האתגר בבניית תוכניות העבודה הולך ומחריף משנה לשנה – אי וודאות גוברת, מגפות, אסונות, מלחמות בארץ ובעולם.
מצד אחד יש תלות גבוהה במשתנים שאינם בשליטתנו- החלטות הממשלה בארץ, כללים עולמיים, התנהגות שווקים ומתחרים ועוד. מצד שני הניסיון שלנו בניהול בתנאים הללו עלה – אנחנו מנהלים שינויים על בסיס יומיומי, צברנו בטחון בניהול תרחישי קיצון, פתרונות ארגוניים שמאפשרים גמישות הוטמעו ומוטמעים, נוצרו שגרות ניהול רלוונטיות ועוד.
בתוך "אי הוודאות המוכרת" שנוצרה, יש משמעות מכרעת ליכולת של מנהלים והנהלות להוביל את הארגון אל השנה הבאה עם כל סימני השאלה שאופפים אותה.
6 דגשים לבניית תוכניות עבודה
1. 3 תרחישי עבודה – יצירת 3 תרחישי מציאות – אופטימי, ריאלי ופסימי יאפשרו גמישות מחשבתית והיערכות לתרחישים השונים. התרחיש האופטימי – נועד להשאיר את הארגון והאנשים במוכנות לזיהוי הזדמנויות חיוביות. לתרחיש הפסימי – צרו תוכניות פעולה ממוקדות על בסיס הלמידה הניהולית והאירגונית שצברתם.
2. ספרו את הסיפור – אנשים חושבים בתמונות, אנשים אוהבים סיפורים. אם לא נספק להם סיפור, הם יצרו אותו לבד, והוא לא בהכרח יהיה תואם לסיפור שאתם רוצים לספר על החברה. ספרו את הסיפור של החברה בשנים האחרונות באופן שמדגיש את החוזקות של הארגון, של האנשים, באופן שמדגיש את ההישגים, מבלי להתעלם מהקשיים.
לדוגמא- חברה שפיטרה עובדים רבים, אך במקביל יצרה דרכי פעולה חדשות, הסתגלה אליהם מהר והצליחה ליצור כך שיתופי פעולה חדשים שיובילו למוצרים חדשים – ספרו את הסיפור שמתיייחס לכאב שבצורך לפטר, אך הדגישו את יכולת העובדים להתגייסות, גמישות, חדשנות וההטמעה המהירה שיאפשרו גם בשנה הבאה לעשות קפיצה משמעותית.
3. מיקוד ב"לאן" ולא ב"איך" – הגדירו תוצאה רצויה ברורה לסוף השנה – תארו איך אתם רואים את החברה בסוף השנה, לאן אתם שואפים. תעזו לחלום, תרחיבו במידע, בפרטים על ה"לאן". כשיש יעד ברור, אנשים יכולים לסלול את הדרך על בסיס יומיומי וליצור את ה"איך".
4. הפיקו לקחים ממה שקרה עד כה – תאמו זמן שבו עוצרים הכל, מסתכלים על מה שקרה מתחילת השנה ועד היום – תוכניות עבודה, משאבים, תוצאות, תרבות ואווירה. מה עבד טוב? מה התקדם? איזה פתרונות קידמו אותנו? מה לא עבד טוב? מה חסר? איפה עיכבנו את עצמנו? ארגונים היום בקצב גבוה, בכל שנה הם עושים שינויים משמעותיים בצורת ההתנהלות. לעצור לרגע כדי להסתכל "מלמעלה" ולתחקר את מה שהיה – יכול לייצר לכם ערך ניהולי ועסקי גבוהים.
5. מנגנוני הערכה ובקרה תכופים – הגדירו מראש תדירות בה תיעשה עצירה כדי לכייל את המטרות, היעדים ותוכניות העבודה – על בסיס המצב בעולם ובארץ, מצב השוק והחברה. המשפט "כל תוכנית היא בסיס לשינויים" מקבל משנה תוקף בשנים האחרונות. חשוב לנהל את השינויים הללו.
6. הגדירו במה משקיעים השנה – לצד העשייה העסקית חשוב להמשיך ולפתח תשתיות ויכולות ארגוניות ואישיות. הגדירו נושא או שניים שמשקיעים בהם השנה – לדוגמא: חיזוק יכולות ההובלה על ידי דרג ניהול ביניים, הטמעת טכנולוגיה או שיטת עבודה בארגון, מעבר לעבודה מבוססת יעדי תפוקות, הטמעת משובים כשגרה ניהולית, או תוכנית לפיתוח ושימור עובדים. בחרו במהלכים שאתם מניחים שיצרו ערך לחברה לאורך שנים, ושהתשנות בתנאי העבודה לא יפגעו בהמשכיות שלהם (עם התאמות נדרשות).
לסיכום,
בנוסף להתקדמות עסקית תוכנית עבודה נותנת לאנשים מסגרת, פוקוס, מיקוד, תחושת בטחון ואמון בהנהלה. היו בקשר וקשובים לאנשים ולצרכים שלהם כדי לעמוד בתוכניות, תקשרו באופן עקבי את מה שקורה ומה שמשתנה בהן. העקביות והשקיפות יחברו את כלל אנשי החברה לתוכנית מרכזית אחת, וההתקדמות תהיה קלה יותר.
