פ”ע- פגישת עבודה קבועה עם המנוהלים על ידך, היא אחד הכלים הנפוצים בניהול מנהלים ועובדים.
מדובר בהשקעה משמעותית של זמן – שהולכת וגדלה ככל שמנוהלים על ידך יותר אנשים, ולכן נשאלת השאלה
האם ואיך הכלי הזה מקדם את ניהול היחידה שלך?
בזמן האחרון גילינו בעבודה עם מספר מנהלים שפגישות העבודה שלהם לא אפקטיביות. הם שיתפו בתחושה שעולה בסוף פ”ע – שעשו הרבה במסגרת הפגישה, אבל לא בהכרח את הדברים החשובים, הגדולים. תחושה של החמצה – השקעה בלי תוצרים, שגוררת אחריה תיאום של פגישה נוספת. מוכרת לך התחושה?
לכן החלטנו לשתף אותך ב 4 טעויות ו4 הצעות לפתרון שישדרגו לך כל פ”ע.
טעות מספר 1 – לא מוגדרת מטרה ברורה לפגישות
כשלא מוגדרת מטרה לפגישה, הנושאים הבוערים בשוטף גוזלים את מרבית זמן הפגישה ובסיום לא אחת יוצאים בתחושה שהזמן ברח ולא הספקנו לעבור על הדברים החשובים. מתסכל.
יתכן ושם הפגישה מבלבל, כי לתפיסתנו לא אמורים “לעשות עבודה” בפגישות אלא לקדם את ניהול היחידה דרך פגישה אישית. הפיתרון> לעצור ולהגדיר- מה מטרת פגישות העבודה?
ולאחר מכן להציג את המטרות בפגישות עצמן. ניתן ומומלץ לעשות את החשיבה על המטרות עם המנוהלים על ידכם.
מטרות לדוגמה: הערכות ותכנון של מהלכים עתידיים (לחודש / רבעון הבא), סטטוס עמידה ביעדים, סטטוס משימות / פרויקטים שעל השולחן, תוכניות לפיתוח מקצועי ואישי של עובדים, זיהוי והצפה של בעיות שחוזרות על עצמן בתהליכי עבודה, קבלת החלטות מקצועיות או ניהוליות, חניכה ועוד.
במהלך הפגישה – עברו על המטרות, הבינו את המצב הקיים ביחס לרצוי. במידה ויש פער – במקום לנסות ולפתור אותו בפגישה (וכך לבזבז את זמנה) – תאמו זמן אחר לניתוח ופתרון של הפער עם השותפים הרלוונטיים והמידע המקיף, או דחו את ההעמקה בנושא להמשך הפ”ע, אחרי שעברתם על כל הנושאים החשובים.
באופן הזה, לדוגמא, בפגישה אחת תקבלו סטטוס על העמידה ביעדים, על התקדמות בפרויקט גדול, ותדעו מה מתוכנן לחודש הבא, ואולי אפילו תספיקו לפתור בעיה עם אחד הספקים בפרויקט.
מה שמוביל אותנו לטעות השניה:
טעות מספר 2 – אין שונות בין פגישות העבודה לאורך השנה
בנקודה כלשהי הכנסתם ליומן פגישות שוטפות עם המנוהלים על ידכם ביום ושעה קבועים ויש זימון חוזר ביומן מהיום ועד בכלל עם כותרת זהה. הבעיה כשהכותרת והנושא לכל הפגישות זהה היא שיש דברים שמתפספסים, כי אין מיפוי שיטתי של נושאים. כך ישנם נושאים ש”צצים” ברגע האחרון כמו הכנת חומרים להצגה בישיבת הנהלה שנמצאת ביומן כבר חודשיים, ונושאים שכבר לא ניתן להשפיע עליהם – כמו העובדה שלא נעמוד ביעדים החודש.
הפיתרון > את המטרות השונות של הפגישות פרסו לאורך השנה בהתאמה ללוחות זמנים ארגוניים, ניהוליים ועסקיים.
דוגמאות –
* תכנון רבעוני של פרויקטים – ישובץ בתחילת החודש האחרון של כל רבעון – כדי שיהיה זמן להערכות.
* הגשה של תוצרים / הכנה לישיבות חשובות – שיבוץ בסיום כל חודש לעבור על ישיבות חשובות ותוצרים- לטובת בקרה והערכות
* בקרה על עמידה ביעדים – בשבוע הראשון של החודש לראות איך נסגר החודש הקודם ולאפשר למידה ובשבוע השלישי בחודש נרצה לראות מה הסטטוס של החודש הנוכחי כשעוד ניתן להשפיע עליו.
* פיתוח העובדים – נתכנן בסוף החודש הראשון בכל חציון עבור החציון הבא כדי להעביר את הצרכים למשאבי אנוש שיוכלו להיערך.
* מפגש לסיכום שנה או לבניית תוכניות עבודה.
אלו מספר דוגמאות איך ניתן לייצר שונות בין פגישות העבודה. כשעובדים באופן הזה – כל ה”כדורים” מוחזקים באוויר, בזמן, ומכוסים.
טיפ: במקום ליצור זימון אחיד של פ”ע שרץ באופן קבוע ביומן – צרו זימונים שונים בהתאם למטרת הפגישה.
טעות מספר 3- אנשים מגיעים לא מוכנים לפגישות
כשאנשים מגיעים לא מוכנים לפגישות מתבזבז זמן על התפזרות או חוסר מידע שמתחילים לחפש תוך כדי הפגישה. גם אם זה נראה לא מאוד נורא, ולוקח כמה דקות… כשזה מצטבר במספר פגישות אתם מגיעים לזמן רב.
הפיתרון> כשיש מטרות לפגישה, כשיש נושאים ברורים, כשיש זמן מוגדר – אפשר להתכונן מראש.
מי שמגיע מוכן לפגישה – עם מידע, דיעה, חלופות – עשה עבודת הכנה שחוסכת זמן יקר לשניכם והפגישה ממוקדת בקבלת ההחלטה באופן אפקטיבי ויעיל.
טעות מספר 4- מענה “על הדרך” או תדירות ומשך הפגישות לא מותאמים
מנהלים רבים נותנים מענה להתייעצויות לאורך היום “על הדרך” ולא מפנים את השאלות לזמן הפ”ע הקרוב. כך הם מוצאים את עצמם עונים לעשרות שאלות “קטנות” לאורך היום. המחיר הוא בכמההיבטים: ראשית, התשובה לא מעמיקה ואין למידה של השואל, בנוסף המצב הזה מייצר קיטוע של פעולה אחרת שלך – מה שמביא לניתוק קו מחשבה אחר או עיכוב של שיחה = צריכת זמן גבוהה יותר. לבסוף, וודאי מוכר לך מצב שבו לא יכולת לענות לשאלה וכעבור שעה הנושא טופל ונסגר מצוין ללא התייעצות איתך. WIN-WIN.
הפתרון > חשבו מה התדירות ומסגרת הזמן הנכונה שתאפשר לכם להפנות שאלות והחלטות אל הפ”ע והפנו לשם התיעצויות שאינן חייבות מענה מיידי.
מנהלים רבים התקבעו על פגישה של שעה אחת לשבוע, אך האם זה הצורך האמיתי?
פגישות עבודה מייצרות ערך גדול כשהן חוסכות התייעצויות “על הדרך” או כניסות לאורך היום ומייצרות למידה / חניכה או התמודדות עצמאית. מנפו את זה.
לסיכום,
פגישות עבודה מתוכננות על פי 4 הכלים שכאן מייצרות סדר, מאפשרות הערכות ושיח מעמיק, שומרות על התקדמות היחידה ועל הקשר עם המנוהלים על ידכם.
ישנם מקרים בהם פגישות העבודה מתמוססות, נדחות בקלות או מתבטלות – סימן לערך הנמוך שהן מייצרות. יישום 4 הפתרונות שכאן ישדרגו משמעותית את הערך של הפגישות, יחסכו לכם זמן ויצמצמו הפתעות.
להצלחה הניהולית שלך,
עירית סטרלינג
