תוכניות עבודה הן כלי ניהולי רב עוצמה כשנעשה בהן שימוש נכון. תוכניות עבודה מניעות מהלכים גדולים – לדוגמא: כניסה לשוק חדש בחו"ל, פיתוח מוצר חדש, התייעלות, פיתוח ושימור עובדים, מיתוג מעסיק ועוד.
העניין הוא שאותם מהלכים גדולים שאמורים לייצר שיפור, צמיחה, התפתחות לאורך זמן הם מסוג הדברים ה"חשובים אבל לא דחופים". תמיד אפשר לדחות אותם למחר או לעוד שבוע ואף אחד לא ירגיש. עד ש… מתחרה חזק יכנס לשוק שרצינו, לא ינתן מענה לצורכי לקוחות שיפנו בינתיים אל ספק או ארגון אחר, החברה תיכנס לגירעון או שהעובדים יעזבו לארגונים אחרים…
עד כאן, רציונלית – הכל ברור ומובן.
אבל בתוכניות עבודה (כמו בעוד כמה תחומים ניהוליים) העולם נחלק לשניים – אלו שצמד המילים "תוכניות עבודה" מעביר בהם צמרמורת- הם רואים בתכניות עבודה כמגבילות, מצמצמות יצירתיות, מקבעות. לעומתם, יש את אלו שצמד המילים הללו משרה עליהם ביטחון, מסגרת ברורה ומאפשר להם להתקדם באופן סדור אל מטרות גדולות, משקף להם התקדמות, מאפשר להם בקרה ושליטה.
מה נותנות לך תוכניות עבודה?
כמו תמיד – הדברים מתחילים מתפיסה. לכן מנהלים שרואים בתוכניות עבודה מגבלה – הסיכוי שישתמשו בהן נמוך מאוד (אולי רק כי צריך). לעומתם, ישנם מנהלים שרואים בתוכנית עבודה אמצעי למימוש חלומות גדולים, לפתח את החברה או היחידה בצורה משמעותית ביחס למצב הקיים. הם רואים בתוכניות העבודה אפשרות להגיע ליעדים שאין להם זמן או משאבים להגיע אליהם בשוטף גם כשהם מאוד מחוייבים לדבר.
מה התפיסה שלך לגבי תוכניות עבודה? כלי ניהולי תומך או משימת "חובה" שצריך לעשות?
מבנה בסיסי של תוכניות עבודה
כבסיס, כדי שתוכניות העבודה ישרתו את המטרה שלשמן נוצרו- חשוב שיופיע בתחילתן החזון, ה"לאן" הגדול שהיחידה או הארגון שואפים אליו. תחת החזון כתובות מטרות מרכזיות שהתכנית שואפת להשיג השנה עם מדדים ברורים להתקדמות.
מאחר וחזון ומטרות משפיעים על אופן ההתנהגות והפעולה, ועל קבלת ההחלטות – חשוב לשים לב שהם יהיו מדוייקים וברורים.
מתחת לחזון, המטרות והמדדים תהיה הטבלה ובה יהיו העמודות (הצעת הגשה):
מטרת משנה | יעד | משימות / אבני דרך מרכזיות | לו"ז | משאבים | שותפים מרכזיים
זה הבסיס לתוכנית עבודה שאותו כדאי למלא בשותפות עם אנשיך, ובתאום עם ממשקים, ספקטים ומנהל.ת ישיר.
5 דרכים למיקסום הערך של תוכניות העבודה
עכשיו שיש את תוכניות העבודה – כדאי למקסם את העבודה איתן כדי שייצרו את הערך הגבוה ביותר לך, לאנשיך, לארגון באופן הבא:
1.זמינות, שקיפות ונגישות– כשכל התוכניות בראש שלך, או בקובץ במחשב האישי – אף אחד לא שומע או רואה אותן חוץ ממך. אז נכון, אמרת כבר כמה פעמים בפגישות מה המיקוד, ומה עושים השנה ועל בסיס מה מקבלים החלטות. ועדין, בשוטף קורים דברים, עולים רעיונות, שמסיטים מהדרך המרכזית, או שכל אחד נתן לדברים פרשנות אחרת באופן, בתיעדוף, בתקצוב – לך תזכור. כשהתוכניות זמינות בשקיפות ונגישות לכולם (כל אחד בגיזרתו) – זה מצמצם משמעותית את התלות בך. יש שאלות? – חיזרו אל תוכניות העבודה – כי בנינו אותן מתוך רציונל ומחשבה, ולא אחת הן מאזנות החלטות אמוציונליות או אימפולסיביות שמייצרות סטייה משמעותית. שימו את תוכנית העבודה במקום נגיש וזמין לאנשיכם.
2. אמצעי לקבלת החלטות באופן עצמאי – אחד הדברים שמקשים על מנהלים בשוטף היא כשאנשיהם תלויים בהם וניגשים אליהם על כל החלטה (כמעט). הם היו רוצים שהם יהיו יותר עצמאים בתוך כל השוטף. תוכנית עבודה מדוייקת היא "כוכב צפון" שמאפשר לתעדף, לקבל החלטות, למצוא פתרונות יצירתיים, להיות ממוקדים בעיקר. בשונה ממה שמקובל להניח- זה מאפשר יותר חופש פעולה – כי היא מראה את הכיוון ולאן ההנהלה רוצה להתקדם מה שמאפשר לקיחת אחריות למצוא את הדרך לשם.
3. שימוש בחוכמת ההמונים – הגדרתם או קיבלתם מטרות מאתגרות? בשיתוף של עובדים, מנהלים, ממשקים וגם לקוחות בחשיבה על בניית הדרך למימוש המטרות ובהגדרת אבני הדרך המרכזיות בתוכנית העבודה יהיו לכם כמה רווחים: השותפים יכירו את הנושאים שאתם עובדים עליהם, יקבלו תחושת משמעות והשפעה מעצם השיתוף שלהם, אתם תקבלו עוד נקודות מבט מתחומי מומחיות שונים. באופן הזה תשיגו גם הבנה ואמפתיה מהשותפים השונים. כל אלה יכולים לקדם מחוייבות למהלך – כי הם ירגישו שהם חלק מהדרך. שיתוף וחשיבה משותפת תמיד יהיו בעלי ערך מוסף גבוה יותר מאשר "הנחתה" של המטרות, הדרך, והיישום.
4. לחגוג ולעדכן – יצאתם לדרך, בניתם תוכניות, חזרתם אל העבודה והשוטף והתוכניות – מה קורה איתן?
אם תוכניות העבודה הן אמצעי להגשמת חלומות ניהוליים – חשוב לחזור ולראות מה ההישגים שיצרנו, איזה התקדמות עשינו. חגגו ועדכנו את בעלי העניין השונים, וודאי את העובדים שלכם שמשקיעים יום יום ולא רואים את התמונה הגדולה.
5. להשאר רלוונטיים – עדכונים בתוכניות עבודה הם דבר מקובל, שהרי המציאות בשוק, בארגון, משתנה בתדירות גבוהה ואנחנו חייבים להתאים אותן. כל כמה זמן לעדכן תוכניות עבודה- אחת לרבעון? אחת לחודש? אחת לחצי שנה? זה שיקול שלך וזה כמובן תלוי בקצב של השוק והארגון.
מתי היית רוצה לזהות סטייה מהמסלול או ניצנים של הצלחה? תוך כמה זמן מרגע היציאה לדרך יהיה שינוי במדדים שאפשר יהיה לשקף? מתי היית רוצה לתפוס עשייה שלא מספיק מדוייקת למטרות?
כמה השקעה נדרשת במימוש כל תוכנית? – ככל שההשקעה והסיכונים יותר גדולים- כדאי לחזור אל התוכניות בתדירות גבוהה יותר. מצד שני חשוב לשים לב שנותנים מספיק זמן לרעיונות להבשיל ולהשפיע על התוצאות ולא מוחקים אותם לפני שהצליחו לייצר ערך.
תכל'ס – הגדירו תדירות של חזרה לתוכניות העבודה לתיקוף, והכניסו ליומן זמן לזה.
6. להעביר את האחריות ולפרגן– מנהלים שבוחרים לעבוד עם תוכניות באופן שקוף וזמין, ועם נקודות קבועות לבקרה – מאפשרים לאנשים שלהם לקבל סמכות ואחריות ולהוביל במרחב בטוח יחסית. זה מייצר הזדמנות מצויינת לפתח אותם, לייצר למידה וגם לפרגן להם על ההתקדמות. כל אלה יוצרים תחושת התפתחות והערכה שמייצרים חיבור לארגון ומשמרים אנשים טובים לאורך זמן.
תוכניות עבודה לא פוגעות ביצירתיות! למה?
יצירתיות היא דבר נפלא ואינסופי. וכמו שהיא יכולה לייצר חדשנות, ומענה לבעיות היא גם יכולה לייצר הסחות, הטיות רגעיות ולהסיט מהדרך. הפנו את היצירתיות למטרות שבתוכנית העבודה במקום להתפזר. זו הסיבה שתוכניות העבודה לא אמורות להסביר לפרטי פרטים את ה"איך" – הן משאירות למומחים לייצר את הדרך שתוביל אליהן.
אם החזון או המטרות של התוכנית גדולים ומאתגרים- הם מחייבים יצירתיות, גמישות מחשבתית. והתוכנית? היא אמצעי- לוודא שהיצירתיות לא נשארת בגדר רעיון שלא מומש, אלא מאפשרת לחזון להתממש!
לסיכום,
תוכניות עבודה הן דרך נפלאה להגשים חלומות גדולים במאמץ נמוך יותר והנאה גבוהה עם שותפים לדרך.
להצלחה הניהולית שלך,
רות
