כמנהלים בכל רגע נתון יש לכם עשרות תהליכים ומשימות באחריותכם: הובלה של פרויקט גדול (או יותר), הכנסת שימוש בתוכנה חדשה, קליטה וחניכה של עובד חדש, שיפור המקצועיות של הצוות, קשר עם לקוחות, ארגון כנס, עוד וזה בנוסף לשוטף…
כמו שאתם רואים את המצב הזה אצלכם, הוא קורה גם אצל העובדים שלכם.
המקור לאותם תהליכים או משימות מגוונים- בקשה של חבר הנהלה, עבודת שוטפת עם ממשקים, בקשה של המנהל שלך ("אני רוצה לראות איך יוצרים דוחות טובים יותר"), יוזמה ניהולית שלך, צורך של עובד או חלק מהשוטף כמו שמירה על קשר עם לקוח אסטרטגי ועוד.
כל תהליך כזה הוא כמו כדור, שצריך להחזיק באוויר עד שיסתיים. ואפשר להניח שכמנהלים, יש לכם הרבה כדורים שצריך להחזיק באוויר – חלקם על ידכם באופן ישיר, וחלק על ידי עובדים שלכם.
איך תהליכים (וכדורים) נופלים
כשקצב המשימות מהיר, תקשורת בלתי פוסקת מגיעה במגוון ערוצים (שיחה, מייל, פגישה, וואטסאפ, סלאק) ובלת״מים ושינויים לא צפויים צצים, זה בהחלט מאתגר להחזיק ולנהל את כל התהליכים באוויר.
לדוגמא- הגיעה אליכם בקשה מהמנהל שלכם ליצור דוחות טובים יותר- לכאורה בקשה פשוטה. אבל אחרי ניסיון או שניים להתקדם אתם מבינים שבכלל לא ברור מה זה דוח טוב? מי קובע? מה לא טוב בדוח הקיים? האם יש את המידע שאנחנו רוצים שיהיה ורק צריך להכניס אותו לדוח המטוייב או שגם צריך להתחיל לאסוף את המידע הזה?
הבירורים נגררים, אין תשובות חד משמעיות, ההגדרות של הצרכים מהדוחות עוברות בפינג פונג בין כמה ידיים. בשורה תחתונה – אין הכרעה. אז עד שיחליטו מה הצרכים המדוייקים ב"דוחות טובים יותר"- אתם עוברים לפרויקטים או לתהליכים אחרים שיש לכם, ובשפע.
ואז יום אחד שואלים אותך "איפה אנחנו עומדים עם שיפור הדוחות?" והתשובה היא "לא הוחלט מה רוצים שיהיה בהם, וגם יש פרמטרים שאנחנו לא מודדים היום, אז חיכיתי להחלטות שלכם".
אופס. על אף שלא בגללכם, המנהל שלכם לא אהב את התשובה…
הכדור הזה נפל כי אף אחד לא "החזיק" אותו. תהליך שהיה מצופה ממך להחזיק התמוסס…
לא נעים.
לפעמים, אגב, אתם המקור לעיכוב לעובדים שלכם.
אפשר להבין, שכשיש הרבה כדורים (= תהליכים) באוויר, ומתווספים כל הזמן עוד, נעדיף להתקדם עם אלה שזורמים, שיותר קלים, ברורים, שמייצרים תוצאות, שדורשים פחות מאמץ או עם אלה שפשוט אנחנו אוהבים יותר.
מה שבטוח- כשאתם מוצאים את הדרך לא להפיל אף כדור, כלומר להחזיק את התהליכים שבאחריותכם – היא מייצרת שקט לכם, למנהלים הישירים שלכם, לעובדים שלכם. לעומת זאת, כשנופלים כדורים, נוצרות הפתעות שליליות, בלת"מים, וכמנהלים אתם עלולים להיתפס ככאלה שלא לוקחים אחריות מלאה מקצה לקצה, או שחסרה להם ראייה מערכתית. חשוב לזכור שככל שעולים בדרג הניהולי או בהיקף האחריות – הצורך ביכולת להחזיק הרבה כדורים באויר עולה, כך שזו יכולת שבהחלט שווה לפתח.
אז מה עושים? בתכ'לס-
6 דרכים להחזיק תהליכים (כדורים) באפקטיביות
מוזמנים לחשוב איך תיישמו אחד או יותר מהכלים – עבורכם, עם הצוות או עם עובד.ת מסויימים כחלק מתהליך התפתחות מקצועית אישית:
1. לשים את כל הכדורים על המדף – בעומס המשימות והתהליכים שמנהל צריך להחזיק היום, חשוב לאמץ שיטה, כלי שיאפשרו לך לראות את התהליכים שבאחריותך מול העיניים בכל רגע נתון.
כמו לסדר את כל הכדורים על המדף בשיטה שנוחה וזמינה לך.
זו יכולה להיות רשימה בתכנת ניהול משימות, קובץ אקסל, או לוח מחיק מול העיניים במקום שלך. חשוב שיהיה מקום לחזור אליו בכל יום ראשון, או חמישי לעבור ולראות עם עצמך- מה הסטטוס של כל דבר.
2. לשתף ולשקף למנהלת הישירה שלך – לא תמיד למנהלת הישירה ברור כמה כדורים יש אצלך באוויר. חשוב שזה יקרה כדי שהיא תוכל לתעדף, להשיג עוד משאבים כשצריך, לעזור להוריד חסמים ועוד.
אני תמיד ממליצה למנהלים לשתף בצורה ויזואלית את כל התהליכים שכרגע נמצאים אצלם למנהלים הישיר. הדרך הכי פשוטה ופרקטית לעשות את זה – על ידי הצגת אותה רשימה מהסעיף הקודם. אחת לתקופה קבועה (שבועיים / חודש / רבעון) התחילו את הפגישה שלכם בסקירה של סטטוס התהליכים הקיימים, בקשו עזרה איפה שצריך, הרימו דגל איפה שיש בעיות, הכריזו על התקדמות משמעותית שנעשתה. באופן הזה אתם יוצרים וודאות, ביטחון, משדרים מקצוענות ואחריות.
3. להבין של מי הכדור – בישיבות, פגישות, שיחות, במהלך היומיום, לא חסרים כדורים שנזרקים אליכם כצורך של אנשים בחברה. בחלק מהמקרים ברור לכם שזה כדור שבמגרש שלכם. באחרים אתם חושבים שזה כדור שלכם אבל יש עוד מישהו שחושב ככה – ונוצרת כפילות שמייצרת תסכול על עבודה מבוזבזת, יש גם מקרים בהם אתם מתלבטים איזה חלק מהתהליך באחריותכם, היות ולא נאמר שום דבר ברור, ואתם מספיק עמוסים גם ככה, העמימות נשארת וזה נראה נח לעת עתה. העמימות הזו יכולה להיות בעייתית במקרים שבהם מצופה מכם לתפוס את הכדור אבל אתם לא שם…
מה עושים? שואלים ומתאמים ציפיות – מה בגזרה שלכם, מה אצל אחרים – אפשר לברר עם מנהל הישיבה בה עלה הנושא או עם המנהל הישיר שלכם לאחר מכן.
4. לתפוס את הכדור – הכדור הזה שלכם? – תצהירו על כך. באופן הזה תמנעו כפילויות, תזהו שותפים. חשוב שתגדירו לוחות זמנים, משאבים שאתם זקוקים להם וכמובן – תוצרים שאתם יכולים להתחייב אליהם. למשל "אני אעבוד על שיפור הדוחות, אני מעריכה שעד סוף החודש אוכל להציע מודל מומלץ, אחרי פגישות שבה נבין מה זה דוח טוב". תמיד גם קיימת האפשרות לומר- "אני מבינה שזה אצלי, אבל כרגע אנחנו על… אז אני אתפנה לזה רק בחודש הבא".
5. לפרק את התהליך – לא אחת יש לנו נטייה להעריך בהערכת חסר את המשאבים שדרושים לתהליך, או שאנחנו מתחילים בעוצמה ואז זה נחלש כי אין זמן. לדוגמא- קליטת עובד חדש. ברוב המקרים מנהלים מתכננים את השבוע- שבועיים הראשונים של תהליך הקליטה ואז פחות. והעובד זורם לאן שנראה לו ולסביבה נכון. האם זה יביא אותו למקום שנכון לו, לכם, לארגון באופן יעיל? לא בטוח.
לכן במקרה הזה חשוב לתכנן תקופה ארוכה יותר מהשבועיים הראשונים ו"להחזיק את התהליך" כלומר, להיות בקשר עם העובד, עם הצרכים שלו, ההתקדמות, התובנות והסיפוק שלו מהקליטה, אפשר גם לתאם ציפיות על הלמידה ולוחות הזמנים שלה. אם מדובר בתפקיד שדורש למידה ארוכה ואחרי חודש ואתם מוצאים את עצמכם בפגישת 1:1 שכולה משימות ונושאים מקצועיים- שווה לשים לב שתהליך הקליטה של העובד לא "נפל" ותמצאו אותו אבוד או מתוסכל.
6. לשקף חסמים – כשתהליך לא עובד בגלל בירוקרטיה, קושי לקבל החלטה, משאבים חסרים או כל סיבה אחרת- בטח לא הייתם רוצים שחוסר הצלחת התהליך ירשם על שימכם. ולכן- אם לא מתקדם – שקפו את המצב הקיים, הצביעו על פתרונות או אפשרויות שאתם רואים, נסו להקל על מקבלי ההחלטות בכל דרך אפשרית ואם עדין לא זז- הצהירו- שכרגע אין לכם איך להתקדם עם זה, וברגע שתהיינה תשובות לגבי הנושאים הרלוונטיים – אתם כאן. בינתיים, אתם מקדמים תהליכים אחרים, וגם זה חשוב.
לדוגמא: יש רצון להטמיע מערכת חדשה לניהול משימות בחברה. אתם אחראים על בחירת התוכנה וההטמעה. עשיתם סקירה, התייעצתם, פרשתם את האפשרויות בפני מקבלי ההחלטות, נתתם המלצה. עברו שבועיים – שלושה- ועדין אין הכרעה. אפשר לשאול למה ואיפה הדילמות? במידה ויש כאלה- לנסות לייצר בהירות, אפשר להיות החלטיים ולבקש אישור להתקדם עם התוכנה שבהמלצתכם- אם אין התנגדות, ואפשר גם לשקף ולומר- שנעשו מספר צעדים, יתכן וכרגע אין בשלות או קשב להחליף את התוכנה, לפרוש את המחירים לכך, ולציין שכרגע זה בהקפאה.
אגב, לפעמים דווקא אז – תתקבל ההחלטה.
לסיכום,
כשכל הכדורים, התהליכים מנוהלים, מוחזקים – יש שקט, רוגע, אמון- לך, לעובדים, למנהל.ת הישרים. היכולת הזו- "להחזיק את הכדורים", מתוך אחריות, מתוך ראיית התמונה המלאה, מתוך הבנת המערכת תשרת אותך ואת העובדים שלך גם בהמשך הדרך בתפקידים מורכבים ורחבים יותר.
