בארגונים רבים עבודת ממשקים היא מקור ל”חריקות” – עיכובים בדילברי כי משימות נופלות בין הכסאות ולא ברור מי היה אמור לקחת עליהן אחריות, כפילויות בעבודה שנובעות מחוסר תיאום וקונפליקטים בינאישים שמובילים לתסכול ומתח בין אנשים ביחידות. כל אלו יוצרים בזבוז של שעות עבודה ולא אחת גם עולים סכומי כסף מכובדים.
קודם כל, בואו ניישר קו – הכוונה בהתייחסות לעבודת ממשקים, היא לכל תהליך עבודה שחוצה יחידות בארגון ובו כדי שיחידה אחת תוכל לעמוד ביעדיה, היא תלוייה ביחידה אחרת. בסופו של יום, מעבר ליעדיה של כל יחידה, יש לאותן יחידות מטרה משותפת והן תלויות זו בזו להשגתה.
למה בארגונים יש “חריקות” בעבודת הממשקים?
יש לכך מספר סיבות. אחת העיקריות נעוצה בטבע האדם – אנחנו בנויים באופן שכאשר אנחנו משוייכים לקבוצה (במקרה הארגוני – הצוות / מחלקה בה אנו עובדים), אנחנו מזדהים עם הקבוצה, מאמצים את נקודת המבט שלה וחשים יריבות, עויינות או תחרותיות כלפי הקבוצות האחרות. עוד משחר ילדותינו לימדו אותנו לראות את “הטובים” וה”רעים” וזה נצרב בנו וגרם לנו לראיית “הם” ו”אנחנו”.
בנוסף, בכל ארגון יש תתי תרבויות – יחידות מסויימות בהן נורמות העבודה שונות מיחידות אחרות, וזה יוצר פערים בציפיות.
זה בולט מאוד בחברות גלובליות שם התרבות הלאומית משפיעה בנוסף לתרבות הארגונית המקומית, אבל גם בחברות ללא פיזור גאוגרפי, ואפילו באותו הבניין אפשר לשמוע אמירות כמו “אצלנו במכירות, עובדים עם סכין בין השינייים, מתאבדים על עמידה ביעדים, כשהאנשים בפיתוח, לוקחים את הזמן, מתנהלים כאילו אם לא נעמוד ביעדים, לא יקרה כלום…”
רוב “החריקות” נובעות מנקודת מבט שונות שיוצרות סדרי עדיפויות שונים. הרי ברגע שמושיבים אנשים שונים ביחידות שונות, גם כשיש מטרה משותפת ותלות בין היחידות להשגתה, לכל יחידה יש נקודת מבט אחרת על המשימה. לדוגמה, אנשי הפיתוח יתעדפו גבוה לדלבר בזמן ואנשי הQA יתנו עדיפות גבוהה יותר לאייכות המוצר לעיתים גם על חשבון העמידה בלו”ז.
עבודת ממשקים כמקור ליצירתיות וחדשנות בארגון
נכון שמצד אחד ההתנהלות בממשקים היא מקור ללא מעט קושי, החדשות הטובות הן שדווקא מה שקורה בממשקים – בתפר בין יחידות הארגון, הוא לרוב המקור ליצירתיות ולשיתופי פעולה שמניבים חדשנות. למעשה במרחב הזה שבין יחידות הארגון, נעוץ לא מעט מהיתרון התחרותי של ארגון. כך שכשהממשקים מנוהלים נכון, מעבר לחסכון בעיכובים, טעויות, כפילויות וקונפליקטים, יש פה הזדמנות ליצירת פריצות דרך בארגון.
מה הבסיס לבנייה של ממשקים אפקטיביים?
המפתח הוא קודם כל במערכת היחסים שבונים עם הממשק – יחסים שהם לא פורמליים, מבוססים על דיאלוג, שיח שוטף, כבוד הדדי. יחסים שמבוססים על ראיית המטרה המשותפת, על תפיסת הממשק שלך כשותף שלך למשימה ולא ככזה שצריך להעביר אליו מקל בשיטת “שגר ושכח”. כך נוצרים עם הממשק יחסים של שקיפות ופתיחות שהם הבסיס לבניית אמון.
בואו נעבור לפרקטיקה – איך בונים יחסים אפקטיביים עם הממשקים? הצעד הראשון הוא לקיים פגישה עם הממשק. מדובר בפגישה שאינה פגישת עבודה שגרתית, אלא פגישה שבוחנת את אופן העבודה הרצוי אל מול המצוי ויוצרת הסכמות לגבי האופן בו נכון לעבוד יחד כדי להשיג את המטרות המשותפות באופן יותר אפקטיבי. בפגישה זו, נושאים שחשוב לדבר עליהם:
- הסכמה וניסוח המטרה המשותפת– לרוב ישנה מטרת על המשותפת לכל צדדי הממשק. אבל לכל יחידה, יש תתי מטרות שונות שגוזרות סדרי עדיפות שונים. מטרת העל המשותפת, לא תמיד נוכחת ביומיום. חשוב להגדיר ולנסח יחד מהי המטרה המשותפת. היא צריכה להיו ברורה ומוסכמת ולעמוד לנגד עינהם של כל הצדדים.
- תיאום ציפות לגבי חלוקת התפקידים והאחריות.זכרו שהגדרות פורמליות לתפקידים לא תמיד “מחזיקות מים” במציאות. אנשים שונים עושים את אותו התפקיד באופן שונה. מכאן החשיבות של שיח עם הממשק על תחומי האחריות של כל אחד.
- ביסוס שגרות אפקטיביות– בחנו האם יש מנגנונים קבועים (ישיבות סינכרון, פגישות עדכון וכו…) שמקדמים את עבודת הממשק. האם הם אפקטיביים בהיבט הגדרת המטרה שלהם, תדירות המפגשים, תוכן, משך, כמות וסוג המשתתפים? כמו כן, בחנו איך מתקבלות ההחלטות שמשפיעות על הממשק? האם יש מקום לדיון וקבלת החלטות בתוך השגרות? מה נדרש לשנות כדי ששגרות אלו יהיו אפקטיביות יותר?
- אייכות היחסים– עד כמה יש שקיפות? מהי רמת האמון? עד כמה שמים דברים על השולחן? מה עושים כשיש אי הסכמות? עסקו בשאלה מה ניתן לעשות כדי לחזק את אייכות היחסים? לדוגמה, להימנע מפניה למנהל של אחד הצדדים לפני שבדקנו ודיברנו עם הצד השני, שיתוף בדוח שמשקף תמונת מצב והתקדמות הפרוייקט וכו
- העמיקו את הבנתכם לגבי נקודת המבט של הצד השני– על מה הוא נמדד? מה האילוצים והמתחים איתם הוא מתמודד? מה הוא צריך ממך כדי להצליח לעמוד ביעדים שלו? זאת כמובן ההזדמנות לשתף בכל אותם דברים גם מצידך.
- סכמו את הפגישה בעקרונות עבודה כתובים שישקפו את ההבנות וההסכמות אליהם הגעתם בפגישה.
פגישה מסוג זה, היא בסיס לניהול הממשק שלך בצורה שתקדם משמעותית את העבודה המשותפת. עם זאת, יש לזכור, שכמו בכל מערכת יחסים, חשוב לתחזק ולהשקיע בה בשוטף. חשוב מידי פעם לבחון איך אנחנו עובדים יחד לאור העקרונות שהגדרנו – מה עובד טוב והתקדם? מה עדיין דורש שיפור? ואיך נצליח לפתור את הבעיות הקיימות? המפתח, הוא עצם קיום השיח בשוטף.
לסיכום,
לא תמיד קל לגשת אל ממשק בו הצטברו אצל שני הצדדים ביקורת או מחלוקות. אבל ההחלטה לנהל את הממשק מתגמלת- אישית, ניהולית ועסקית. מה עובד? נהלו את הממשק ואל תתייחסו אליו כמשהו שאמור להסתדר מעצמו. פחות דרך הגדרות ונהלים יותר דרך קשר אישי, רציף שמאפשר תיאום ציפיות בשוטף.
להצלחה הניהולית שלך,
עירית
