שנים שאני רואה בקורסי הניהול שלנו, בכל הדרגים, שיש פער בין הדיבור על מטרות ויעדים עסקיים לבין היכולת לגזור מטרות ויעדים מדידים ליחידות, צוותים, עובדים שבניהולם. וכשהמטרות והיעדים לא ברורים, התפוקות פחות טובות, קשה יותר לעמוד ביעדים השנתיים.
לכאורה, מדובר בנושא טכני.
בפועל, מעורבות כאן מגוון יכולות כמו: היכולת להבין מה אני רוצה להשיג, לתקשר את זה כמסר ברור, היכולת להתקדם אל מטרות בתנאי אי וודאות ולהכיל טעויות ושינויים, אמון בעובדים שלך, אמון ביכולת הניהול והמקצועית שלך, מחוייבות לעמידה במטרות, התמודדות עם כישלון…
היכולת להגדיר מטרות ויעדים מדידים היה אתגר מאז ומתמיד. המעבר לעבודה היברידית / מרחוק איתגר מנהלים להתמודד עם הנושא של מדידת תפוקות במקום שעות. התמודדות שכנראה לא צלחה- במחקר של מיקרוסופט (כתבנו עליו כאן) עלה שרק 12% מהמנהלים מרגישים בטחון לגבי הפרודוקטיביות של העובדים שלהם כשהם עובדים מרחוק, בעוד ב 87% מהעובדים מרגישים שהם פרודוקטיביים כשהם עובדים מהבית. אגב, הנתונים של מיקרוסופט מצביעים על עלייה בפרודוקטיביות בעבודה מרחוק. זו כמעט טרגדיה…
הבשורות החדשות הן שעולם העבודה המתפתח מסמן לנו מגמת העסקה חדשה – Gig economy – העסקת עובדים לפי פרויקט או משימה (ע"ע Wolt בישראל, Fiver ועוד). זה מתיישר עם הרצון של עובדים מדור הZ שמחפשים לשלב עוד עיסוקים, או שהעבודה לא תהיה מקום פיסי.
כלומר, כמנהלים ומנהלות אי אפשר להתעלם מהצורך מניסוח מטרות ויעדים כמו שצריך. זו מיומנות הכרחית.
מנהלים וארגונים שימשיכו במדידת שעות ולא יעברו למדידת תפוקות – יפסידו עובדים איכותיים שמחפשים לפעול באופן עצמאי, להרגיש בעלי ערך, שרוצים להתפתח באופן מתמיד.
למה זו מיומנות כל כך חשובה? כי הגדרה טובה של מטרות היא הגדרה ברורה של ציפיות. וכשהציפיות מוגדרות וברורות, התפוקות יהיו טובות יותר.
המחסומים הניהוליים בהגדרת מטרות ויעדים
משיחות עם מנהלים אני מזהה 3 חסמים מרכזיים בניסוח ועבודה עם מטרות ויעדים לאנשיהם:
1. פחד מהתחייבות: ניסוח מטרות דורש מאיתנו להתחייב לתוצאות מול העובד ומול המנהל הישיר. הפחד מכישלון, שלא נגיע ליעדים יכול למנוע מאיתנו לקבוע יעדים ברורים ואמיצים.
2. פערים בתקשורת: תקשורת ברורה, מפורטת, סבלנית, היא מפתח קריטי בניהול לאור מטרות ויעדים. כי כשאנחנו כותבים את המטרות אנחנו צריכים להסביר לאחרים בצורה קצרה וממוקדת מה אנחנו רוצים שיקרה ואיך זה ימדד. פערים בתקשורת יכולים לעלות ממגוון סיבות – יכולת תקשורתית נמוכה, פערי שפה, הנחה שהעובדים כבר מבינים במה מדובר ולא להשקיע את הזמן המספיק בהעברת המסר והמידע, וכמובן שקשה לתקשר לאחרים משהו שלא ברור לי… ולכן הנקודה השלישית היא.
3. תיעדוף: כתיבה של מטרות דורשת מאיתנו זמן- לברר מה אנחנו רוצים (ולא איך), איך נמדוד את זה, מה נקודות הביניים לאורך הדרך. וזה דורש זמן של חשיבה.
כמו תכנון ותחקור גם הגדרת מטרות ויעדים – אלו תחומים שמנהלים רבים מבינים את החשיבות שלהם, אבל לא מקדישים להם את הזמן ורצים הלאה.
ההזדמנות בהגדרת מטרות ויעדים
אז למה בכל זאת להתאמץ ולהשקיע?
1. מוטיבציה ומעורבות עובדים: מרכיב ניהולי משמעותי. כשאפשר להראות לעובדים איך התרומה שלהם משפיעה על החברה הם מרגישים יותר מעורבים ומחויבים למטרות הארגון, הם מבינים איך המאמץ היומיומי שלהם מביא להישגים ופירות – משמעות. כלומר, הגדרת מטרות ויעדים מובילה לגידול במוטיבציה ובנאמנות.
2. שיפור ביצועים ותוצאות: מטרות ברורות ומוגדרות היטב מאפשרות לעובדים להבין בדיוק מה מצופה מהם ולמה לשאוף. הבהירות הזה תאפשר להם לקחת החלטות טובות יותר, לתעדף את המשימות שלהם באופן שיקדם את המטרות, ובאופן כללי המשאבים יהיו ממוקדים יותר בהשגת התפוקות, התוצאות והתוצרים.
3. תיאום ציפיות ויישור קו: כשהמטרות מוגדרות כראוי, ההבנה בינכם לבין אנשיכם ועם מחלקות או צוותים אחרים בארגון טובה יותר. זה מקל על תיעדוף, תהליכי עבודה, תקשורת ומכאן על התוצאות.
4. קבלת החלטות מושכלת: כשאתם מודדים לאורך זמן אתם יכולים לנתח את הנתונים ולקבל החלטות על בסיס מידע מדויק. מכאן אפשר ליזום מהלכים ולשפר תהליכי עבודה.
5. הערכת ביצועים והתפתחות אישית: כשמנהלים יודעים להגדיר מטרות מדויקות, הם יכולים לשקף בצורה אפקטיבית את ההתקדמות של אנשיהם, לפרגן ולתת משוב. זה תורם להתפתחות המקצועית של העובדים ולשיפור כישוריהם.
הגדרת מטרות ויעדים – איך מתרגלים את זה נכון
1. תפיסה- קחו רגע להבין מה מונע מכם להגדיר מטרות ויעדים (ע"ע חסמים). כשאנחנו מבינים מה מונע מאיתנו לעשות את זה- אנחנו יכולים להתמודד ולהתאמן על שינוי התפיסה.
2. להתחיל בקטן – החליטו שבשלב ראשון אתם מתנסים בהצבת מטרות ויעדים לעצמכם ברמה היומית / שבועית או לצוות, או התמקדו בפרויקט אחד שהוא יותר ברור או וודאי.
3. שיתוף הצוות – אפשר לפתח עם הצוות שלכם שיח על המטרות והיעדים- אפשר להתחיל מהחסמים (שילחו להם את הפוסט הזה כהכנה), או ישר לעבור להגדרות. הקשיבו לאנשים שלכם, להמלצות שלהם, השתמשו ב"חוכמת ההמונים". רווח נוסף מהשיתוף שלהם הוא יצירת מחוייבות, והנעה של תהליך למידה והתפתחות משותף עם הפקת לקחים, והתנסות חוזרת.
4. תרגלו, תרגלו תרגלו – הגדרת מטרות ויעדים בצורה פשוטה. קחו לעצמכם זמן לחשיבה. לפעמים 10 דקות זה כל מה שצריך כדי לנסח מטרות ויעדים.
איך להגדיר מטרות ויעדים ברורים?
יש מגוון רחב של שיטות – SMART, KPI, OKRs.
בואו נתחיל פשוט:
תארו את התוצאה העתידית הרצויה, את הסוף בזמן הווה. איך זה נראה כשזה קורה. לא הדרך אלא התוצאה. מה קורה בסוף השנה שאתם מרוצים ממנו? מה קורה בסוף הפרויקט שאתם מרוצים ממנו?
הוסיפו לנוסח את הדרך שבה תמדדו את הדברים – באופן הזה אתם מגדירים את המטרה והיעד ביחד. שאלו את עצמכם – איך אדע שהגענו לשם? איזה מדדים, נתונים יצביעו על העמידה במטרה?
לדוגמא:
- 60% מהלקוחות שלנו הם לקוחות חוזרים
- כל הגרסאות של התוכנה עולות בזמן שהוגדר על ידי ההנהלה
- שיפור של 5% בתפוקות של עובד
- עבודה לאור תוכנית עבודה סדורה
אחרי שניסחתם את הבסיס- תעברו על הנוסח ותתקפו אותו לפי שיטת ה SMART. וודאו שכל מרכיב מקבל ביטוי:
ספציפיים (Specific) – שהמטרות והיעדים ממוקדים, ברורים, בהירים. אם אחת מהעובדות שלכם קוראת אותן ללא הסבר שלכם- האם יהיה לה ברור מה אתם רוצים? באיזה כיוון היא צריכה לפעול? אם כן- אתם ספציפיים.
מדידים (Measurable) – האם ברור איך נמדוד את ההצלחה? במידה וכן – אתם שם.
ניתנים להשגה (Achievable) – וודאו שהם לא קלים מדי (ואז מייצרים אפקט הפוך ממוטיבציה) ולא קשים מדי ומייאשים.
רלוונטיים (Relevant) – לתחום העיסוק של היחידה שלכם, של הצוות, של היכולות.
תחומים בזמן (Time-bound)– עד מתי, מה הלו"ז מתי אנחנו צריכים להיות "שם", בהשגת המטרה.
אם נחזור לדוגמאות הן יהיו מדוייקת יותר באופן הבא:
- עד סוף השנה 60% מהלקוחות שלנו הם לקוחות חוזרים
- עד סוף הרבעון, רוני עובדת עם תוכנית עבודה רבעונית באופן שוטף
לסיכום,
עולם העבודה משתנה: כניסה של דור הZ לעולם העבודה, Gig Economy, ניהול היברידי / מרחוק – מנהלים שלא ישכילו לעבור ממדידת שעות למדידת תפוקות- יפסידו עובדים איכותיים שמטרות ויעדים מניעים אותם. לעבודה לאור מטרות ויעדים יש כל כך הרבה רווחים (צריך להיזהר לא להפוך את זה לשוט או מנוף של לחץ…). זה הזמן לעבור על המטרות והיעדים שהגדרתם לאנשיכם, לצוותים ולראות האם הם מייצרים לכם את הערך והרווח הניהולי הפוטנציאלי.
