אני שומעת כבר שנים על המצב בו מנהלים נמנעים מלעשות שיחה עם העובדים שלהם, לתת משוב, על דברים שלא עובדים טוב. זה יכול להיות עובד שמאחר כל הזמן לעבודה או לפגישות, עובדת שמתפזרת ולא מקדמת את מה שצריך, מנהלת צוות שעושה מיקרומנג'מנט לעובדים שלה, סמנכ"ל שלא מעדכן את צוות ההנהלה בפתיחות ועוד…
יש מנהלים שחוששים – שתיווצר בשיחה אי הבנה עם העובד שתוביל לתגובה של כעס או תסכול שרק יחמירו את המצב, לאחרים יש חשש שלא יעבירו את המסר כמו שצריך ויפגעו בעובד. לא אחת, חסרים להם הכלים – איך להעביר מסר שיקדם את העבודה המשותפת וישפר את המצב.
נראה שהמצב עכשיו, בתקופה בה שימור וגיוס עובדים הוא נושא בוער ומאתגר, ארגונים נוטים להתמקד במה שכייף, מהנה, ב"24 סוגי גלידה" כדי ליצור חוויה טובה וכחלק מהניסיון לשמר עובדים ההימנעות של מנהלים מלתת פידבק על דברים שלא עובדים טוב – עולה.
ה"עטיפה בצמר גפן" לא עושה טוב- לא לכם ולא לאנשיכם. היא מתעלמת מקשיים שהולכים וגדלים עם הזמן. מאחר ואף אחד לא מדבר עליהם – אין שיפור, ומאחר והם מייצרים בעיות- הן רק הולכות וגדלות. ומכאן התסכול שלכם גדל, אנשיכם מרגישים בזה, וההימנעות מייצרת מתח מתמיד וגובר. זה עלול להוביל למחיר יקר לכולם.
ישנם מצבים בהם הקושי גדל כל כך עד שהדברים מתפוצצים בשיחה ישירה מדי, בתזמון לא נכון, במקום לא נכון. שיחה שרואה רק את הקושי. שיחה שסביר להניח שתחמיר את המצב ואפילו תוביל למצב של עזיבה או פיטורים.
נשאלת השאלה איך אומרים את הדברים באופן שיצור שיפור, אתגר, מוטיבציה. אספנו בשבילכם כלים מרכזיים:
נקודת המוצא: IT TAKES TWO TO TANGO
כמנהלים, חשוב לצאת מנקודת מוצא שלוקחת בחשבון ששניכם סובלים מהמצב הקיים וששניכם תורמים לו. אפשר להניח בסבירות גבוהה שאם לכם לא נעים ונח, ושגם לכם יש חלק בהגעה למצב הנוכחי.
לדוגמא – סמנכלית שיווק מצפה ממנהל ביחידה שלה שיזום יותר, יציע מהלכים, ידחוף אליה מידע. בפועל – ברוב המקרים כשזה קרה- היתה לה ביקורת על הדברים והיא הגיבה באופן שהוציא לו את הרוח מהמפרשים ואת החשק לקדם משהו. נכון, יש לו למידה לעשות על האופן שהוא מגיש את היוזמות (לרוב רעיון לא לא מספיק מגובש מבחינתה), אבל התגובה שלה חסמה את הרצון ליזום.
זה אומר שכדאי להגיע לשיחה פתוחים, עם שאלות, עם הקשבה, ועם מוכנות לגמישות ולא עם האשמות ונקודת מבט "צודקת". זה אומר, שכדאי לעשות את השיחה כשהדברים עדין על "אש קטנה".
בפרקטיקה – כהכנה לשיחה חשוב לרשום לעצמך את כל הדברים שעובדים טוב, שמהנים בעבודה עם אותו אדם, וגורמים לך להעריך אותו. כדאי לפרט ולרשום דוגמאות למקרים שבהם אותו אדם מייצר לך שקט, מקומות שיש לך אמון, פרויקטים שעבדו טוב, איפה הדיעה מוערכת על ידך, איפה יש לה ערך מוסף.
לצד זה כתבו באופן מדוייק ככל שניתן – איפה האתגר, הקושי בעבודה המשותפת. באיזה מצבים אתם לא שקטים, מה בהתנהלות היומיומית גורם לזה. גם כאן, התמקדו בדוגמאות – כדי לחדד לעצמכם.
המטרה בהכנה – לראות תמונה יותר שלמה של העובד (ולא רק של הקושי) ולהוביל לכך שתגיעו לשיחה עם ציפייה בהירה – כדי שאפשר יהיה ליצור שיחה שמקדמת גם פתרונות פרקטיים.
4 כלים לשיחה אפקטיבית שמשקפת באופן ברור את הקושי
1. מיקוד בנקודת המבט שלך – מתוך הנחה שהדברים הם סובייקטיביים, ומתוך הבנה שהתקפה לא מייצרת שיח אלא התגוננות, אני תמיד ממליצה להתמקד בנקודת המבט שלך. להדגיש בשיחה שאתם מתארים את הדברי םכמו שהם נראים מהזווית שלך. מכאן חשוב לבקש לשמוע איך הדברים נראים מנקודת המבט של העובד.ת ולייצר שיחה טובה, פתוחה ולא שיפוטית.
2. הקשבה – אחרי שהצגת את הדברים מנקודת מבטך, חשוב להבין את נקודת המבט של מי שמולכם בשיחה. בלי להתגונן, להקשיב דרך שאלות שיאפשרו לך "להיכנס לראש" כדי להבין איך הדברים נראים בעיני העובד. למה? כדי לזהות את המקור לפער בין הציפייה שלך לתפקוד בפועל, כדי שאפשר יהיה למצוא פתרונות.
3. הגדירו ציפיות ברורות והגיעו להסכמות – אחרי שכל אחד מכם הציג את נקודת מבטו, הגדירו את הציפייה שלכם. תארו איך זה נראה כשהדברים עובדים טוב בינכם. מכאן אפשר לשאול – מה צריך מכם או איך אתם יכולים לסייע כדי לצמצם את הפערים שזיהיתם ולהגיע למצב מיטבי. תעלו יחד פתרונות פרקטיים והגיעו להסכמות (שמומלץ לכתוב) איך אתם ממשיכים מכאן.
4. הביעו אמון, מסוגלות – כדי שמי שמולכם יצא מהשיחה בתחושה טובה, של אתגר, של הקלה, של הבנה ולא בתחושה שלא מרוצים ממנו חשוב להעביר מסר של אמון באדם, ביכולות, בהערכה של כל מה שעובד היום. זה יוביל לתחושת בטחון בסיום השיחה, יגדיל את המחוברות אליך.
דור, מנהל אגף טכנולוגיות ציפה שמנהלת הצוות שתחתיו תיקח פרויקטים מקצה אל קצה. פעם אחר פעם הוא מתאכזב כי בעיניו היא לא מביאה את הפרויקט למקום שרצה, היא פועלת בדרכים אחרות משחשב, מתייעצת איתו הרבה ולא לוקחת החלטות לבד. מבחינתה – הוא מעביר אליה את הדברים באופן כללי מדי. בתחילת הדרך היא רצה על הפרויקטים כמו שהיא הבינה את המצב, אבל קיבלה ממנו המון הערות ולכן היום היא מתייעצת איתו הרבה ולא מקבלת החלטות לבד.
אם דור יבוא אליה בטענות- היא עלולה להיאלם (ולהיעלם…). לעומת זאת- כשהציג את הדברים מנקודת המבט שלו, כמו שהוא רואה אותם – שהוא מוצא עצמו מעורב יותר ממה שהיה רוצה, ואמר שהוא רוצה להבין למה זה קורה ואיך היא רואה את זה- זה יצר שיחה שאיפשרה לה להסביר את הדברים מצידה.
הם סיכמו שכל פרויקט שיועבר אליה יתחיל בפגישת התנעה בה הוא צריך להיות מפורט יותר (וזה לא קל לו), והיא תצטרך לשאול שאלות ולתקף את התוכנית שלה לפני היציאה לדרך וגם תוך כדי. סוכם בינהם על קובץ משותף בו הם יראו את התקדמות הפרויקט ושהיא מתייעצת בפ"ע, אלא אם יש מקרי קצה – שגם אותם הם הגדירו.
היא יצאה בהקלה, והוא סיים את השיחה בציפייה.
חשוב לזכור שאף אחד מאיתנו לא מושלם, ויש דברים שאנחנו צריכים לקבל בעובדים שלנו ולמצוא פתרונות אחרים. הבסיס שיאפשר לזה להתקיים זו מערכת יחסים טובה עם העובדים שלכם שמשפיעה על היומיום שלכם ושלהם. היכולת להתייחס גם אל מה שעובד פחות טוב ומכאן למצוא פתרונות ולהתפתח – תחזק את הקשר, המחוייבות ותקדם את כולם.
עם גישה נכונה והכנה – ניתן לצלוח בהצלחה גם שיחות על הדברים הקשים!
להצלחה הניהולית שלך,
רות
