כבר תקופה שאנחנו בשגרה חדשה של ניהול בתנאי אי וודאות – כל ארגון בדרכו.
חלק מהמאפיינים של העת הזו הם: עצירת תוכניות עבודה ופעילויות בטווח הבינוני / ארוך, תגובה מהירה להנחיות ותקנות ממשלתיות, פוקוס על הטווח המיידי.
"היום שאחרי" יגיע, והוא ימשך על גבי תקופה לא ידועה. במצב הזה חשוב שלמנהלים והנהלה תהיה השפעה על היציאה מהמצב הנוכחי. כי עכשיו שהסתגלנו לניהול בטווח קצר, זה זמן טוב להתחיל לחשוב באופן יזום על "היום שאחרי" במקביל. למה? כי המועד הזה יגיע, בהדרגתיות, ולצד המחירים ששולמו ועוד ישולמו יש גם הזדמנויות ניהוליות ועסקיות. אם לא נעשה עצירה כדי לחשוב על עליהן מראש – הסבירות שנממש אותן נמוך יותר. המחיר יהיה החלטות חפוזות, עומס גדול, ראייה חלקית של התמונה ואי מיצוי של המהלך ברמה העסקית והארגונית.
1. להתחיל מהערכים
רגע לפני ה"מה עושים" אני רוצה לשים את הזרקור על ה"איך". בתקופה הזו ערכי הארגון, הערכים שלך כמנהל בולטים: שקיפות ותקשורת, שיתוף עובדים, החלטות הנהלה, טובת העובד, טובת הדירקטוריון, מיקוד בלקוח, מיקוד בריווחיות ועוד.
לערכים הללו יש השפעה גדולה על רתימה של עובדים והרצון שלהם לעשות מאמץ עבור החברה, על נאמנות לקוחות לחברה ועוד.
לכן כשלב ראשון בתכנון היציאה מהמצב שאלו: מה היינו רוצים שהשותפים השונים (עובדים, לקוחות, ספקים וכד') יגידו על התנהלות החברה בסיום התקופה? ואיך מביאים את זה לידי ביטוי בפעילות שלנו. את התשובות חשוב לשלב בשלב הבא – החשיבה על "מה עושים".
2. בניית 3 תרחישים
סביר להניח שההתאוששות והיציאה מהמצב הנוכחי יהיו הדרגתיים ובלתי צפויים – הרחבת מספר העובדים שיכולים להגיע לעבודה, החזרת הילדים ללימודים, פתיחת השמים לטיסות כשתוך כדי מצב המשק בארץ ובשוק העולמי יתבהרו.
מי יודע מה יהיה? אף אחד. מטרת הדיון אינה ניחוש – מה יהיה בפועל, אלה הגדרת 3 תרחישים מגוונים שיכינו אתכם, את הארגון, את היחידה שלכם לשלב הבא.
ההנחה היא שעצם החשיבה וההערכות, זיהוי הפעולות למיקוד בעת הזו – מייצרים מוכנות טובה יותר מאשר "זרימה" עם מה שבה. המוכנות הזו תייצר ערך גבוה ברגע האמת – כי גם המתחרים עושים עבודת הכנה, ויש משמעות לזמן התגובה.
לדוגמא: אם באחד התרחישים זיהיתם הזדמנות שכדי לממש אותה יש צורך בגיוס עובד עם ניסיון בתחום. הכנת "תוכנית מגירה" – עם הגדרת התפקיד, הפרופיל, אפילו זיהוי של 2-3 אנשים ברשתות – תיתן לך יתרון במידה ויוחלט להתקדם עם התוכנית.
אם בתרחיש אחר זיהיתם מוצר שעם שינויים קלים נכון יהיה לקדם – איסוף מידע בעל ערך על קהל היעד – יאפשר יציאה מהירה יותר לשוק.
3. זיהוי השותפים
שותפים הם מי שהצוות, החברה משפיעים עליהם. חשוב לזהות ולהגדיר אותם ולתת להם ביטוי בתרחישים השונים כדי לייצר תמונה מערכתית ולא להשאיר אף אחד מאחור. עובדים, לקוחות, ספקים, דירקטוריון… – בכל תרחיש חשוב להגדיר פעולות מול כל אחד מהשותפים כדי לייצר אפקטיביות ולמנוע "שריפות".
4. סיעור מוחות, זיהוי מנופים וטריגרים
על בסיס הערכים והשותפים עושים סיעור מוחות על כל תרחיש להעאלת אפשרויות פעולה. בסיעור המוחות אפשר לשלב עובדים ומנהלים מיחידות שונות.
מתוך הפעולות סמנו כאלה שהשקעה נמוכה בהן עכשיו תייצר ערך גבוה להמשך. מאחר ואלו ימים של משאבים מוגבלים, חשוב לבחור פעולות שיהוו "מנוף" רחב – כלומר יתאימו ליותר מתרחיש אחד.
"טריגרים" הם מצבים שיפעילו פעולות מסוימות. "אם" – "אז".
למשל: אם עובדים חוזרים לעבודה ואין טיסות לחו"ל אז מייצרים ללקוחות הדרכות של חלקים תיאורטיים בוידאו כולל מבחנים. לא נפעיל את הפעולה הזו, אם לא יתקיימו 2 התנאים הללו – כי יש כאן השקעה גבוהה.
5. פורום ייעודי ליציאה מהמצב
כפי שהמלצנו בכניסה לתקופה זו כך גם נמליץ כאן- הקימו צוות חשיבה שיתמקד ביציאה מהמצב הנוכחי לאור מטרות ויעדים ברורים. צוות ש"ינשום" את השינויים והלכי הרוח של המדיניות הממשלתית, השוק, המתחרים ויקדם מהלכים שיעזרו לחברה להתמקם באופן שימנף יתרונות שיצר המצב לטובתה.
יש שונות מאוד גדולה באופן בו משפיעה התקופה על ארגונים – יש כאלה ששוברים שיאי מכירות ומגייסים עובדים ויש כאלה שנמצאים בשפל ומוציאים עובדים לחל"ת , יש ארגונים שהלקוחות שלהם בחו"ל ומושפעים באופן שונה מארגונים שהלקוחות שלהם בארץ, יש טכנולוגיים, יבואנים, יצרנים ועוד. יש חברות בהן יש שונות בין מחלקות וצוותים. לכן, לכל ארגון וצוות יש תרחישים שונים ליציאה מהמצב.
הרעיון בהערכות והתכנון הוא לייצר הסתכלות קדימה ותכנון שיאפשר גמישות (ולא קיבעון).
במקביל לעיסוק במה שקורה כאן ועכשיו, יש כאן הזדמנות מנהיגותית לחלום ולהוביל מהלך בארגון שאם דברים היו ממשיכים "כרגיל" לא היה קורה כי היינו באנרציה… מה החלום שלך?
להצלחה שלך,
רות חובב וענונו
