תוכניות עבודה הן כלי ניהולי רב עוצמה כשנעשה בהן שימוש נכון. תוכניות עבודה מניעות מהלכים גדולים – לדוגמא: כניסה לשוק חדש בחו"ל, פיתוח מוצר חדש, שילוב כלי AI בתהליכי עבודה, פיתוח ושימור עובדים, מיתוג מעסיק ועוד.
במציאות הדינמית שלנו, קונפליקט יכול להיווצר כשאותם מהלכים גדולים שאמורים לייצר שיפור, צמיחה, התפתחות לאורך זמן – הם נושאים חשובים אבל לא דחופים ביחס לאחרים שבוערים על הפרק. תמיד אפשר לדחות אותם למחר או לעוד שבוע ואף אחד לא ירגיש. עד ש… מתחרה חזק יכנס לשוק שרצינו, לא ינתן מענה לצורכי לקוחות שיפנו בינתיים אל ספק או ארגון אחר, הטמעת השימוש בAI תתעכב בצורה משמעותית שתייצר נזק או תדרוש שינוי חד…
עד כאן, רציונלית – הכל ברור ומובן.
אבל בתוכניות עבודה (כמו בעוד כמה תחומים ניהוליים) העולם כמעט נחלק לשניים – אלו שצמד המילים "תוכניות עבודה" מעביר בהם צמרמורת- הם רואים בתכניות עבודה כמגבילות, מצמצמות יצירתיות, מקבעות. לעומתם, יש את אלו שצמד המילים הללו מייצר עבורם בהירות, משרה ביטחון, מאפשר להם להתקדם באופן סדור אל מטרות גדולות, משקף להם התקדמות, מאפשר להם בקרה ושליטה.
מה זה בשבילך "תוכנית עבודה"?
ישנם מנהלים שרואים בתוכניות עבודה משהו מכביד, מגבלה – הסיכוי שישתמשו בהן לאורך השנה נמוך ובסוף השנה יעשה מאמץ לעשות התאמה בין התכנון ליישום. לעומתם, ישנם מנהלים שרואים בתוכנית עבודה אמצעי למימוש מהלכים גדולים, לפתח את החברה או היחידה בצורה משמעותית ביחס למצב הקיים. הם רואים בתוכניות העבודה אפשרות להגיע ליעדים שאין להם זמן או משאבים להגיע אליהם בשוטף גם כשהם מאוד מחוייבים לדבר.
תוכנית עבודה היא כלי, אמצעי. התפיסה הניהולית שלי תשפיע על "מערכת היחסים" שלי איתה.
מה התפיסה שלך לגבי תוכניות עבודה? כלי ניהולי תומך או משימת "חובה" שצריך לעשות?
5 דרכים למיקסום הערך של תוכניות העבודה
עכשיו שיש את תוכניות העבודה – כדאי למקסם את העבודה איתן כדי שייצרו את הערך הגבוה ביותר לך, לאנשיך, לארגון באופן הבא:
1.זמינות, שקיפות ונגישות– כשכל התוכניות בראש שלך, או בקובץ במחשב האישי – אף אחד לא שומע או רואה אותן חוץ ממך. אז נכון, אמרת כבר כמה פעמים בפגישות מה המיקוד, ומה עושים השנה ועל בסיס מה מקבלים החלטות. ועדין, בשוטף קורים דברים, עולים רעיונות, שמסיטים מהדרך המרכזית, או שכל אחד נתן לדברים פרשנות אחרת באופן, בתיעדוף, בתקצוב – לך תזכור. כשהתוכניות זמינות בשקיפות ונגישות לכולם (כל אחד בגיזרתו) – זה מצמצם משמעותית את התלות בך. יש שאלות? – חיזרו אל תוכניות העבודה – כי בנינו אותן מתוך רציונל ומחשבה, ולא אחת הן מאזנות החלטות אמוציונליות או אימפולסיביות שמייצרות סטייה משמעותית. שימו את תוכנית העבודה במקום נגיש וזמין לאנשיכם.
2. אמצעי לקבלת החלטות באופן עצמאי – אחד הדברים שמקשים על מנהלים בשוטף היא כשאנשיהם תלויים בהם וניגשים אליהם על כל החלטה (כמעט). הם היו רוצים שהם יהיו יותר עצמאים בתוך כל השוטף. תוכנית עבודה היא "כוכב צפון" שמאפשר לתעדף, לקבל החלטות, למצוא פתרונות יצירתיים, להיות ממוקדים בעיקר. בשונה ממה שמקובל להניח- זה מאפשר יותר חופש פעולה – כי היא מראה את הכיוון ולאן ההנהלה רוצה להתקדם מה שמאפשר לקיחת אחריות למצוא את הדרך לשם.
3. שימוש בחוכמת ההמונים – הגדרתם או קיבלתם מטרות מאתגרות? בשיתוף של עובדים, מנהלים, ממשקים וגם לקוחות בחשיבה על בניית הדרך למימוש המטרות ובהגדרת אבני הדרך המרכזיות בתוכנית העבודה יהיו לכם כמה רווחים: השותפים יכירו את הנושאים שאתם עובדים עליהם, יקבלו תחושת משמעות והשפעה מעצם השיתוף שלהם, אתם תקבלו עוד נקודות מבט מתחומי מומחיות שונים. באופן הזה תשיגו גם הבנה ואמפתיה מהשותפים השונים. כל אלה יכולים לקדם מחוייבות למהלך – כי הם ירגישו שהם חלק מהדרך. שיתוף וחשיבה משותפת תמיד יהיו בעלי ערך מוסף גבוה יותר מאשר "הנחתה" של המטרות, הדרך, והיישום.
4. לחגוג ולעדכן – יצאתם לדרך, בניתם תוכניות, חזרתם אל העבודה והשוטף והתוכניות – מה קורה איתן?
אם תוכניות העבודה הן אמצעי להגשמת חלומות ניהוליים – חשוב לחזור ולראות מה ההישגים שיצרנו, איזה התקדמות עשינו. חגגו ועדכנו את בעלי העניין השונים, וודאי את העובדים שלכם שמשקיעים יום יום ולא רואים את התמונה הגדולה.
5. להשאר רלוונטיים – עדכונים בתוכניות עבודה הם דבר מקובל, שהרי המציאות בשוק, בארגון, משתנה בתדירות גבוהה ואנחנו חייבים להתאים אותן. כל כמה זמן לעדכן תוכניות עבודה- אחת לרבעון? אחת לחודש? אחת לחצי שנה? זה שיקול שלך וזה כמובן תלוי בקצב של השוק והארגון.
מתי היית רוצה לזהות סטייה מהמסלול או ניצנים של הצלחה? תוך כמה זמן מרגע היציאה לדרך יהיה שינוי במדדים שאפשר יהיה לשקף? מתי היית רוצה לתפוס עשייה שלא מספיק מדוייקת למטרות?
כמה השקעה נדרשת במימוש כל תוכנית? – ככל שההשקעה והסיכונים יותר גדולים- כדאי לחזור אל התוכניות בתדירות גבוהה יותר. מצד שני חשוב לשים לב שנותנים מספיק זמן לרעיונות להבשיל ולהשפיע על התוצאות ולא מוחקים אותם לפני שהצליחו לייצר ערך.
תכל'ס – הגדירו תדירות של חזרה לתוכניות העבודה לתיקוף, והכניסו ליומן זמן לזה.
6. להעביר את האחריות ולפרגן– מנהלים שבוחרים לעבוד עם תוכניות באופן שקוף וזמין, ועם נקודות קבועות לבקרה – מאפשרים לאנשים שלהם לקבל סמכות ואחריות ולהוביל במרחב בטוח יחסית. זה מייצר הזדמנות מצויינת לפתח אותם, לייצר למידה וגם לפרגן להם על ההתקדמות. כל אלה יוצרים תחושת התפתחות והערכה שמייצרים חיבור לארגון ומשמרים אנשים טובים לאורך זמן.
תוכניות עבודה לא פוגעות ביצירתיות! למה?
יצירתיות היא דבר נפלא ואינסופי. וכמו שהיא יכולה לייצר חדשנות ומענה לבעיות היא גם יכולה לייצר הסחות, הטיות רגעיות ולהסיט מהדרך. הפנו את היצירתיות למטרות שבתוכנית העבודה במקום להתפזר. זו הסיבה שתוכניות העבודה לא אמורות להסביר לפרטי פרטים את ה"איך" – הן משאירות למומחים לייצר את הדרך שתוביל אליהן.
אם החזון או המטרות של התוכנית גדולים ומאתגרים- הם מחייבים יצירתיות, גמישות מחשבתית. והתוכנית? היא אמצעי- לוודא שהיצירתיות לא נשארת בגדר רעיון שלא מומש, אלא מאפשרת לחזון להתממש!
מנהלים בכירים - "מחזיקים" את התוכנית
עם ההשתנות המתמדת בשוק, בטכנולוגיה, בגיאופוליטיקה – יש חשיבות הולכת ועולה בחזרה למטרות ולתוכניות העבודה לבחינת רלוונטיות ועדכונים. אם יש משהו שמתסכל ושוחק אנשים (ודן אריאלי הוכיח את זה מחקרית) זה לעשות עבודה סתם.
לכן, כמנהלים בכירים יש הכרח שאחת לתקופה, לפחות רבעון, תחזרו אל תוכנית העבודה- לטובת עדכון, בקרה, והתאמה למציאות המשתנה. אם תעשו את זה עם צוות הניהול שלכם – תרוויחו שותפים שמבינים את התמונה המלאה, ויודעים לתווך ולהוביל את אנשיהם על המטרות והיעדים.
לסיכום,
תוכניות עבודה הן דרך נפלאה להגשים חלומות גדולים במאמץ נמוך יותר והנאה גבוהה עם שותפים לדרך.
להצלחה הניהולית שלך,
רות חובב וענונו
