוות יענו על השאלה בתורם.
אפשר מידי פעם לפתוח ישיבה בסבב קצר של תשובות לשאלה אחת שתבחרו בכל פעם. תרוויחו ״שבירת קרח״, אוירה יותר נינוחה, העמקה החיבור בין אנשי הצוות.
ישיבת Fuckups – מכירים את הקונספקט של Fuckup Nights? מדובר בתנועה גלובלית שמקיימת אירועים בכל העולם. בכל אירוע 3-4 מנהלים מתייצבים מול כלל המשתתפים ומשתפים בכשלונות מקצועיים שלהם. מדובר באירועים מרתקים, מלמדים ובעיקר מחזקים את האומץ של אנשים להתנסות, לטעות וללמוד מהטעויות שלהם.
בהשראת הקונספט הזה, ניתן להקדיש אחת לרבעון ישיבה בה ישתפו חברי הצוות בדברים שלא הצליחו להם כמו שרצו. כדי ליצור פתיחות מומלץ שאתם כמובילי הצוות תהיו הראשונים ותציגו אירוע משלכם. אחריכם כבר עוד ועוד חברי הצוות ישתפו. אפשר לעדכן את המשתתפים מראש שבכוונתכם לעסוק בנושא הזה ולבקש מהם לחשוב על האירוע שיציגו.
הטעמת שיח מסוג זה בצוות הוא כלי נהדר לבניית אמון, תרבות שמעודדת להתנסות, לחשוב באופן יצירתי, ללמוד ולא לפחד מטעויות.
ניתוח הצלחה -בחרו אירוע של הצלחה – דילבור מוצלח, רעיון של הצוות שמומש, פידבק חיובי מלקוח, שלב פרוייקטלי שהסתיים בהצלחה והקדישו זמן לתחקר עם הצוות את ההצלחה. רוב המנהלים משתדלים ללמוד מכישלונות. אבל יש כל כך הרבה מה ללמוד ברמת צוות מהצלחות. זאת דרך השאלות:
מה הוביל להצלחה? מה באופן בו עבדנו אפשר אותה?
מה ההשפעות וההשלכות של ההישג?
איך אנחנו יכולים ללמוד מההצלחה ולמנף אותה לפרויקטים/ לקוחות / מוצרים אחרים?
מעבר לתובנות והלמידה שיעלו משיח כזה, אתם מקבעים תודעה של הצלחה בצוות. זה מייד תורם להעלאת אנרגיות, מוטיבציה, ותחושה של חברי הצוות שרואים ומעריכים את ההצלחות שלהם ושהם חלק מצוות מנצח.
פוקוס על הצוות – באופן טבעי, המיקוד של צוותים הוא במשימות השוטפות. אך בצוותים רבים ההישאבות לשוטף לא מאפשרת לבחון דרכים בהן אתם יכולים לעבוד באופן יותר אפקטיבי יחד.
מומלץ אחת לתקופה להקדיש זמן לשיחה סביב השאלות הבאות:
מה אנחנו עושים טוב כצוות? (ברמת היחסים, תהליכי העבודה, למידה, מקצועיות, חדשנות, דליברי).
מה אנחנו יכולים לעשות טוב יותר?
מה במאפייניי הצוות ואופן העבודה המשותף מאפשר לנו להשיג את התוצאות שלנו?
מה באופן העבודה המשותף מעכב את יכולתנו להשיג את התוצאות?
בחינת שגרות הצוות עם הצוות – הקדישו ישיבה לשאלות:
האם השגרות של הצוות אפקטיביות? בקשו מאנשיכם להתייחס לתדירות, תוכן, משתתפים והאופן בו אתם כצוות מתנהלים בישיבות.
אם יכולנו לבנות מחדש את השגרות שלנו – איך היינו בונים אותן?
סערו מוחות לגבי אילו שינויים והתאמות נשלב בישיבות הצוות ובהתנהלות הכוללת שלנו כך שהן ישרתו אותנו בצורה יותר טובה?
כך תרתמו את אנשי הצוות לחשיבה איתכם על פרומט אפקטיבי ובעל הערך עבורם.
עוד כמה המלצות כלליות:
את הנושאים שפורטו פה תוכלו לבחור לשלב בתוך ישיבת צוות בשוטף (לדוגמה, להקדיש פרק זמן לנתח הצלחה). או לקיים ישיבת צוות ייעודית שממוקדת בנושא הזה (ישיבת סיכום שנה שמסכמת את השנה ע״י אותו עיקרון – ניתוח הצלחה או מספר הצלחות מרכזיות שהיו לצוות בשנה האחרונה).
הגדירו לעצמכם מראש – מה המטרה, מה הערך שתרצו שאנשים יקבלו מהישיבה? (רעיונות לפתור בעיות משותפות, העמקת החיבור בין האנשים, למידה ועניין, וכו׳). שאלו את עצמכם בסופה – אם השגתם זאת. בנוסף, תמיד ניתן לשאול את אנשי הצוות – מה הערך שקיבלו?
סוג השיח המוצע כאן מעלה לא מעט תובנות בצוות. חשוב מידי פעם להזכיר בישיבות את ההחלטות והתובנות שהתקבלו ולבחון מה מהן יושמו? במה חשוב להתמקד בהמשך?.
הקפידו ששלב הסטטוס והעדכונים בישיבות יהיה קצר וממוקד ככל הניתן, כדי לאפשר זמן לשיח שיוצר ערך ועניין.
שימו לב שחברי הצוות הם אלו שמדברים רוב הישיבה. תפקידם לדבר כ 10%-20% מהזמן בלבד.
באופן טבעי חשוב לעשות התאמה של ההמלצות והכלים שכאן לצוות שאתם מובילים. לצוות פרוייקטלי או לצוות מוצר מתאימים כלים שונים מאשר לצוות אורגני. לצוות של עובדים מתאימים כלים שונים מאשר לצוות של מנהלים. עם זאת, בשורה התחתונה, כל ישיבה מכל סוג, צריכה לתת ערך ולתרום לשיפור תהליכים, תוצרים, יחסים, יכולות וחדשנות. וכדי שזה יקרה, היא חייבת להתרומם מעל לסטטוסים ועדכונים ולעסוק באספקטים החשובים ביותר.
